✒️Los factores de éxito y fracaso en una Implementación SAP

Los factores de éxito de una implementación SAP

Muchos se preguntan que constituye una implementación exitosa de SAP ya que como todos sabemos, el éxito es algo relativo. Es por ello que ante una implementación SAP que finaliza en tiempo y respetando el presupuesto debemos hacernos las siguientes preguntas:

· ¿El alcance inicial fue completado o se tuvieron que sacar procesos del alcance para lograrlo?

· ¿Cómo son las cosas ahora que la empresa salió en vivo?

· ¿Está funcionando bien el sistema?

· ¿Están los usuarios finales totalmente entrenados?

· ¿Se necesita el apoyo de la consultoría para mantener el día a día de la empresa?

Solo una vez que hemos puesto estas preguntas en perspectiva podremos realmente definir que la implementación de SAP ha sido exitosa.

A continuación, detallamos una lista de factores que determinan el éxito relativo de un proyecto.

· Comunicación

Para una implementación exitosa de un proyecto SAP, el factor número uno es tener una buena comunicación entre los miembros del equipo del proyecto. La clave es que la comunicación sea buena, especifica, exacta y oportuna. Para lograr este tipo de buena comunicación, los integrantes del equipo deben tener idealmente sus lugares de trabajo físicamente juntos. En muchos casos las empresas consultoras para disminuir los costos del cliente, terciarizan muchos de los desarrollos ABAP fuera de la ciudad, fuera del país y en la mayoría de los casos a otros continentes.

Algunas empresas consultoras que realizan estas prácticas defenderán que es posible y que ellos tienen histonas de éxito utilizando esta metodología. Se tiene testimonio de este éxito cuando vemos las horas de consultoría sin fin que el cliente tiene que pagar debido a este método.

· Apoyo total de la dirección

Es importante comprender que nada pasará si la dirección de la empresa no lo apoya. Debe haber compromiso total y absoluto y apoyo para el proyecto. Si la dirección no muestra tanto en palabras como en hechos que la implementación de SAP es importante para los miembros del equipo, usuarios finales y así sucesivamente, entonces el proyecto fracasara. Las maneras en que la dirección proporciona apoyo al proyecto, es por participación activa en la planificación y dirección del proyecto. Proactivamente no solo se involucra a la línea de alto nivel y toma de decisión, sino también al nivel más bajo y así como en las actividades importantes y actividades diarias del proyecto.

· Alcance apropiado

¿Qué módulos de SAP se implementarán en la empresa? A menudo los miembros del equipo de implementación se entusiasman y quieren implementar el cien por cien de los procesos que SAP ofrece y esto no es posible ya que SAP debe ser implementado según las necesidades del negocio. Es importante ser realista en el momento de definir el alcance del proyecto, ya que, si bien SAP puede hacer casi todo, esto no significa que se debe implementar casi todo.

· Motivar, Apreciar y Premiar a las personas

Este punto es fundamental ya que las personas trabajarán el doble de duro si se sienten apreciadas, motivadas y premiadas. Para que las personas que forman parte del equipo del proyecto tengan esta sensación, también es importante que aquel que lidere el proyecto, esté involucrado en el día a día del proyecto.

· Manejar el cambio

Uno de los factores más importantes es como la empresa maneja los cambios. Esta es una de las partes más riesgosas. Hacer entender a las personas que los cambios son algo bueno no es algo sencillo. Las personas normalmente tienen miedo del cambio en los negocios ya que ellos tienen miedo por su seguridad en el trabajo y desgraciadamente así es.

· Encontrar a los mejores recursos

Para implementar SAP es necesario contar con personal idóneo y experimentado. Los desafíos de este software tan integrado y el gerenciamiento de cambios en los negocios también requieren aptitudes que hoy en día escasean. La pérdida de motivación asociada con los altos niveles de cambio puede derivar en que personal con mucha experiencia se vaya de la empresa. El cliente y la dirección deben estar involucrados en el proceso de contratación del equipo que llevará adelante el proyecto.

Uno de los problemas más serios que presentan los problemas de desarrollo de software y en especial los proyectos de implementación de SAP, es la alta rotación de los recursos humanos. La razón se debe particularmente a la gran demanda de profesionales calificados con conocimiento y experiencia en SAP, que quieren un cambio laboral con mejores condiciones y principalmente mejores sueldos. Esta rotación tiene un alto impacto en el proyecto, debido a que formar a un nuevo recurso SAP dándole el tiempo suficiente para que adquiera los conocimientos propios del negocio, atrasa al proyecto. Y si pensamos en un equipo donde rotan varios recursos en el mes, podemos imaginarnos las terribles consecuencias que esto trae aparejado en cuanto a retrasos en los tiempos de entrega fundamentalmente.

· Política

Cada proyecto de sistemas que se realice tiene involucradas cuestiones políticas en mayor o menor grado. Es importante asegurarnos que la política y las agendas ocultas de esta no descarrilen el proceso de implementación.

