✒️SAP / SAP SD - Ventas y Distribución Por Agustín Van Dick

MODULO SAP SD

Toda área de ventas de una Organización esta estructurada de una determinada manera. Esta estructura es reflejada en SAP a través de determinadas unidades organizativas que SAP tiene prevista para esta tarea. Las más importantes son:

• Sociedad (Company).
• Organización de Ventas (Sales Organization).
• Canal de Distribución (Distribution Channel).
• Sector (Division).
• Área de Ventas (Sales Area).
• Oficina de Ventas (Sales Office).
• Grupo de Ventas (Sales Group).
• Planta (Plant).
• Almacén (Storage Location).

Antes de explicar en detalle cada una, vamos a comenzar viendo un simple ejemplo para que puedan tener una idea general de lo que estamos hablando y entender la manera en que SAP representa la estructura de la organización donde luego se realizaran las transacciones de un determinado modulo.

En el caso del módulo de Ventas, se realizaran Pedidos, Entregas y Facturas, entre otros. Un Pedido de Ventas, por ejemplo, se va a crear para una Organización de Ventas, un Canal de Distribución y un Sector determinado, la combinación de estas 3 unidades organizativa es lo que se denomina un Área de Ventas.

Lo siguiente es una estructura organizativa en SAP:

Algunas cosas que podemos decir acerca del grafico anterior para poder entender las relaciones:

• Las Áreas de Ventas son una combinación de Organización de Venta, Canal de Distribución y Sector.
• La combinación de la Organización de Ventas “Norte”, más el canal de distribución “Minorsta” y el sector “Alta Gama” forman lo que se denomina un Área de Ventas.
• Las Oficinas de Ventas están asignadas a una o más Área de Ventas. En nuestro caso la Oficina RO está asignada al área de ventas descripta en el punto anterior.

Un Grupo de Ventas pertenece a una oficina de ventas.

1. Un Almacen es asignado a una planta (centro).
2. Una planta es asignada a una Sociedad.

1. Un puesto de carga es asignado a un puesto de expedición
2. Un puesto de expedición es asignado a una planta.

Cada una de estas unidades organizativas están relacionadas a un determinado modulo, pero a su vez, se relacionan entre sí de manera tal que los módulos también están relacionados entre sí. Por ejemplo, la unidad organizativa Sociedad forma parte del módulo FI (Finanzas), pero se relacionan con las Áreas de Ventas que forman parte del módulo SD (Ventas). Esta relación es: un Área de Ventas pertenece a una Sociedad y una Sociedad puede tener más de un Área de Ventas.

En próximos artículos vamos a estar describiendo en detalle cada uno de los componentes de la estructura organizativa, ya que como decíamos, es un aspecto muy importante para el aprendizaje y la operatoria en el módulo SD.

1. INTRODUCCION A SAP SD

El modulo de ventas y distribucion SD de SAP nos permite manejar las ventas y distribucion de bienes y servicios de la empresa clientes de esta.

En este modulo se puede planificar e implementar eficientemente las actividades relacionadas al ciclo de ventas de una empresa. Por ej, procesamiento de pedidos de los clientes, la gestion de translados y entrega de mercaderia y la facturacion.

El módulo SD proporciona un conjunto de transacciones que ayudan a realizar las tareas del dia a dia realacionadas a la venta y distribución.

2. TRANSACCIONES DE SAP SD.

- Peticion o pedido: Se utiliza para registrar la solicitud de un cliente de informacion relacionada con las ventas. Un cliente puede solicitar a una empresa informacion sobre un producto o servicios, el plazo y condiciones de ventas o el timepo necesario de entrega.

- Cotizacion: Utilizado para enviar una oferta para la entrega de bienes y servicios a un cliente. Una cotizacion es una oferta legal que es valida por un periodo especifico de tiempo.

- Orden de venta: Es un acuerdo contractual entre la empresa y sus clientes en donde se indica que la empresa va a realizar la entrega de bienes o servicios al cliente, a un precio y tiempo especifico.

- Entrega de salida: Es una transaccion utilizada para realizar actividades relacionadas al envio de mercancias.

Recoleccion, embalaje y el transporte de las mercaderias.

- Factura: Se utiliza para cargar a un cliente la entrega de bienes y servicios. La informacion incluida en una factura incluye el nombre de las mercancias o servicios prestados, cantidad otorgada, y cantidad debida.

PRINCIPALES TRANSACCIONES DE SD

Peticion - VA11 , VA12 , VA13

Cotizacion - VA21 , VA22 , VA23

Orden de venta - VA01 - VA02 - VA03

Entrega de salida - VL01N - VL02N - VL03N

Factura - VF01 - VF02 - VF03

4. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE SAP SD

Se puede asignar las unidades de negocio existente que participan en la venta y distribucion de la empresa a una de las siguientes unidades organizacionales disponibles en SAP R/3:

- Cliente: Conjunto de unidades organizativas, por je un grupo empresarial.

- Sociedad: Una unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance. Por ej una compañia que forma parte de un grupo empresarial.

- Organizacion de ventas: Es una unidad que es responsable de la venta de productos y servicios. Es responsable de negociar con los clientes. Una organizacion de ventas es asiganada a una sociedad.

- Canal de distribucion: Es un canal a traves del cual se proporciona productos y srevicios a los clientes.

- Division: Responsable de las ventas de un grupo especifico de productos. Una division es asignada a un organizacion de ventas.

- Puntos de envio : Unidad responsable de las actividades de embarque y entrega, como embalaje y transporte

Las estructuras organizacionales son referenciadas cuando utilizamos las transacciones de SD.

Cuando creamos una orden de venta para vender un producto a un cliente deberemos especificar lo siguiente:

- La organizacion de ventas que se encarga de la venta.

- El canal de distribucion a traves del cual llegara el producto.

- Division que se encarga del producto.

5. DATOS MAESTROS DE SAP SD

Para utilizar las transacciones de SD, tambien sera necesario definir los datos maestros de SD. Estos datos almacenan informacion que no cambia con frecuencia.

- Maestro de clientes: Es una base de datos de informacion de clientes a los cuales la empresa vende productos y presta servicios.

Datos generales de clientes, como direccion y numero.

Informacion de bancos y pagos del cliente.

Datos de ventas y distribucion tales como condiciones de envio y facturacion del cliente.

Maestro de materiales: Base de datos de informacion sobre los materiales que la empresa adquiere, almacena y produce. Cada material tiene su registro en el maestro de material.

Atributos del material definidos.

Sector de la industria del material.

Unidades de medida para comprar, almacenar o vender el material.

Precios y datos contables realcionados con el material.

- Registro de inforamcion cliente-material: Se crea cunado el cliente se refiere a un material de manera distinta a la utilizada por el negocio. Ayuda a trazar un mapa de referencias de los materiales entre la denomiacion del cliente y la del negocio.

- Maestro de precios : Es la base de datos de condiciones utilizadas para los procedimientos de fijacion de precios del dia a dia. Algunos ejemplos de condiciones de precios son recargos, descuentos, gastos de flete y impuestos.