✒️SAP / Los factores de éxito y fracaso en una Implementación SAP Por Ana Benito Sanchez

UNIDAD 4. TEMA 3. FACTORES DE ÉXITO Y FRACASO EN UNA IMPLEMENTACIÓN

FACTORES DE ÉXITO EN UNA IMPLEMENTACIÓN SAP

Ante una implementación de SAP que finaliza en tiempo y respetando el presupuesto, debemos hacernos las siguientes preguntas:

- ¿Se completó el alcance inicial o se tuvieron que sacar procesos del alcance para lograrlo?

- ¿Cómo son las cosas ahora que la empresa salió en vivo? ¿Está funcionando bien el sistema? ¿Están los usuarios finales totalmente entrenados? ¿Se necesita el apoyo de la consultoría para mantener el día a día de la empresa?

Una vez que hemos puesto estas preguntas en perspectiva , podremos definir que la implementación de SAP ha sido exitosa.

Factores que determinan el éxito relativo de un proyecto:

a) COMUNICACIÓN: Para una implementación exitosa de un proyecto SAP es necesario tener una buena comunicación entre los miembros del equipo del proyecto. La clave es que la comunicación sea buena, específica, exacta y oportuna. Para lograr este tipo de buena comunicación, los integrantes del equipo deben tener idealmente sus lugares de trabajo físicamente juntos.

En muchos casos las empresas consultoras, para disminuir los costos del cliente, tercerizan muchos de los desarrollos ABAP fuera de la cuidad, fuera del país y en la mayoría de los casos a otros continentes. Algunas empresas consultoras que realizan estas prácticas defenderán que es posible y que ellos tienen experiencia de éxito utilizando esta metodología. Se tiene testimonio de este éxito cuando vemos las horas de consultoría sin fin que el cliente tiene que pagar debido a este método.

b) APOYO TOTAL DE LA DIRECCIÓN: Es importante comprender que el proyecto no triunfará si la dirección no lo apoya. Debe haber compromiso total y absoluto y apoyo para el proyecto. Si la dirección no muestra, tanto en palabras como en hechos, que la implementación de SAP es importante para los miembros del equipo, usuarios finales, y así sucesivamente, entonces el proyecto fracasará.

Las maneras en las que la Dirección proporciona apoyo al proyecto es por participación activa en la planificación y dirección del proyecto. Proactivamente no solo se involucra a la línea de alto nivel y toma de decisión, sino también al nivel más bajo y así como en las actividades importantes y actividades diarias del proyecto.

c) ALCANCE APROPIADO: ¿Qué modulos de SAP se implementan en su empresa? A menudo los mienbros del equipo de implementación se entusiasman y quieren implementar el 100% de los procesos que SAP ofrece, y esto no es posible, ya que SAP debe ser implementado según las necesidades del negocio.

Es importante ser realista en el momento de definir el alcance del proyecto, ya que si bien SAP puede hacer casi todo, ésto no significa que se deba implementar casi todo.

d) MOTIVAR, APRECIAR Y PREMIAR A LAS PERSONAS: Este punto es fundamental ya que las personas trabajarán el doble si se sienten apreciadas, motivadas y premiadas. Para que las personas que forman parte del equipo del proyecto tengan esa sensación, también es importante que aquél que lidere el proyecto esté involucrado en el día a día del proyecto.

e) MANEJAR EL CAMBIO: Uno de los factores más importantes es cómo la empresa maneja los cambios. Es necesario hacer entender a las personas que los cambios son algo bueno, y esta no es una tarea sencilla porque las personas normalmente tienen miedo al cambio en los negocios porque lo interpretan como un riesgo para su seguridad laboral.

f) ENCONTRAR LOS MEJORES RECURSOS: Para implementar SAP es necesario contar con personal idóneo y experimentado. Los desafíos de este software tan integrado y el gerenciamiento de cambios en los negocios requieren aptitudes que hoy en día escasean. La pérdida de motivación asociada con los altos niveles de cambio puede derivar en que personal con mucha experiencia se vaya de la empresa.

El cliente y la dirección deben estar involucrados en el proceso de contratación del equipo que llevará adelante el proyecto.

Uno de los problemas más serios que presentan los proyectos de desarrollo de software y en especial los proyectos de implementación de SAP es la alta rotación de los recursos humanos. La razón de esta alta rotación se debe a la gran demanda de profesionales cualificados con conocimientos y experiencia en SAP que buscan un cambio laboral en búsqueda de mejores sueldos y condiciones laborales. Esta rotación tiene un alto impacto en el proyecto debido a que formar a un nuevo recurso SAP dándole el tiempo suficiente para que adquiera los conocimientos propios del negocio, atrasa el proyecto y si pensamos en un proyecto en el que rotan varios recursos en el mes, podemos imaginarnos las terribles consecuencias que esto trae en cuanto a retrasos en los tiempos de entrega fundamentalmente.

g) POLÍTICA: Cada proyecto de sistemas que se realice tiene involucradas cuestiones políticas en mayor o menor grado. Es importante asegurarnos que la política y las agendas ocultas de ésta no descarrilen el proceso de implementación.

Es importante saber que muchas empresas que deciden implementar un sistema de la embergadura de SAP, la decisión de instalar esa marca y no otra tiene muchos casos que ver con los intereses particulares con los gerentes y directores de las empresas. Estos intereses pueden ser de distintos tipos, ya sean buenos o malos; es decir, pueden inclinarse a realizar la instalación de cierto sistema porque creen que es el más adecuado para resolver las necesidades de información que la empresa presenta; o pueden elegir en base a un rédito o beneficio personal que les puede traer la instalación de un sistema y no otro. En conclusión, podemos decir que los sistemas ERP son sistemas caros y una gerencia o dirección de una empresa seguramente va a tener mayor jerarquía cuanto mayor presupuesto maneje. Por lo tanto, instalar este tipo de sistemas va a aumentar notablemente el peso que la gerencia o dirección de sistemas tenga en la empresa.

ERRORES MÁS COMUNES EN IMPLEMENTACIONES DE SAP

- No dedicar suficiente tiempo a: El entendimiento claro de los actuales procesos de negocio; el Diseño de los nuevos procesos; la Validación de Datos.

- Diseño de nuevos procesos que no pueden ejecutarse en el Sistema.

- Mala administración del cambio organizacional.

- Falta de compromiso por parte de los usuarios (ejecutivos, procesos de negocio, sistemas)

- Mala administración del alcance del proyecto.

- Mala estimación de los requerimientos de hardware.

BUENAS PRÁCTICAS PARA MINIMIZAR RIESGOS

- Usar Metodologías de Administración de Proyectos.

- Llevar a cabo regularmente reuniones de planeación estratégica para asegurar la alineación de objetivos.

- Conducir encuestas de satisfacción de los clientes internos.

- Crear y usar métricas para evaluación de desempeño.

- Usar metodologías para establecimiento de prioridades.

- Realizar auditorias financieras

- Usar programas de desarrollo de liderazgo.

- Incluir al Ejecutivo de Sistemas como parte del Comité Ejecutivo.

- Conducir auditorías post-implementación.