✒️SAP MM / Configuraciones generales de la Verificación de Facturas Por Juan Sanchez

CONFIGURACIONES GENERALES DE LA VERIFICACION DE FACTURAS

En esta lección se revisan herramientas simples de configuración, pero que pueden resultar valiosas en oportunidades donde se requieran ante una necesidad específica del cliente:

• Configurar verificación de facturas dobles.-

Permite definir el criterio para establecer si una factura ya ha sido registrada en el sistema, mediante una parametrización muy simple determinaremos el criterio para que a nivel Sociedad el sistema verifica si una factura de proveedor ya se encuentra registrada, lo que evita que accidentalmente se paguen facturas por partida doble, los criterios que puede validar el sistema son:

• Proveedor
• Moneda
• Sociedad
• Importe bruto de la factura
• Número de documento de la factura
• Fecha de la factura

Para esta parametrización seguimos la siguiente ruta:

• SPRO (IMG referencia SAP) -> Gestión de materiales -> Verificación de facturas logística -> Factura recibida -> Configurar verificación de facturas dobles
  • “SPRO (SAP Reference IMG) -> Materials Management -> Logistics Invoice Verification -> Incoming Invoice -> Set Check for Duplicate Invoices”

Dentro de esta pantalla, por Sociedad, podemos marcar los check boxs y activar o desactivar las columnas correspondientes, esto está determinado por las condiciones de facturación y numeración de cada país, se debe tener en cuenta que, al parametrizar el ambiente, si se deja esta parametrización de lado, serán mínimas las alertas que se obtendrán del sistema si se intenta registrar una Factura por segunda vez.

• Parametrizar contabilizaciones de costos indirectos no planificados.-

Podrá establecerse la manera en que la factura incorpora la contabilización de los costos indirectos no planificados incluidos en una operación de compra. Los Costos indirectos no planeados son aquellos de los cuales no se tiene certeza al momento de efectuar el Pedido al proveedor y por lo tanto, no pueden ser incluidos en el mismo, ya que podrían ser adicionados al valor del bien adquirido y formar parte de la revalorización del inventario y luego no ocurrir, por esta razón se determina la necesidad de incorporarlos recién dentro de la Factura del proveedor y en este paso de configuración determinaremos su criterio de Contabilización, para ello vamos a la siguiente ruta:

• SPRO (IMG Referencia SAP) -> Gestión de materiales -> Verificación de facturas logística -> Factura recibida -> Parametrizar contabilización de costos indirectos no planificados
  • “SPRO (SAP Reference IMG) -> Materials Management -> -> Logistics Invoice Verification -> Incoming Invoice -> Configure How Unplanned Delivery Costs Are Posted”

Al ingresar a esta pantalla, y también a nivel de Sociedad, se determina la opción deseada:

• Blancos = Distribuir sobre las posiciones de la factura
• 2 = Línea diferente cuenta de mayor

Una vez seleccionada la opción deseada, procedemos a guardar los cambios en la Orden de Transporte.

• Tratar textos de pedido de compras en Verificación de facturas.-

Establece la aparición de textos definidos en el pedido durante el registro de la factura, mediante este recurso se podrá determinar si al momento de iniciar la Verificación de la Factura, el operador recibirá una ventana emergente con el texto presente en la cabecera del Pedido, para ello se configura en la siguiente ruta:

• SPRO (IMG Referencia SAP) -> Gestión de materiales -> Verificación de facturas logística -> Factura recibida -> Tratar textos de pedido de compras en verificación de facturas
  • “SPRO (SAP Reference IMG) -> Materials Management -> Logistics Invoice Verification -> Incoming Invoice -> Edit PO Supplement Text in Invoice Verification”

Esta pantalla cuenta con dos botones, en el primero se seleccionan las Sociedades que queremos asignar la activación y en el segundo seleccionamos el o los textos que queremos activar, una vez seleccionados en ambos botones, solo resta grabar la Orden de Transporte.

