✒️Los factores de éxito y fracaso en una Implementación SAP

Los Factores de Éxito de una implementación SAP

El éxito es relativo, es por ello que ante una implementación SAP finalizada respetando el tiempo y presupuesto disponible, hay que hacerse las siguientes preguntas:

• ¿El alcance inicial fue completado o se tuvieron que sacar procesos del alcance para lograrlo?
• ¿Cómo son las cosas ahora que la empresa salió en vivo?
• ¿Está funcionando bien el sistema?
• ¿Están los usuarios finales totalmente entrenados?
• ¿Se necesita el apoyo de la consultoría para mantener el día a día de la empresa?

Si las repuestas a estas preguntas son positivas, se considera que una implementación SAP ha sido exitosa.

Los Factores que determinan el éxito relativo de un proyecto son los siguientes:

Comunicación:

Factor importante en una implementación SAP esta debe ser Específica, exacta y oportuna, para llegar a esto ideal es que los integrantes del proyecto tengan sus lugares de trabajo en el mismo lugar.

Apoyo Total de la Dirección:

Si la dirección de la empresa no da su apoyo la implementación difícilmente esta será exitosa. La dirección de una empresa debe tener en cuenta que dicha implementación es importante para los miembros del equipo, usuarios finales por mencionar algunos.

Este apoyo importante para una implementación se puede dar desde participar activamente en la planificación y dirección del proyecto hasta las actividades importantes y actividades diarias del proyecto.

Alcance Apropiado:

Si bien el sistema SAP hace de todo, hay que ser realistas e implementar solo los módulos que la organización necesite para satisfacer sus necesidades y no más, esto hay que definirlo desde un principio.

Motivar, Apreciar y Premiar a las Personas:

La motivación de los miembros del equipo es un buen aliado ya que de este modo el integrante hará su máximo esfuerzo para que la implementación sea exitosa, quien lidera el proyecto debe estar involucrado en el día a día del proyecto es importante que esto sea de ese modo.

Manejar el Cambio:

Muchos por naturaleza se oponen al cambio, la incertidumbre los mantiene inquietos, pudiendo entorpecer de alguna manera la implementación del sistema, es importante hacer entender a los integrantes de una organización que los cambios son para bien y que no es sencillo por lo que se va a necesitar toda la disposición posible.

Encontrar a los Mejores Recursos:

Para la implementación de SAP es preciso contar con personal experimentado ya que este tipo de implementación tiene numerosos desafíos, por lo que la falta de motivación asociada a los altos niveles de cambio puede derivar que dicho personal se vaya de la empresa y encontrar su reemplazo tomaría tiempo que seria un desastre para un proyecto ya que el nuevo integrante debe adquirir los conocimientos propio del negocio.

Política:

Cuestiones políticas siempre van a existir en los proyectos de sistemas ya sea en menor o mayor grado, es crucial que dichas políticas no entorpezcan el proceso de implementación.

Los errores más comunes en Implementaciones de SAP

Una implementación de un ERP en una organización tiene un fuerte impacto en todos los niveles de esta, y puede llegar a ser un dolor de cabeza si se cae en uno de estos errores:

No tener Objetivos Claros y definidos a cumplir en el periodo de tiempo con el presupuesto asignado.

Falta de compromiso en la dirección de la empresa con el proyecto, ésta se refleja en todos los niveles de la organización, restándole prioridad e importancia.

Ausencia de involucramiento e los directivos durante as reuniones para definir el balance y modelado del sistema y esto es crítico ya que si hay algún error que no se detecta a tiempo acarrea tiempo y costos adicionales.

Pensar que la implementación de SAP es un proyecto de Sistemas y no Visualizarlo como un proyecto integral y estratégico para el crecimiento de la organización, que incluye no solo recursos tecnológicos y de infraestructura sino que también el activo mas valioso... El capital Humano.

Dejar la Responsabilidad del Proyecto en el proveedor la implementación de SAP lleva una corresponsabilidad entre la Organización y la empresa que hace la implementación, la empresa debe vigilar que el proceso vaya según lo definido.

No Asignar un líder de proyecto que tenga un nivel de jerarquía para tomar decisiones y que además tenga claro los objetivos que se persiguen con la implementación. No es asignar simplemente a quien esté disponible, es asignar a quien tiene liderazgo, sabe los procesos de la empresa y puede tomar decisiones.

Falta de un equipo de trabajo comprometido y con una actitud innovadora, es bien sabido que durante alguna de las fases de la implementación habrá problemas que necesitarán resolverse, por lo que los integrantes deben ser de actitud positiva, conciliación y resolución de problemas.

