✒️SAP / SAP HCM - Gestión del Capital Humano Por Gabriela Munoz

Introducción a SAP HCM

SAP HCM es el módulo del sistema SAP que administra y gestiona prácticamente todo lo relacionado al capital humano de una empresa. SAP HCM es uno de los módulos más extensos del sistema SAP y esto se debe a que cubre todos y cada uno de los aspectos que involucran a la gestión de los recursos humanos de la empresa.

SAP HR vs. SAP HCM

Hasta la versión 4.7 de SAP, el módulo de recursos humanos de SAP se denominaba SAP HR, a partir de la versión 5.0 SAP incluye dentro de la gestión de recursos humanos en el portal web, los sub módulos de E-learning, Adquisición de Talento, WorkFlow y E-recuitment y lo que hasta ese momento conocíamos como SAP HR paso a llamarse SAP HCM. En términos generales son lo mismo, solo que HCM es una nueva versión de HR. HCM significa Gestión del Capital Humano.

SAP HCM realiza la administración del personal a nivel local, nacional e internacional de una, varias o todas las sucursales que posea la empresa. Cuenta con la potencia necesaria para manejar desde cientos a miles de empleados de manera transparente y simultánea en las empresas que lo implementen. Es bastante habitual escuchar que el módulo HCM y todos los procesos de negocio asociados están en relación directa con los países específicos, dado que el software debe ser compatible con las leyes de cada país en materia laboral, impuestos, beneficios sociales, etc. Por este motivo SAP incluye procedimientos, transacciones y variables que varían para los distintos países.

A partir del 2007 SAP HR pasa a llamarse HCM. No solo cambia el nombre, sino que se pasa de dedicar un módulo al manejo de los recursos humanos, a dedicar una suite completa de soluciones dentro de SAP ERP. SAP ERP HCM, es una solución completa e integral de gestión de los RRHH, la cual ofrece a las empresas las herramientas que necesitan para gestionar su activo más importante, es decir su personal. La característica esencial de HCM es el uso de métricas para guiar la gestión de las personas, considerándolas como un activo de la empresa y enfatizando la ventaja competitiva que se logra mediante las inversiones estratégicas en esos activos a través del compromiso y la retención, la gestión del talento y los programas de capacitación y desarrollo.

HCM es un puente entre el departamento de RRHH y la estrategia de la empresa. La solución proporciona el marco ideal para ayudar a ejecutivos, profesionales de RRHH y líderes de líneas de negocio a:

· Coordinar los objetivos y la estrategia corporativa mediante análisis completos,

· Lograr el compromiso del personal e identificar retener y desarrollar a los talentos clave mediante una oferta de gestión de talentos solida e integrada en fundamentos de HCM básicos

· Aumentar la eficacia, reducir los costos a través de la automatización de los procesos financieros y los servicios compartidos con una única versión de la información que cumpla los requisitos locales y globales

SAP HCM permite a las empresas que lo utilizan:

· Reemplazar multiplicidad de aplicaciones y herramientas sueltas, con una plataforma robusta, escalable y totalmente integrada con las áreas financieras y logísticas de la empresa

· Establecer un completo manejo de nomina

· Estandarizar reportes en tiempo real en todo lo referente a la automatización de la administración de los empleados, el pago de sus haberes, las liquidaciones mensuales de salarios, aguinaldos, los convenios colectivos de trabajo y demás temas administrativos.

