✒️SAP / SAP HCM - Gestión del Capital Humano Por Andrea Monteagudo

SAP HCM (Recursos Humanos)

A partir de la versión 5.0 incluye en el portal web los sub módulos de E- learning, Adquisición del talento, Work Flow y E-recruitment y pasa a llamarse SAP HCM. Anteriormente se llamaba SAP HR.

Realiza la administración de personal a nivel local, nacional e internacional de una, varias o todas las sucursales que posea la empresa, pero incluye procedimientos, transacciones y variables que varían para los distintos países según las legislaciones vigentes.

A partir del año 2007 pasa a dedicar una suite completa de soluciones dentro de SAP ERP. Uso de métricas para guiar la gestión de las personas considerándolas como un activo de la empresa y enfatizado las ventajas que se obtienen a través del desarrollo del personal y de gestionar su talento.

Permite a las empresas que lo utilizan:

• Reemplazar multiplicidad de aplicaciones y herramientas sueltas con una plataforma robusta, escalable y totalmente integridad con las áreas financieras y logísticas de la empresa.
• Establecer un completo manejo de la nómina
• Estandarizar reportes en todo lo referente a la automatización de la administración de los empleados, el pago de sus haberes, las liquidaciones mensuales de salarios, aguinaldos, los convenios colectivos de trabajo y demás temas administrativos.
• Cumplir con las regularizaciones legales de empleo de acuerdo al ámbito y al alcance de la empresa.
• Gestionar completamente el horario del empleado y todos los temas inherentes al tiempo de trabajo incluyendo horas extras, compensaciones de horarios, llegadas tarde y mucho más.
• Potenciar la fuerza de los recursos humanos de la empresa incrementando los niveles de satisfacción de los empleados y evitando la desmotivación personal y/o grupal gestionando el talento del personal, evaluando y cuantificando el desempeño y estableciendo métricas y objetivos, fijando nuevos y claros objetivos de acuerdo a las expectativas del personal, generando y monitoreando planificaciones de trabajo, y capacitando a los empleados según las necesidades de sus funciones y teniendo en cuenta los gustos personales.
• Gestionar la selección del personal atrayendo y contratando a las personas adecuadas para cada puesto de trabajo.

La integración de SAP HCM con otros módulos de SAP

• El control de Costos (CO):

1. En los reportes de distribución de conceptos de nómina y gastos de viajes
2. en la distribución de gastos por centros de costos, proyectos, órdenes de controlling, entre otros;
3. El costeo de conceptos de Gestión de Tiempos por ausencias, presencias, suplencias, órdenes de trabajo, entre otros.

• La Gestión Financiera (FI):

1. La contabilización de los resultados payroll por empleado;
2. Los embargos a terceras partes (Ej. Justicia)
3. La generación de facturas por actividades de entrenamiento.

• La gestión de activos (AM):

1. El seguimiento del equipo entregado a los empleados
2. El seguimiento de los vehículos asignados a los empleados

• La Gestión de Proyectos (PS):

1. La asignación de recursos basándonos en competencias:
2. El seguimiento de las horas trabajadas por proyectos;

• La Gestión de materiales (MM):

1. El seguimiento de personal de contratistas.
2. La asignación de personal de contratistas basándonos en competencias;
3. El reporte de horas trabajadas

• El Mantenimiento de Planta (PM):

1. El seguimiento del tiempo asignado/ consumido a una orden PM

• Las Ventas y la Distribución (SD):

1. La venta a empleados

• La planificación de la Producción (PP):

1. La integración con Gestión de Tiempos para permitir la gestión de costos de producción;
2. La integración con costos para generación de reportes financieros;
3. La integración con Payroll.

Los submódulos de SAP HCM

• Gestión de la estructura organizativa (OM): Nos permite manejar la estructura jerárquica de la empresa en tiempo real para relacionarla con los módulos de Administración del Personal.
• Administración de personal (PA): Registrar y procesar los datos relacionados con los empleados dentro de la empresa y archivarla en Infotipos (tablas de registros), facilitando la entrada y salida de datos, incluso por un período específico de tiempo.
• Gestión de tiempos de personal (TM): gestionar las ausencias y presencias, mantener actualizados los planes de horarios de trabajo, el calendario festivo, las horas extras, suplencias y evaluar los tiempos.
• Gestión de nómina (PY): para calcular la remuneración del trabajador (creación de resultados del cálculo de la nómina y de comprobantes de remuneraciones, transferencias bancarias o pagos por cheque).
• Reclutamiento y selección de personal (RC): desde el registro de los candidatos hasta la ocupación de las posiciones vacantes. Consta de los siguientes subcomponentes:

1. Las necesidades y publicidad del personal
2. La gestión de los candidatos
3. La selección de los candidatos

• Desarrollo de personal (PD): permite reducir la brecha cualificación/ requerimientos entre el empleado y la posición que ocupa mediante el desarrollo de las potencialidades de cualificación de cada empleado.

Permite establecer un proceso para las revisiones y evaluaciones de los empleados y al mismo tiempo tener un proceso de compensación orientado al desempeño.

• Gestión de los viajes:
• E- recruiting
• Gestión del talento
• Planificación de costos
• Compensación de beneficios sociales en la nómina.