Evitar la confrontación cuando se trata de un asunto prioritario para la realización del proyecto como por ejemplo aclarar una definición, alcance o algo que por el contrario está fuera de lo acordado, es importante atacar esos puntos rápidamente, de forma clara, ordenada e involucrando a las personas correctas.

No llevar una metodología adecuada a las mejores prácticas que permita documentar todas las fases y acuerdos a los que se llegan. De igual manera de haber revisiones periódicas del cumplimiento de estos acuerdos y avances.

Basarse en Suposiciones, "Yo supuse que el proceso se hacia de tal o cual forma", esto es uno de los errores que pueden presentarse a lo largo de las fases de implementación, para evitarlo es importante tener documentos que definan los procesos con todos sus escenarios (Incluyendo los no comunes) y también que especifiquen actividades y responsabilidades con nombre y apellido. Todo debe estar escrito y firmado.

Buenas Practicas para minimizar riesgos

Alguna de estas buenas practicas son las siguientes:

• Usar Metodologías de Administración de Proyectos
• Llevar a cabo regularmente reuniones de planeación estratégica para asegurar alineación de objetivos
• Conducir encuestas de satisfacción de los clientes internos
• crear y usar métricas para evaluación de desempeño
• Usar metodologías para el establecimientos de prioridades
• Realizar auditorias financieras
• Usar programas de desarrollo de liderazgo
• Incluir al ejecutivo de sistemas como parte del comité ejecutivo
• Conducir auditorías post implementación

Los Factores de éxito de una implementación SAP

Muchos se preguntan qué constituye una implementación exitosa de SAP, ya que como todos sabemos, el éxito es algo relativo.

Es por ello qué ante una implementación SAP que finaliza en tiempo y respetando el presupuesto debemos hacernos las siguientes preguntas:

• ¿El alcance inicial fue completado o se tuvieron que sacar procesos del alcance para lograrlo?
• ¿Cómo son las cosas ahora que la empresa salió en vivo?
• ¿Está funcionando bien el sistema?
• ¿Están los usuarios finales totalmente entrenados?
• ¿Se necesita el apoyo de la consultoría para mantener el día a día de la empresa?
  

Se detalla una lista de factores que determinan el éxito relativo de un proyecto:

• Comunicación:

para una implementación exitosa de un proyecto SAP, el factor número uno es tener una buena comunicación entre los miembros del equipo del proyecto.

La clave es que la comunicación sea buena, específica, exacta y oportuna. Para lograr este tipo de buena comunicación, los integrantes del equipo deben tener idealmente sus lugares de trabajo físicamente juntos.

Como dato curioso en muchos casos las empresas consultoras, para disminuir los costos del cliente, tercerizando mucho de los desarrollos ABAP fuera de la ciudad, fuera del país y en la mayoría de los casos a otros continentes.

Algunas empresas consultoras que realizan estas prácticas defenderán que es posible y que ellos tienen historias de éxito utilizando esta metodología. Se tiene testimonio de este éxito cuando vemos las horas de consulta sin fin que el cliente tiene que pagar debido a este método.

• Apoyo Total de la Dirección:

es importante comprender que nada pasará si la dirección de la empresa no lo apoya. Debe haber compromiso total y absoluto y apoyo para el proyecto. Si la dirección no muestra hola tanto en palabras como en hechos que la implementación de SAP es importante para los miembros del equipo, usuarios finales y así sucesivamente coma y entonces el proyecto fracasará.

Las maneras en que la dirección proporciona apoyo al proyecto, es por participación activa en la planificación y dirección del proyecto. Proactivamente no solo se involucra a la línea de alto nivel y toma de decisión, sino también al nivel más alto y así como en las actividades importantes y actividades diarias del proyecto.

• Alcance Apropiado:

¿Qué módulos de SAP se implementarán en la empresa?. A menudo los miembros del equipo de implementación se entusiasman y quieren implementar el cien por cien de los procesos que SAP ofrece y esto no es posible ya que SAP debe se implementado según las necesidades del negocio.

• Motivar, Apreciar y Premiar a las Personas:

este punto es fundamental ya que las personas trabajarán el doble de duro si se sienten apreciadas, motivadas y premiadas. Para que las personas que forman parte del equipo del proyecto tengan esa sensación, también es importante que aquel que lidere el proyecto, esté involucrado en el día a día del proyecto.

• Manejar el Cambio:

Uno de los factores más importantes es como la empresa maneja los cambios. Esta es una de las partes más riesgosas. Hacer entender a las personas que los cambios son algo bueno no es algo sencillo.