· Cumplir con las regularizaciones legales de empleo de acuerdo al ámbito y al alcance de la empresa. En base a la envergadura del modelo de negocios implementado, SAP HCM le ayudará a la empresa a cumplir pautas laborales legales a nivel local, provincial, nacional e internacional

· Gestionar completamente el horario del empleado y todos los temas inherentes al tiempo de trabajo incluyendo horas extras, compensaciones de horarios, llegadas tarde y mucho más

· Potenciar la fuerza de los recursos humanos de la empresa incrementando los niveles de satisfacción de los empleados y evitando la desmotivación personal y/o grupal. Esto mismo HCM lo realiza:

ü Gestionando el talento del personal mediante el conocimiento de las destrezas de cada empleado

ü Evaluando y cuantificando el desempeño, identificando quien está listo para un nuevo puesto y quien necesita un apoyo extra para potenciar su talento

ü Estableciendo métricas y objetivos a niveles individuales y/o grupales

ü Fijando nuevos y claros objetivos, alineando los objetivos particulares de cada persona o grupo, con los objetivos del puesto en el cual se desempeña y con el objetivo común y general de toda la empresa

ü Generando y monitoreando planificaciones de trabajo al corto, mediano y largo plazo

ü Capacitando a los empleados según las necesidades de sus funciones y también teniendo en cuenta los gustos personales

· Gestionar la selección de personal, atrayendo y contratando a las personas adecuadas para cada puesto de trabajo, estableciendo las nuevas contrataciones de una manera rápida y eficiente y ayudando a las empresas a obtener el recurso óptimo para el puesto a cubrir

La integración de HCM con los otros módulos de SAP

SAP HCM se comunica y está integrado con otros módulos clave del sistema SAP, tales como la Gestión Financiera Fl el Control de Costos CO, la Planificación de la Producción PP los WorkFlows, entre otros.

Veamos algunos ejemplos sencillos de cómo sucede esta integración:

Los procesos de nómina utilizan funciones de las cuentas de acreedores para emitir cheques, gestionar la información de pagos y bancos y procesar pagos a Hacienda o al fisco. Los resultados de la nómina también se reflejan en las cuentas de libro mayor para su uso en informes periódicos de ingresos y gastos.

También, para la contabilidad de gestión de CO, la información relacionada con los costes de personal se puede transferir a Centros de Coste gracias al módulo de CO. Los empleados pueden ser asignados a centros de trabajo, que son utilizados y explotados por otros módulos como Planificación de la Producción PP.

Las posiciones asignadas y los canales de la información corporativa son usados en los Workflows para trazar la ruta de documentos para su estudio y/o aprobación por ejemplo el uso de los documentos para pedir un permiso o para solicitar una compra.

A continuación, enumeramos las distintas actividades propias de los principales módulos del sistema SAP en donde existe una estrecha integración con la Gestión del Capital Humano de HCM:

El Control de Costos (CO):

· En los reportes de distribución de conceptos de nómina y gastos de viaje

· En la distribución de gastos por control de costo proyectos, ordenes de controlling, entre otros

· El costo de concepto de Gestión de Tiempos por ausencias, presencias suplencias, órdenes de trabajo, entre otros

La Gestión Financiera (FI):

· La contabilización de los resultados del payroll por empleado

· Los embargos a terceras partes (EJ Justicia)

· La generación de facturas por actividades de entrenamiento

La Gestión de Activos (AM):

· El seguimiento del equipo entregado a los empleados

· El seguimiento de los vehículos asignados a los empleados

La Gestión de Proyectos (PS):

· La asignación de recursos basándonos en competencias

· El seguimiento de las horas trabajadas por proyecto

Estudio La Gestión de Materiales (MM):

· El seguimiento de personal de contratistas

· La asignación de personal de contratistas basándonos en competencias

· El reporte de horas trabajadas

El Mantenimiento de Planta (PM):

· El seguimiento del tiempo asignado/consumido a una orden de PM

Las Ventas y la Distribución (SD):

· La venta a empleados

La Planificación de la Producción (PP):

· La integración con Gestión de Tiempos para permitir la gestión de costos de producción

· La integración con costos para generación de reportes financieros

· La integración con Payroll

Los sub módulos de SAP HCM

Gestión de la estructura organizativa (OM): el módulo OM es donde podremos definir y mantener la Estructura Organizacional y Jerárquica de la empresa. Nos permite manejar la estructura de la empresa en tiempo real, debido a la integración del sistema, donde relacionaremos la estructura de la empresa con los módulos de administración del personal. Nos proporciona la base para otros componentes de Recursos Humanos, como el desarrollo de Personal, la Gestión de la nómina, entre otros.

