Introducción a SAP SD (ventas y distribución)
El modulo SD de SAP permite manejar las ventas y distribución de bienes y servicios de una empresa a sus empresas clientes. Permite manejar todos los procesos asociados a su ciclo de ventas y distribución.
Es muy útil para las tareas del día a día como la entrega de un producto o el procesamiento de un pedido de ventas.
Es muy común que las empresas lo integren con el modulo SAP MM de gestión de materiales y el modulo SAP PP de planificación de la producción, para obtener una solución completa en todas sus necesidades de logística.
Utilizando el modulo SD se puede planificar e implementar eficientemente las actividades relacionadas al ciclo de ventas de una empresa.
Los procesos principales del ciclo de ventas y distribución que podemos llevar a cabo con SAP SD son:
· Actividades de preventa, incluyendo las solicitudes y la realización de cotizaciones.
· Procesamiento de los pedidos de venta de los clientes.
· Tramitación de envíos y expediciones o despacho.
· Facturación.
Proceso de Ventas en SAP SD
1. Preventa: El cliente pide información y se le crea una cotización con precios, cantidades, fecha y destino.
2. Pedido de venta: El cliente acepta la cotización y se genera la orden de venta, manual o con referencia a la oferta.
3. Envíos y expediciones: Con stock disponible, se crea la entrega para bloquearlo. Al despachar, se hace la salida de mercancías y se descuenta el stock.
4. Facturación: Una vez despachado el material, se genera la factura para solicitar el pago al cliente.
Los submódulos de SAP SD
Cada submódulo abarca una funcionalidad específica de ventas y distribución. Los claves son:
· Datos maestros: Rastrea cada transacción que afecta a los datos de SD, incluidos datos del cliente, del material, registro de condiciones de precios y gestión del crédito.
· Funciones básicas: Permite establecer las funciones básicas que operan en SD, como la fijación de precios, la verificación de disponibilidad de los bienes y la gestión del crédito.
· Ventas: Se encarga de gestionar desde el registro del producto hasta los detalles del cliente, los precios, los comentarios y los procesos de ventas.
· Envió: Las ventas están estrechamente relacionadas con el envió y la entrega. Todo el proceso desde el envió hasta la entrega o devolución se registra en este módulo.
· Transporte: Trabaja junto con el módulo de envió. Un producto puede enviarse por mensajería o entregarse manualmente, y el modo de transporte se rastrea aquí.
· Comercio exterior: Ayuda a manejar los datos relacionados con el comercio exterior, incluidos los productos importados y exportados.
· Facturación: Se encarga de gestionar los datos de facturación, incluidos los importes y los métodos de pago.
· Soporte de ventas: Registra e informa los datos intercambiados entre el equipo de ventas y los clientes, desde la venta del producto hasta el soporte del proceso.
El sistema S/4HANA y las Ventas y Distribución
En SAP ECC, las ventas y distribución formaban parte del componente SAP ERP, la aplicación más importante de SAP Business Suite. Dentro de los módulos logísticos se encontraba SAP SD.
A partir de SAP S/4HANA se reordena la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocio (LoBs).
La línea de negocio SAP S/4HANA Sales es donde se encuentra la funcionalidad correspondiente a las ventas y distribución.
La estructura organizativa de SAP SD
Para alinear los procesos con el modulo SD, primero hay que definir la estructura organizativa del negocio. Este le da a SAP la jerarquía de las unidades de negocio. Las unidades son:
· Mandante (Cliente): Conjunto de unidades organizativas, administradas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetivo en común. Ej: un grupo empresarial.
· Sociedad: Unidad independiente dentro del mandante que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Es la unidad más pequeña desde el punto de vista jurídico y financiero.
· División: Responsable de las ventas de un grupo específico de productos. Se asigna a una organización de ventas y permite hacer reportes internos.
· Organización de ventas: Unidad responsable de vender productos y servicios y de negociar con los clientes. Se asigna a una sociedad. Para usar las funciones comerciales es necesario tener al menos una. Tiene sus propios datos maestros.
· Canal de distribución: Canal por el que se entregan los productos al cliente. Ej: mayorista, minorista y venta directa. Se necesita al menos uno. Permite definir responsabilidades, precios flexibles y estadísticas de ventas.
· Sector: Agrupa materiales y servicios en una misma línea de productos. Se necesita al menos uno. Permite generar descuentos y análisis estadísticos por sector.
· Área de ventas: Es la combinación de organización de ventas, canal de distribución y sector. Define que canal usa una organización para comercializar productos en un sector determinado.
· Puesto de expedición: Unidad responsable del embarque y la entrega, como embalaje y transporte. Permite hacer la salida de mercancías y programar los despachos. Puede ser una rampa de carga, un almacén o un grupo de empleados.
Las principales transacciones de SAP SD
· Consulta: VA11 (Alta), VA12 (Modificación), VA13 (Visualización). Se usa para registrar la solicitud de información de un cliente sobre productos, condiciones de venta o plazo de entrega.
· Cotización / Oferta: VA21 (Alta), VA22 (Modificación), VA23 (Visualización). Se usa para enviar al cliente una oferta legal para la entrega de bienes y servicios, valida por un periodo de tiempo.
· Pedido de venta / Orden de venta: VA01 (Alta), VA02 (Modificación), VA03 (Visualización). Es el acuerdo contractual donde la empresa se compromete a entregar bienes o servicios a un precio y tiempo determinado.
· Entrega de salida: VL01N (Alta), VL02N (Modificación), VL03 (Visualización). Se usa para las actividades de envió de mercancías: recolección, embalaje y transporte.
· Factura: VF01 (Alta), VF02 (Modificación), VF03 (Visualización). Se usa para facturar al cliente la entrega de bienes y servicios. Incluye nombre de la mercancía, cantidad entregada y cantidad debida.
Los datos maestros de SAP SD
Para usar las transacciones de SD hay que definir los datos maestros. Son datos que no cambian con frecuencia. Los esenciales son:
· Maestro de clientes: Base de datos de los clientes a los que se vende. Incluye: datos generales, información de bancos y pagos, datos de ventas y distribución.
· Maestro de materiales: Base de datos de los materiales que la empresa adquiere, almacena y produce. Cada material tiene su propio registro con: tipo de material y sector de la industria, unidades de medida para comprar, almacenar o vender, precios y datos contables.
· Maestro de precios: Base de datos de condiciones para la fijación de precios del día a día. Ej: recargos, descuentos, gastos de flete e impuestos.