FACTORES DE EXITO Y FRACASO EN UNA IMPLEMENTACION SAP
Ante una implementacion Sap que finaliza en tiempo y respetando el presupuesto debemos hacernos las siguientes preguntas:
- ¿ El alcance inicial fue completado o se tuvieron que sacar procesos del alcance para lograrlo?
- ¿ Como son las cosas ahora que la empresa salio en vivo?
- ¿ Esta funcionando bien el sistema ?
- ¿ Estan los usuarios finales totalmente entrenados?
- ¿ Se necesita apoyo de la consultoria para mantener el dia a dia de la empresa?
Solo una vez que hemos puesto estas preguntas en perspectivas podremos realmente definir que la implementacion de Sap ha sido exitosa.
LISTAS DE FACTORES QUE DETERMINAN EL EXITO RELATIVO DE UN PROYECTO
Politica
Encontrar a los mejores recursos
Manejar el cambio
Motivar, apreciar y premiar a las personas
Alcance apropiado
Apoyo total a la direccion
Comunicacion
COMUNICACION:
Para una comunicacion exitosa del proyecto el factor numero uno es tener una buena comunicacion entre los miembros del equipo del proyecto.
La clave es que la comunicacion sea buena, especifica, exacta y oportuna, para lograr este tipo de buena comunicacion los integrantes del equipo deben tener idealmente sus lugares de trabajo fisicamente juntos.
- APOYO TOTAL A LA DIRECCION
Es importante comprender que nada pasara si la direccion de la empresa no lo apoya, debe haber compromiso total y absoluto y apoyo por el proyecto.
La manera en que la direccion proporciona apoyo al proyecto es por participacion activa en la planificacion y direccion del proyecto. Proactivamente no solo se involucra a la linea de alto nivel y toma de decisiones, sino tambien al nivel mas bajo y asi como en las actividades importantes y actividades diarias del proyecto.
- ALCANCE APROPIADO
Sap debe ser implementado segun las necesidades del negocio.
- MOTIVAR, APRECIAR Y PREMIAR A LAS PERSONAS
Este punto es fundamental ya que las personas trabajaran el doble si se sienten apreciadas, motivadas y premiadas, para que las personas tengan esa sensacion tambien es importante que aquel que lidera el proyecto este involucrado en el dia a dia del proyecto-
- MANEJAR EL CAMBIO
Uno de los factores mas importantes es como la empresa maneja los cambios, es una de las partes mas riesgosas.
- ENCONTRAR LOS MEJORES RECURSOS
Para implementar sap es necesario er necesario contar con un personal idoneo y experimentado, la perdida de motivacion asociada con los altos niveles de cambio puede derivar en que personal con mucha experiencia se vaya de la empresa.
El cliente y la direccion deben estar involucrados en el proceso de contratacion del equipo que llevara adelante el proyecto.
- POLITICA
Cada proyecto que se realice tiene involucradas cuestiones politicas en mayor o menor grado, es importante asegurarnos que esto no descarrilen el proceso de implementacion.
2.- ERRORES MAS COMUNES EN IMPLEMENTACIONES
No dedicar tiempo suficiente a:
- El entendimiento claro de los actuales procesos de negocio
- Diseño de los nuevos procesos que no pueden ejecutarse en el sistema
- Mala administracion del cambio organizacional
- Falta de compromiso por parte de los usuarios
Eecutivos, procesos de negocios, sistemas
- Mala administracion del alcance del proyecto
- Mala estimacion de los requerimientos de hardware
3- BUENAS PRACTICAS PARA MINIMIZAR RIESGOS
- Usar metodologias de administracion de proyectos
- Llevar a cabo regularmente reuniones de planeacion estrategica para asegurar alineacion de objetivos
- Conducir encuestas de satisfaccion de los clientes internos
- Crear y usar metricas para evaluacion del desempeño
- Usar metodologias para establecimiento de prioridades
- Realizar auditorias financieras
- Usar programas de desarrollo de liderazgo
- Incluir al ejecutivo de sistemas como parte del comite ejecutivo
- Conducir auditorias pos-implementacion
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