Administración de personal (PA): a través de este componente podremos registrar y procesar los datos relacionados con los empleados dentro de la empresa. Toda clase de información sobre un empleado de la empresa la archivaremos en Infotipos. Estos nos proporcionarán información estructurada, facilitan la entrada de datos y también nos permiten almacenar datos para períodos específicos de tempo.

Gestión de tiempos del personal (TM): el módulo de Gestión de Tiempos TM tiene como objetivo gestionar los datos vinculados a tiempos del personal de una empresa, registrar las ausencias y presencias, mantener actualizados los planes de horario de trabajo y el calendario de festivos con el cual trabajamos, registrar y autorizar las horas extras que realiza el personal, cargar suplencias, realizar la evaluación de tiempos y realizar actualización de los contingentes de absentismos y presencias que tengamos disponibles

Gestión de nómina (PY): en términos generales, el cálculo de la nómina se utiliza para calcular la remuneración en base al trabajo realizado por cada empleado. En un sentido más estricto, el cálculo de la nómina es un concepto que engloba una serie de procesos de trabajo tales como la creación de resultados del cálculo de la nómina y de comprobantes de remuneración, las transferencias bancarias o los pagos por cheque. Este término también incluye una serie de actividades tales como la contabilización de los resultados en Finanzas y la realización de otras evaluaciones, como por ejemplo para los impuestos

Reclutamiento y Selección de personal (RC): la Gestión de Contratación permite ejecutar todo el proceso de Selección y Contratación de Personal desde el registro de las Candidatos hasta la ocupación de las posiciones vacantes. El componente Contratación de Personal de SAP consta de los siguientes subcomponentes:

· Las necesidades y publicidad del personal

· La gestión de los candidatos

· La selección de los candidatos

Desarrollo de personal (PD): la funcionalidad de este módulo se centra en las cualidades y tareas de cada empleado, las evaluaciones de desempeño y el plan de carrera. El objetivo del desarrollo personal consiste en garantizar la cobertura de las necesidades de personal en todas las áreas funcionales de una empresa mediante el desarrollo de potenciales de cualificación. La implementación de Desarrollo de Personal (PD) nos facilita la planificación y ejecución de la estrategia y gestión del talento permitiendo a los usuarios responsables identificar las necesidades de desarrollo a través de herramientas de búsqueda y comparación de perfiles, reduciendo la brecha cualificación/requerimientos entre el empleado y la posición que ocupa.

El desarrollo del personal nos da la posibilidad de alinear los objetivos individuales y de equipo a los corporativos y la estrategia elegida. También permite establecer un proceso para las revisiones y evaluaciones de los empleados y a l mismo tiempo tener un proceso de compensación orientado al desempeño.

Algunos otros sub módulos y componentes de HCM de SAP son: La gestión de los viajes, El e-recuiting, La gestión del talento, la planificación de costos, La compensación de beneficios sociales en la nómina y La higiene y la seguridad del entorno de trabajo.

Los perfiles ideales para aprender SAP HCM

Para convertimos en Consultores SAP HCM no es necesario que contemos previamente con algún tipo de formación universitaria en especial, ni siquiera es indispensable que tengamos un título universitario, pero si es cierto que contar con una carrera universitaria en áreas como recursos humanos o administración nos va ayudar muchísimo

SAP HCM es una excelente opción de carrera profesional o perfeccionamiento del curriculum para una amplia variedad de perfiles entre los cuales podemos destacar:

· Personas interesadas en aprender a gestionar los procesos de recursos humanos de las empresas líderes mundiales

· Administradores de empresas, directivos y consultores

· Gerentes, directores, analistas y responsables de recursos humanos

· Técnicos, licenciados y estudiantes o auxiliares del área de recursos humanos

· Especialistas en relaciones laborales, regímenes de empleo y derecho

· Especialistas en selección de personal, reclutadores y headhunters corporativos

