FACTORES DE EXITO DE UNA IMPLEMENTACION SAP
Para determinar si una implementacion SAP fue exitosa, se deben hacer las siguientes preguntas:
- El alcance inicial fue completado o se tuvieron que sacar procesos del alcance para lograrlo?
- Como son las cosas ahora que la empresa salio en vivo? Esta funcionando bien el sistema? Estan los usuarios finales totalmente entrenados? Se necesita apoyo de la consultoria para mantener el dia a dia de la empresa?
Los factores relativos que determinan el exito de un proyecto son:
- Comunicacion: para la implementacion exitosa el factor mas importante es la comunicacion entre los miembros del equipo. La comunicacion debe ser buena, especifica, exacta y oportuna. Los miembros del equipo, deben tener los lugares de trabajo juntos.
- Apoyo total de la direccion: es importante que la direccion de la empresa apoye al equipo de implementacion, tanto como en palabras como en hecho, porque es importante ya que la empresa seran los usuarios finales. La direccion debe apoyar el proyecto de forma activa en la planificacion y direccion. Se debe involucrar no solo el alto nivel y toma de decisiones, sino tambien a los niveles bajos y actividades importantes como las tareas diarias.
- Alcance apropiado: se debe saber que modulos se van a implementar. Muchas veces los que implementan el proyecto intentan implementar el cien por ciento de SAP, sin embargo esto va en contra de lo que plantea SAP, ya que siempre se busca parametrizar los modulos que la empresa necesita. Se debe ser realista la hora de implemetar SAP, no se puede simplemente implementar todo.
- Motivar, apreciar y premiar a las personas: la importancia de este punto es que las personas trabajaras el doble de duro si se sienten apreciadas, motivadas y premiadas. Tambien es importante que el que lidere el proyecto este involucrad en el dia a dia del proyecto.
- Manejar el cambio: es importante saber como manejar los cambios, esta parte es algo riesgosa, ya que muchas personas no ven los cambios como algo sencillo. Muchos le tienen miedo al cambio en los negocios, por que tienen miedo a la seguridad en el trabajo.
- Encontrar los mejores recursos: para la correcta implementacion de SAP, es necesario contar con el personal idoneo y experimentado. La perdida de motivacion asociada con los altos niveles de cambio, pueden derivar en que el personal con experiencia se vaya de la empresa.
- Politica: Todo proyecto de sistema cuenta con politicas en mayor o menor grado, y tenemos que asegurarnos que las politicas y agendas ocultas no descarrilen el proceso de la implementacion.
La implementacion de software como SAP, tiene mucho que ver con los interes de los gerentes, ya que son caros, sin embargo, con sistema ERP como SAP, permitara a la gerencia tener mayor peso sobre las decisiones de la empresa.
BUENAS PRACTICAS PARA MINIMIZAR RIESGOS
Las practicas que ayudan a minimizar los riesgos son:
- Usar Metodologias de Administracion de Proyectos
- Llevar a cabo regularmente reuniones de planeacion estrategicas para asegurar alineacion de objetivos
- Conducir encuentas de satisfaccion de los clientes internos
- Crear y usar metricas para evaluacion del desempeño
- Usar metodologias para establecimiento de prioridades
- Realizar autidorias financieras
- Usar programas de desarrollo de liderazgo
- Incluir al ejecutivo de Sistemas como parte del Comite ejecutivo
- Conducir auditorias post-implementacion
ERRORES MAS COMUNES EN IMPLEMENTACIONES DE SAP
- No dedicar suficiente tiempo a:
- El entendimiento claro de los actuales procesos de negocios
- Diseño de los nuevos procesos
- Validacion de datos
- Diseño de nuevos procesos que no pueden ejecutarse en el sistema
- Mala administracion del cambio organizacional
- Falta de compromiso por parte de los usuarios: Ejecutivos, procesos de negocios, sistema
- Mala administracion del alcance del proyecto
- Mala estimacion de los requerimientos de hardware