Los factores de éxito y fracaso en una Implementación SAP
Los factores que influyen en una implementación exitosa de SAP son relativos y ante una implementación SAP que finaliza en tiempo y respetando el presupuesto, debemos hacernos las siguientes preguntas:
- ¿El alcance inicial fue completado o se tuvieron que sacar procesos del alcance para lograrlo?
- ¿Cómo son las cosas ahora que la empresa salió en vivo?
- ¿Está funcionando bien el sistema?
- ¿Están los usuarios finales totalmente entrenados?
- ¿Se necesita el apoyo de la consultoría para mantener el día a día de la empresa?
Solo una vez que hemos puesto estas preguntas en perspectiva, podremos realmente definir que la implementación de SAP ha sido exitosa.
A continuación, detallamos una lista de factores que determinan el éxito relativo de un proyecto:
- Comunicación: el factor número uno es tener una buena comunicación entre los miembros del equipo del proyecto, que sea buena, específica, exacta y oportuna. Para lograrlo los integrantes del equipo deben tener idealmente sus lugares de trabajo físicamente juntos.
- Apoyo total de la dirección: es importante que la dirección de la empresa tenga el compromiso total y absoluto en apoyo al proyecto, su participación debe ser activa en la planificación y dirección del proyecto. Proactivamente no solo se debe involucrar en la línea de alto nivel y toma de decisión, sino también al nivel más bajo y así como en las actividades importantes y actividades diarias del proyecto.
- Alcance apropiado: el cual abarca todas las tareas y actividades necesarias para lograr los objetivos establecidos, según las necesidades del negocio, el cual se debe definir claramente ya que es crucial para evitar desviaciones y asegurar que se cumplan los requisitos del proyecto. Es importante ser realista en el momento de definir el alcance del proyecto, ya que si bien SAP puede hacer casi todo, esto no significa que se debe implementar casi todo.
- Motivar, Apreciar y Premiar a las personas: es importante y fundamental que las personas que forman parte del equipo del proyecto se sienten apreciadas, motivadas y premiadas ya que trabajarán el doble de duro, también es importante que el líder del proyecto, esté involucrado complemente en el mismo.
- Manejar el cambio: es un componente fundamental en la implementación de SAP ya que, las organizaciones por lo general enfrentan resistencia y desafíos al adoptar nuevas tecnologías y procesos, en tal sentido, hay que hacerles entender de forma muy inteligente al personal que los cambios son buenos, aunque no sencillos, ya que ellos tienen miedo por su seguridad en el trabajo.
- Encontrar a los mejores recursos: se debe contar con el personal idóneo y experimentado para la implementación ya que requieren aptitudes que hoy en día escasean. El cliente y la dirección deben estar involucrados en el proceso de contratación del equipo que llevará adelante el proyecto.
- Política: cada proyecto de sistemas que se realice tiene involucradas cuestiones políticas en mayor o menor grado. Es importante asegurarnos que la política y las agendas ocultas de esta, no descarrilen el proceso de implementación.
Los errores más comunes en Implementaciones de SAP
La implementación de un sistema ERP como SAP resulta un cambio que afecta a todos los niveles de la organización y para muchos suelo ser un proceso complejo que puede llegar a ser hasta doloroso si caen en ciertas situaciones y errores como los siguientes:
- No tener objetivos claros y definidos a cumplir en el período de tiempo y con el presupuesto asignado.
- Falta de compromiso de la dirección de la empresa con el proyecto, ésta se refleja en todos los niveles de la organización, restándole prioridad e importancia.
- Ausencia de involucramiento de los directivos durante las reuniones para definir el alcance y modelado del sistema. Esto pudiera derivar en que el modelo no cumpla con sus requerimientos, y que se detecte en una etapa tardía del proyecto, como las capacitaciones, hacer cambios involucra tiempos y costos adicionales y confunde a los usuarios finales.
- Pensar que la implementación de SAP es un proyecto de sistemas y no visualizarlo como un proyecto integral y estratégico para el crecimiento de la organización, que incluye no sólo recursos tecnológicos y de infraestructura sino el activo más valioso, el capital humano.
- Dejar la responsabilidad del proyecto en el proveedor, la implementación lleva una corresponsabilidad clara entre la organización y la empresa que implementa SAP.
- No asignar un líder de proyecto que tenga un nivel de jerarquía para tomar decisiones y que además tenga claros los objetivos que se persiguen con la implementación. Esta persona debe tener liderazgo, conocer los procesos de la organización y fundamentalmente se debe dejar que tome decisiones al respecto.
- Falta de un equipo de trabajo comprometido y con una actitud innovadora, ya que habrá situaciones que resolver unas más complicadas que otras, entonces es importante contar con personas con actitud positiva, de conciliación y resolución de problemas.
- Evitar la confrontación cuando se trata de un asunto prioritario para la realización del proyecto como puede ser aclarar una definición, un alcance o algo que por el contrario esta fuera de lo acordado es importante atacar estos puntos rápidamente, de forma clara, ordenada e involucrando a las personas correctas.
- No llevar una metodología adecuada a las mejores prácticas que permita documentar todas las fases y acuerdos a los que se llegan. De igual manera debe haber revisiones periódicas del cumplimiento de estos acuerdos y avances.
- Basarse en suposiciones, "yo supuse que el proceso se hacía de tal o cual forma", "yo supuse que ustedes iban a hacer tal o cual actividad". Este es uno de los errores que pueden presentarse más comúnmente a lo largo de todas las fases de la implementación de SAP, para evitarlo es importante tener documentos que definan los procesos con todos sus escenarios y también que especifiquen actividades y responsabilidades con nombre y apellido. Todo debe quedar por escrito y debidamente firmado.
Las buenas prácticas para minimizar riesgos
A continuación, mencionamos algunas de estas buenas prácticas:
- Usar Metodologías de Administración de Proyectos
- Llevar a cabo regularmente reuniones de planeación estratégica para asegurar alineación de objetivos
- Conducir encuestas de satisfacción de los clientes internos
- Crear y usar métricas para evaluación de desempeño
- Usar metodologías para establecimiento de prioridades
- Realizar auditorías financieras
- Usar programas de desarrollo de liderazgo
- Incluir al ejecutivo de sistemas como parte del comité ejecutivo
- Conducir auditorías post implementación