• Especificar mail a Compras en caso de desviación de precio.-

Determina el envío de un e-mail al responsable de Compras con desvío de precio en el regreso de la factura, mediante esta herramienta determinamos si en los casos de desvíos significativos en los precios de las Facturas, el sistema debe enviar un e-mail informando a los responsables de Compras, revisemos la siguiente ruta:

• SPRO (IMG Referencia SAP) -> Gestión de materiales -> Verificación de facturas logística -> Factura recibida -> Especificar mail a Compras en caso de desviación de precio
  • “SPRO (SAP Reference IMG) -> Materials Management -> Logistics Invoice Verification -> Incoming Invoice -> Define Mail to Purchasing When Price Variances Occur”

En esta pantalla, igualmente por Sociedad se marca el checkbox si queremos activar el mail automático y, de hacer algún cambio, guardamos la Orden de Transporte.

• Actualizar variantes para campos de posiciones.-
• Permite gestionar la distribución de los campos de posición durante el registro de la factura, para comenzar este tema, aclararemos varios puntos interesantes:

• Los campos de las posiciones son mostrados con una Variante.
• Modificar los campos presentes o su distribución puede ser muy útil para el operador en casos especiales.
• La transacción MIRO permite escoger entre varias Variantes y brinda la opción de crear otras adaptadas a las necesidades.
• Seleccionada una Variante el sistema la adopta para las siguientes Facturas, hasta que sea cambiada por otra.

Para administrar estos campos lo hacemos en la siguiente ruta:

• SPRO (IMG Referencia SAP) -> Gestión de materiales -> Verificación de facturas logística -> Factura recibida -> Actualizar variantes para lista de posiciones
  • “SPRO (SAP Reference IMG) -> Materials Management -> Logistics Invoice Verification -> Incoming Invoice -> Maintain Item List Variants”

La idea consiste en definir columnas a visualizar en el orden y ancho deseados, de forma tal, que en la lista de posiciones se visualice solo la información que es importante para el usuario. Se tratará, de ser posible, que la imagen aparezca directamente en la pantalla para evitar que el usuario tenga que desplazarse hacia la derecha para visualizar los campos restantes, aumentando la visibilidad de los campos y colaborando con la tarea del operador.

Al ingresar a esta pantalla:

• Ingreso del nombre de la nueva Variante – Crear con Modelo.-

Damos un click en el botón “Copiar” para crear con Modelo, la transacción es MIRO y seleccionamos la Variante de Imagen que deseamos copiar. Aparece una pantalla con el nombre de la Variante a copiar y de la nueva Variante a crear, la ingresamos y confirmamos los datos del objeto en la última pantalla.

• Creamos una Orden de Transporte de Workbench – Guardar Variante.-

La creación de una Variante involucra información que es guardada en órdenes diferentes a las del Customizing, ya que son similares a las empleadas para la programación ABAP por lo tanto, es necesaria una Orden de Transporte de Workbench.

• Configuramos loa campos de acuerdo a las necesidades.-

En la siguiente pantalla configuramos los campos de acuerdo a los requerimientos, guardamos los cambios y verificamos su resultado en la transacción MIRO.

• Verificar en transacción MIRO.-

A fin de verificar los resultados y comprender en su totalidad el alcance y aplicación de este recurso, ingresamos en la transacción MIRO y analizamos la imagen que muestra simultáneamente las dos variantes, la estándar y la nueva creada. Utilizaremos la transacción mencionada para acceder a la creación de una factura lógica, observemos la lista de variantes de visualización en las posiciones y el efecto de la aplicación de diferentes opciones.

• Este mismo concepto es aplicable a otras transacciones, debemos estar alerta para identificar aquellos que lo pueden utilizar y sacar provecho de ello.

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Está publicación ha sido agregada a sus favoritos por: Carlos Farias Diaz