Los perfiles ideales para aprender SAP HCM

• Personas interesadas en aprender a gestionar los procesos de recursos humanos de las empresas líderes mundiales.
• administradores de empresas, directivos y consultores
• Gerentes, directores, analistas y responsables de Recursos Humanos.
• Técnicos, licenciados y estudiantes o auxiliares del área de recursos humanos.
• Especialistas en Relaciones Laborales, regímenes de empleo y derecho
• Especialistas en selección de personal, reclutadores y headhunters corporativos;
• Público en general que busque iniciar una carrera exitosa en recursos humanos de gran salida laboral.
• Higiene y seguridad del entorno

El sistema SAP S/4HANA y la Gestión del Capital Humano

En SAP ACC la gestión del Capital humano formaba parte del componente SAP ERP, la aplicación más importante de SAP Business Suite. Dentro del módulo de recursos humanos encontramos a SAP HR, o HCM.

A partir del sistema SAP S/4HANA se reordena la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocio (LoBs) dentro de S/4HANA.

La línea de negocio SAP S/4HANA Human Resources es donde se encuentran las funcionalidades correspondientes a la Gestión del Capital Humano.

Accediendo a SAP HCM

Desde el menú SAP, el cual visualizamos al ingresar al sistema. Aquí abrimos la carpeta Recursos Humanos. Desde esta carpeta vemos las funciones del módulo HCM. Si abrimos carpetas y subcarpetas vamos a ver el último nivel de transacciones que nos proporciona SAP para realizar la gestión del Capital Humano.

La estructura organizativa de SAP HCM

Es el conjunto de objetos que componen la empresa, la representación estructural u organigrama de la empresa. la componen:

• Unidad organizativa: describe las diferentes unidades de negocio dentro de la empresa.
• Función: Es el conjunto de tareas que engloban un puesto de trabajo y las calificaciones generales del cargo. Se utiliza para describir un trabajo que aplica a varios cargos con tareas similares.
• Posición: representa los cargos de la empresa. las posiciones están siempre asociadas a las unidades organizativas y ocupadas por un empleado. Es una representación más concreta y específica de una función. las posiciones se crean sobre la base de las funciones, y por lo tanto la posición adquiere automáticamente las características asignadas a la función.
• Personas: representarán a los empleados de nuestra empresa. Donde ocupan Posiciones en la estructura organizativa que está dirigida por la Gestión de la Organización. Las Personas son los empleados que van a ocupar cada una de las Posiciones disponibles. cada Persona puede ocupar una Posición en un 100% o distribuirse porcentualmente entre varias de ellas hasta cubrir el 100% del porcentaje de ocupación.
• Centro de coste: es un elemento de Control de costos/ Finanzas que representa el origen de los costes. Pueden relacionarse con las unidades de negocio o las posiciones , según como se quiera parametrizar el sistema. se puede definir ´para una unidad organizativa.

Para crear una estructura organizativa en SAP debemos acceder desde la barra de menú al módulo de Recursos Humanos. Luego, Gestión de Organizaciones, Plan de organizaciones, Organización y Ocupación. Crear. O con la transacción estándar PPOCE ( Crear) PPOME (Modificar).

Los datos maestros de SAP HCM

Se guardan en infotipos, que son unidades de información. Agrupan de forma lógica datos relacionados y en el sistema los visualizamos como pantallas de entradas de datos.

Ejemplos:

1. Infotipo 0001: para Asignación organizativa;
2. Infotipo 0002: para Información de Datos Personales:
3. Infotipo 0007: para Horario de Trabajo.

Los procedimientos de personal básicos dentro de la gestión de datos maestros se representan mediante Medidas de Personal. cada medida comprende una secuencia de infotipos. A la secuencia establecida de infotipos que surgen cuando ejecutamos una Medida de Personal la llamamos Infogrupo.

Ejemplos de Medidas de Gestión de Personal:

1. La contratación de empleados o el alta de un nuevo colaborador;
2. La ejecución de cambios organizativos, los cambios de posición, las promociones.
3. Los empleados que abandonan la empresa, la renuncia o despido de un empleado de la empresa.

Por medio de la transacción PA30 podremos actualizar los datos maestros del Personal que se encuentran en los infotipos correspondientes.

Con la transacción PA20 podemos visualizar (visualización de datos maestros) los datos.

Las principales transacciones de SAP HCM

• Gestión de la estructura organizativa:

1. PPOCE: Crea "Objetos Organizativos" y "Personas" dentro del staff de trabajo
2. PPOME: Administra los objetos organizativos
3. PPOSE: Visualiza objetos organizativos.

• Administración del personal:

1. PA40: Crea o modifica medidas de personal
2. PA30: Actualiza datos maestros del personal
3. PA20: Visualiza datos maestros del personal
4. PA70: Entrada rápida de datos maestros del personal.

Muchas transacciones nos permitirán emitir reportes de gran utilidad en la operatoria diaria.

• Gestión de tiempos de personal:

1. PA61: Actualiza los datos de tiempos
2. PA51: Visualiza los datos de tiempos
3. PA71: Permite ejecutar una entrada rápida
4. PT60: Realiza una valoración de tiempos

• Gestión de nómina:

1. PC00_M99_CALC_SIMU- Simulación del cálculo de la nómina
2. PC00_M99_CALC- Ejecuta la nómina
3. PC00_M99_CEDT- Recibo de salarios
4. PC00_M99_CWTR- Reporte de CC-nómina
5. PA03- Actualizar Registro de Gestión.

• Reclutamiento y selección de personal:

1. PB10: Primer registro de candidatos
2. PB40: Medidas candidatos
3. PB30: Actualiza los datos de los candidatos;
4. PBAI: Buscar candidatos por cualificaciones;
5. PBAG: Buscar candidatos por posiciones.
6. PBAY: Actualiza un puesto vacante
7. PBAW: Actualiza la publicación de varios puestos vacantes