Es importante saber que en muchas empresas donde se decide implementar un sistema de la embargadura de SAP, la decisión de instalar ese sistema de esa marca y no de otra, tiene en muchos casos que ver con intereses particulares de los gerentes o directores de las empresas. Estos intereses pueden ser buenos o malos, es decir pueden inclinarse por la instalación de cierto sistema porque creen que es el más adecuado para resolver las necesidades de información que la empresa tiene o pueden elegir en base a un redito o beneficio personal, que les puede traer la instalación de un sistema y no otro. En conclusión, los sistemas de tipo ERP son sistemas caros, y la gerencia o dirección de una empresa seguramente va a tener mayor jerarquía cuanto mayor presupuesto maneje, por lo tanto, instalar este tipo de sistemas va a aumentar notablemente el peso que la gerencia o dirección de sistemas tenga en la empresa.

Los errores más comunes en Implementaciones de SAP

La implementación de un sistema ERP como SAP supone un cambio que afecta a todos los niveles de la organización, es para muchos un proceso complejo y puede legar a ser hasta doloroso si caen en ciertas situaciones y errores comunes como los siguientes:

1- No tener objetivos claros y definidos a cumplir en el período de tiempo y con el presupuesto asignado.

2- Falta de compromiso de la dirección de la empresa con el proyecto, ésta se refleja en todos los niveles de la organización, restándole prioridad e importancia.

3- Ausencia de involucramiento de los directivos durante las reuniones para definir el alcance y modelado del sistema. Esto pudiera derivar en que el modelo no cumpla con sus requerimientos y si además esto se detecta en una etapa tardía del proyecto, como las capacitaciones, hacer cambios Involucra tiempos y costos adicionales y confunde a los usuarios finales.

4- Pensar que la implementación de SAP es un proyecto de sistemas y no visualizarlo como un proyecto integral y estratégico para el crecimiento de la organización, que incluye no sólo recursos tecnológicos y de infraestructura sino el activo más valioso, el capital humano.

5- Dejar la responsabilidad del proyecto en el proveedor la implementación leva una corresponsabilidad clara entre la organización y la empresa que implementa SAP. No perder de vista que el resultado de la implementación será la herramienta con la que la empresa va operar sus procesos diarios.

6- No asignar un líder de proyecto que tenga un nivel de jerarquía para tomar decisiones y que además tenga claros los objetivos que se persiguen con la implementación. No se trata de asignar a la persona que está disponible para levar las actividades del proyecto, se debe pensar en la asignación de la persona que, dentro de la organización, tiene liderazgo, conoce sus procesos y puede tomar decisiones.

7- Falta de un equipo de trabajo comprometido y con una actitud innovadora, es una realidad que durante las fases de la implementación habrá situaciones que resolver unas más complicadas que otras, así que es importante contar con las personas adecuadas y que además conserven una actitud positiva, de conciliación y resolución de problemas. Es muy fácil caer en el lado negativo, lo interesante siempre será construir soluciones.

8- Evitar la confrontación cuando se trata de un asunto prioritario para la realización del proyecto como puede ser aclarar una definición, un alcance o algo que por el contrario esta fuera de lo acordado es importante atacar estos puntos rápidamente, de forma clara, ordenada e involucrando a las personas correctas.

9- No llevar una metodología adecuada a las mejores prácticas que permita documentar todas las fases y acuerdos a los que se llegan. De igual manera debe haber revisiones periódicas del cumplimiento de estos acuerdos y avances.

10- Basarse en suposiciones, "yo supuse que el proceso se hacía de tal o cual forma", "yo supuse que ustedes iban a hacer tal o cual actividad. Este es uno de los errores que pueden presentarse más comúnmente a lo largo de todas las teses de la implementación de SAP, para evitarlo es importante tener documentos que definan los procesos con todos sus escenarios (incluyendo los no comunes) y también que especifiquen actividades y responsabilidades con nombre y apellido. Todo debe quedar por escrito y debidamente firmado.

Las buenas prácticas para minimizar riesgos

Existen buenas prácticas que podemos llevar a cabo al momento de la implementación del sistema SAP en la empresa que ayudan a minimizar los riesgos en los proyectos.

A continuación, mencionamos algunas de estas buenas prácticas:

· Usar Metodologías de Administración de Proyectos.

· Llevar a cabo regularmente reuniones de planeación estratégica para asegurar alineación de objetivos.

· Conducir encuestas de satisfacción de los clientes internos.

· Crear y usar métricas para evaluación de desempeño.

· Usar metodologías para establecimiento de prioridades.

· Realizar auditorías financieras.

· Usar programas de desarrollo de liderazgo.

· Incluir al ejecutivo de sistemas como parte del comité ejecutivo.

· Conducir auditorías post implementación.