• Encontrar a los Mejores Recursos:

para implementar SAP es necesario contar con personal idóneo y experimentado. Los desafíos de este software están integrados y el gerenciamiento de los cambios en los negocios también requiere aptitudes que hoy en día escasean. La pérdida de motivación asociada con los altos niveles de cambio puede derivar en que personal con mucha experiencia se vaya de la empresa.

• Política:

Cada proyecto de sistemas que se realice tiene involucradas cuestiones políticas en mayor o menor grado. Es importante asegurarnos que la política y las agendas ocultas de esta, no descarrilen el proceso de implementación.

Los errores más comunes en implementaciones de SAP

la implementación de un sistema ERP como SAP supone un cambio que afecta a todos los niveles de la organización, es para muchos un proceso complejo y puede llegar a ser hasta doloroso si caen en ciertas situaciones y errores comunes como los siguientes:

1. No tener objetivos claros y definidos a cumplir en el periodo de tiempo y con el presupuesto asignado.
   
2. Falta de compromiso de la dirección de la empresa con el proyecto, esta se refleja en todos los niveles de la organización, y restándole prioridad e importancia.
   
3. Ausencia de involucramiento de los directivos durante las reuniones para definir el alcance y modelado del sistema. Esto pudiera derivar en que el modelo no cumpla con sus requerimientos y si además esto se detecta en una etapa tardía del proyecto, como las capacitaciones, hacer cambios involucra tiempos y costos adicionales y confunde a los usuarios finales.
   
4. Pensar que la implementación de SAP es un proyecto de sistemas y no visualizarlo como un proyecto integral y estratégico para el crecimiento de la organización, que incluye no sólo recursos tecnológicos y de infraestructura sino el activo más valioso, el capital humano.
   
5. Dejar la responsabilidad del proyecto en el proveedor, la implementación lleva una corresponsabilidad clara entre la organización y la empresa que implementa SAP. No perder de vista que el resultado de la implementación será la herramienta con la que la empresa va a operar sus procesos diarios.
   
6. No asignar un líder de proyecto que tenga un nivel de jerarquía para tomar decisiones y que además tenga claros los objetivos que se persiguen con la implementación. No se trata de asignar a la persona que está disponible para llevar las actividades del proyecto, se debe pensar en la asignación de la persona que dentro de la organización, tiene liderazgo, conoces sus procesos y puede tomar decisiones.
   
7. Falta de un equipo de trabajo comprometido y con una actitud innovadora, es una realidad que durante las fases de la implementación habrá situaciones que resolver unas más complicadas que otras, así que es importante contar con las personas adecuadas y que además conserven una actitud positiva, de conciliación y resolución de problemas. Es muy fácil caer en el lado negativo, lo interesante siempre será contribuir soluciones.
   
8. Evitar la confrontación cuando se trata de un asunto prioritario para la realización del proyecto como puede ser aclarar una definición, un alcance o algo que por el contrario está fuera de lo acordado es importante atacar esos puntos rápidamente, de forma clara, ordenada involucrando a las personas correctas.
   
9. No llevar una metodología adecuada a las mejores prácticas que permita documentar todas las fases y acuerdos a los que se llega. De igual manera debe haber revisiones periódicas del cumplimiento de estos acuerdos y avances.
   
10. Basarse en suposiciones, "yo supuse que el proceso se hacía de tal o cual forma", "yo supuse que ustedes iban a ser tal o cual actividad". Este es uno de los errores que pueden presentarse más comúnmente a lo largo de todas las fases de implementación de SAP, para evitarlo es importante tener documentos que definan los procesos con todos sus escenarios (incluyendo los no comunes) y también que se especifiquen actividades y responsabilidades con nombre y apellido. Todo debe quedar por escrito y debidamente firmado.

Las Buenas Prácticas para Minimizar Riesgos:

Existen buenas prácticas qué podemos llevar a cabo al momento de la implementación del sistema SAP en la empresa que ayuda a minimizar los riesgos en los proyectos. A continuación, mencionamos algunas de estas buenas practicas.

• Usar metodologías ve a administración de proyectos.
• Llevar a cabo regularmente reuniones de planeación estratégica para asegurar planeación de proyectos.
• Conducir encuestas de satisfacción de los clientes internos.
• Crear y usar métricas para evaluación de desempeño.
• Usar metodologías para establecimiento de prioridades.
• Realizar auditorías financieras.
• Usar programas de desarrollo de liderazgo.
• Incluir al Ejecutivo de sistemas como parte del Comité Ejecutivo.
• Conducir auditorías post implementación.