· Público en general

El sistema S/4HANA y la gestión del capital humano

Tal como vimos en la primera unidad del curso, en el sistema SAP ECC, la gestión del capital humano formaba parte del componente SAP ERP que es la aplicación más importante de SAP Business Suite. Dentro del denominado módulo de recursos humanos encontramos a SAP HR, también denominado SAP HCM

A partir del sistema SAP S/4HANA, se reordena la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocio (LoBs) dentro de S/4 HANA

La línea de negocio SAP S/4HANA Human Resources es donde se encuentran las funcionalidades Gestión del Capital Humano

Accediendo a SAP HCM

Menú SAP/Recursos Humanos/Funciones/Transacciones

La estructura organizativa de SAP HCM

Para alinear los procesos de la empresa con el módulo HCM lo primero que debemos hacer es definir la estructura organizativa del negocio. La estructura organizativa en SAP HCM es el conjunto de objetos que componen la empresa, podríamos decir que es la representación estructural u organigrama do la empresa. Tener una estructura clara es la base fundamental para toda la planificación y desarrollo de personal de la empresa y adquiere más importancia cuanto más grande y compleja es la empresa. Cada posición y función tienen requisitos y tareas que las describen.

A continuación, vamos a explicar cada uno de los elementos que componen la estructura organizativa

Unidad organizativa: describe las diferentes unidades de negocio dentro de una empresa Es una herramienta de gran utilidad ya que a través del organigrama de una empresa podemos obtener de una manera gráfica, clara y muy visual los diferentes departamentos de componen la empresa, las diferentes posiciones en cada departamento y las personas que ocupan cada cargo.

Función: es el conjunto de tareas que engloban un puesto de trabajo y las clasificaciones generales de un cargo. Se usan para describir un trabajo que aplica a varios cargos con tareas similares

Posición: representa los cargos de la empresa Las posiciones están siempre asociadas a las unidades organizativas ocupadas por un empleado Es una representación más concreta y especifica de una función Las posiciones se crean sobre la base de las funciones, y por lo tanto la posición adquiere automáticamente las características asignadas a la función

Personas: representarán a los empleados de nuestra empresa Donde ocupan Posiciones en la estructura organizativa que está dirigida por la Gestión de la Organización. Es decir que las Personas son los empleados que van a ocupar cada una de las Posiciones disponibles. Cada Persona puede ocupar una Posición en un 100% o distribuirse porcentualmente entre varias de estas hasta cubrir el 100% de ocupación

Centro de coste: es un elemento de Control de costos / Finanzas que representa el origen de los costes Estos centros de coste pueden relacionarse con las unidades de negocio o las posiciones, según como se quiera parametrizar el sistema El centro de coste suele definirse para una unidad organizativa, es decir se aplica el mismo centro de coste para toda la unidad.

Para crear una estructura organizativa en SAP debemos acceder desde la barra de menú al módulo de RRHH. Luego seguiremos la siguiente ruta: Gestión de organizaciones / Plan de organizaciones / Organización / Ocupación. Llegado este punto podremos elegir entre Crear / Modificar / Visualizar. Elegimos la opción Crear.

También se puede acceder directamente desde la transacción PPOCE para crear o PPOME para modificar en caso que ya tengamos una estructura creada.

Los datos maestros de SAP HCM

Los datos maestros de los empleados se guardan en Infotipos.

Los infotipos son unidades de información. Los mismos son agrupaciones lógicas de datos que usaremos para agrupar campos de datos relacionados. En el sistema los veremos cómo pantallas de entradas de datos.

Toda clase de información sobre un empleado de nuestra empresa la archivaremos en Infotipos. Estos nos proporcionan información estructurada, facilitan la entrada de datos y también nos permiten almacenar datos para periodos específicos de tiempo.

Por ejemplo: infotipo 0001 para Asignación Organizativa, infotipo 0002 para Información de Datos Personales, infotipo 0007 para Horario de Trabajo.

