Los factores de éxito y fracaso en una implementación SAP
1.-Los factores de éxito y fracaso en una implementación SAP
una implementación SAP que finaliza en tiempo y respetando el presupuesto debemos hacernos las siguientes preguntas:
- ¿El alcance inicial fue completado o se tuvieron que sacar procesos del alcance para lograrlo?
- ¿Cómo son las cosas ahora que la empresa salió en vivo?
- ¿Está funcionando bien el sistema?
- ¿Están los usuarios finales totalmente entrenados?
- ¿Se necesita el apoyo de la consultoría para mantener el día a día de la empresa?
Haciendo esas preguntas podemos decir si lea implementación SAP fue efectiva
Factores que determinan el éxito relativo de un proyecto:
- Comunicación.- El factor número uno es tener una buena comunicación entre los miembros del equipo del proyecto. para una implementación exitosa. La clave es que la comunicación sea buena, específica, exacta y oportuna. Para lograr este tipo de buena comunicación, los integrantes del equipo deben tener idealmente sus lugares de trabajo físicamente juntos. para bajar los costos se hace con personal remoto. En algunos casos el cliente tiene que pagar de más por usar este método.
- Apoyo total de la dirección.- nada pasará si la dirección de la empresa no lo apoya. Debe haber compromiso total y absoluto y apoyo para el proyecto. Si la dirección no muestra, tanto en palabras como en hechos que la implementación de SAP es importante para los miembros del equipo, usuarios finales y así sucesivamente, entonces el proyecto fracasará.
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- Las maneras en que la dirección proporciona apoyo al proyecto, es por participación activa en la planificación y dirección del proyecto. Proactivamente no solo se involucra a la línea de alto nivel y toma de decisión, sino también al nivel más bajo y así como en las actividades importantes y actividades diarias del proyecto.
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- Alcance apropiado.- A menudo los miembros del equipo de implementación se entusiasman y quieren implementar el cien por cien de los procesos que SAP ofrece y esto no es posible ya que SAP debe ser implementado según las necesidades del negocio. No es buena práctica instalar todo
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- Motivar, Apreciar y Premiar a las personas.- Las personas trabajarán el doble de duro si se sienten apreciadas, motivadas y premiadas. Para que las personas que forman parte del equipo del proyecto tengan esta sensación, también es importante que aquel que lidere el proyecto, esté involucrado en el día a día del proyecto.
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- Manejar el cambio.- Esta es una de las partes más riesgosas. Hacer entender a las personas que los cambios son algo bueno no es algo sencillo. Las personas normalmente tienen miedo del cambio en los negocios ya que ellos tienen miedo por su seguridad en el trabajo
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- Encontrar a los mejores recursos.- es necesario contar con personal idóneo y experimentado. Los desafíos de este software tan integrado y el gerenciamiento de cambios en los negocios también requieren aptitudes que hoy en día escasean. La pérdida de motivación asociada con los altos niveles de cambio puede derivar en que personal con mucha experiencia se vaya de la empresa. El cliente y la dirección deben estar involucrados en el proceso de contratación del equipo que llevará adelante el proyecto.
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- Política.-Cada proyecto de sistemas que se realice tiene involucradas cuestiones políticas en mayor o menor grado. Es importante asegurarnos que la política y las agendas ocultas de esta, no descarrilen el proceso de implementación.
2.- Los errores más comunes en implementaciones SAP
La implementación de un sistema ERP como SAP supone un cambio que afecta a todos los niveles de la organización, es para muchos un proceso complejo y puede llegar a ser hasta doloroso si caen en ciertas situaciones y errores comunes
Los errores son los siguientes:
- No tener objetivos claros y definidos a cumplir en el período de tiempo y con el presupuesto asignado.
- Falta de compromiso de la dirección de la empresa con el proyecto, ésta se refleja en todos los niveles de la organización, restándole prioridad e importancia.
- Ausencia de involucramiento de los directivos durante las reuniones para definir el alcance y modelado del sistema.
- Pensar que la implementación de SAP es un proyecto de sistemas y no visualizarlo como un proyecto integral y estratégico para el crecimiento de la organización.
- Dejar la responsabilidad del proyecto en el proveedor, la implementación lleva una corresponsabilidad clara entre la organización y la empresa que implementa SAP.
- No asignar un líder de proyecto que tenga un nivel de jerarquía para tomar decisiones y que además tenga claros los objetivos que se persiguen con la implementación.
- Falta de un equipo de trabajo comprometido y con una actitud innovadora, es una realidad que durante las fases de la implementación habrá situaciones que resolver unas más complicadas que otras.
- Evitar la confrontación cuando se trata de un asunto prioritario para la realización del proyecto como puede ser aclarar una definición, un alcance o algo que por el contrario esta fuera de lo acordado es importante atacar estos puntos rápidamente.
- No llevar una metodología adecuada a las mejores prácticas que permita documentar todas las fases y acuerdos a los que se llegan.
- Basarse en suposiciones, "yo supuse que el proceso se hacía de tal o cual forma", "yo supuse que ustedes iban a hacer tal o cual actividad". Este es uno de los errores que pueden presentarse más comúnmente a lo largo de todas las fases de la implementación de SAP.
3.- Las buenas prácticas para minimizar riesgos
A continuación, mencionamos algunas de estas buenas prácticas:
- Usar Metodologías de Administración de Proyectos
- Llevar a cabo regularmente reuniones de planeación estratégica para asegurar alineación de objetivos
- Conducir encuestas de satisfacción de los clientes internos
- Crear y usar métricas para evaluación de desempeño
- Usar metodologías para establecimiento de prioridades
- Realizar auditorias financieras
- Usar programas de desarrollo de liderazgo
- Incluir al ejecutivo de sistemas como parte del comité ejecutivo
- Conducir auditorías post implementación