LOS FACTORES DE ÉXITO DE UNA IMPLEMENTACION SAP
Al terminar la implementación debemos preguntarnos:
¿El alcance inicial fue completado o de tuvieron que sacar procesos del alcance para lograrlo?
¿Cómo son las cosas ahora que la empresa salió en vivo?
¿Está funcionando bien el sistema?
¿Los usuarios finales están totalmente entrenados?
¿Se necesita el apoyo de la consultoría para mantener el día a día de la empresa?
Factores que determinan el éxito relativo de la implementación:
- Comunicación: Comunicación específica, exacta y oportuna entre los miembros del equipo del proyecto. Para lograrlo deben trabajar idealmente en el mismo lugar físico.
- Apoyo total de la dirección: Compromiso total y apoyo al proyecto por parte de la dirección para que no fracase. Se lograra por su participación activa en la planificación y dirección del proyecto.
- Alcance apropiado: SAP debe ser implementado solo según las necesidades del negocio.
- Motivar, Apreciar y Premiar a las personas: Para esto es importante que el líder del proyecto esté involucrado en el día a día del proyecto.
- Manejar el cambio: Hacer entender a los empleados que los cambios son algo bueno y no afectara su seguridad en el trabajo siempre y cuando logren adaptarse.
- Encontrar los mejores recursos: Es necesario contar con personal idóneo y experimentado. El cliente y la dirección deben estar involucrados en el proceso de contratación.
- Política: Cada proyecto de sistemas tiene cuestiones políticas involucradas en mayor o menor medida, debemos asegurarnos que lo descarrilen el proceso de implementación.
Los errores más comunes en la implementación de SAP:
- No tener objetivos claros y definidos.
- Falta de compromiso de la dirección: Se refleja en todos los niveles de la organización, restándole prioridad e importancia.
- Ausencia de involucramiento de los directivos: Puede derivar en decisiones que no cumplan con los requisitos de la empresa, por lo que se necesitaran cambios en el modelo involucrando tiempos y costos adicionales.
- Pensar que la implementación de SAP es un proyecto de sistemas: SAP es un proyecto integral y estratégico para el crecimiento de la organización que requiere recursos tecnológicos, de infraestructura y el más valioso, el capital humano.
- Dejar la responsabilidad del proyecto en el proveedor: No se debe perder de vista que lo implementado será herramienta cotidiana de la empresa, por eso debe estar plenamente involucrada en el proceso de implementación.
- No asignar un líder del proyecto que tenga un nivel de jerarquía para tomar decisiones, objetivos claros, liderazgo y conocimiento de los procesos.
- Falta de un equipo de trabajo comprometido y con actitud innovadora.
- Evitar la confrontación cuando se trata de un asunto prioritario: Es importante abordar los asuntos críticos de manera rápida, clara, ordenada e involucrando a las personas correctas.
- No llevar una metodología adecuada a las mejores prácticas: Se deben documentar todas las fases y acuerdos a los que se lleguen con revisiones periódicas de su cumplimiento.
- Basarse en suposiciones: Para evitarlo es importante tener documentos que definan los procesos con todos los escenarios posibles, especificaciones de actividades y responsabilidades debidamente distribuidas. Todo escrito y firmado.
Las buenas prácticas para minimizar riesgos
- Usar metodologías de Administración de Proyectos:
- Hacer regularmente reuniones de planeación estratégica para asegurar alineación de objetivos.
- Conducir encuestas de satisfacción de los clientes internosàPersona que recibe los resultados.
- Crear y usar métricas para evaluación de desempeño.
- Usar metodologías para establecimiento de prioridades.
- Realizar auditorías financieras.
- Usar programas de desarrollo de liderazgo.
- Incluir al ejecutivo de sistemas como parte del comité ejecutivo.
- Conducir auditorias post implementación.