También debemos tener en cuenta que los procedimientos de personal básicos dentro de la gestión de datos maestros, se representan mediante Medidas de Personal.

Cada Medida de personal comprende una secuencia de infotipos. Es importante que sepamos que a la secuencia establecida de infotipos que surgen cuando ejecutamos una medida de personal la llamaremos infogrupo.

Los ejemplos más significativos de Medidas de Gestión de Personal son:

· La contratación de empleados o el alta de un nuevo colaborador

· La ejecución de cambios organizativos, los cambios de posición, las promociones, entre otros

· Los empleados que abandonan la empresa, la renuncia o despido de un empleado de la empresa

Por medio de la transacción PA30 podremos actualizar los datos maestros del Personal que se encuentran en los Infotipos correspondientes.

Cuando no tenemos la necesidad de modificar datos, sino que solo queremos visualizarlos, existe una transacción llamada PA20- Visualizar (visualización de datos maestros) a la cual accederemos de la siguiente manera:

Las principales transacciones de SAP HCM

Gestión de la estructura organizativa: utilizaremos estas transacciones para definir y mantener la estructura organizacional y jerárquica. También para configurar la estructura organizativa funcional, la jerarquía de los departamentos y la jerarquía de posiciones de la empresa A través de estas transacciones podremos analizar el plan organizativo actual, en función de nuestros requisitos y basándonos en ello poder llevar a cabo las planificaciones de requisitos y costes de personal.

Las principales transacciones de la gestión de la estructura organizativa son las siguientes:

· PPOCE Crea "Objetos Organizativos" y "Personas" dentro del staff de trabajo

· PPOME Administra los objetos organizativos

· PPOSE Visualiza objetos organizativos

Administración de personal: utilizaremos estas transacciones para registrar y procesar los datos relacionados con el empleado dentro de la empresa. Las principales transacciones de la administración de personal son las siguientes:

· PA40- Crea o modifica medidas personales

· PA30-Actualiza datos maestros del personal

· PA20- Visualiza datos maestros del personal Sociales

· PA70-Entrada rápida de datos maestros del personal

Disponemos de muchas más transacciones para emitir reportes que nos serán de gran utilidad en nuestra operatoria profesional diaria.

Gestión de tiempos del personal: utilizaremos estas transacciones para gestionar todo lo relacionado a los tiempos del personal de la empresa

Por ejemplo, registrar tas ausencias y presencias mantener actualizados los planes de horarios de trabajo, mantener actualizados los calendarios festivos registrar las horas extras que realiza el personal cargar suplencias, realizar evaluaciones de tiempo y actualizar los contingentes de absentismos y presencias que tengamos disponibles

Las principales transacciones de la gestión de tiempo del personal son las siguientes:

· PA61-Actualiza los datos de tiempos

· PA51 Visualiza los datos de tiempos

· PA71 Permite ejecutar una entrada rápida

· PT60 Realiza una valoración de tiempos

Gestión de nómina: utilizaremos estas transacciones para trabajar en la liquidación de haberes y en los procesos o actualizaciones de datos que tienen que forman parte de esta

Las principales transacciones de la gestión de nómina son las siguientes

· PC00_M99_CALC_SIMU - Simulación del Cálculo de la Nómina

· PC00 M99 CALC Ejecuta una nómina

· PC00_M99 CEDT- Recibo de salarios

· PC00_M99 CWTR Reporte de CC-nómina

· PA03 Actualizar Registro de Gestión

Reclutamiento y selección de personal: disponemos de varias transacciones divididas entre las que corresponden al maestro de candidatos, a la publicación de las vacantes y a los procesos de selección, entre otros

Las principales transacciones del reclutamiento y la selección de personal son las siguientes

· PB10 Primer registro de candidatos

· PB40 Modificadas candidatas

· PB30 Actualiza los datos de los candidatos

· PBAI - Buscar candidatos por cualificaciones

· PBAG- Buscar candidatos por posiciones

· PBAY Actualiza un puesto vacante

· PBAW Actualiza la publicación de varios puestos vacantes