✒️SAP / Los factores de éxito y fracaso en una Implementación SAP Por Marcos Serrada Martínez
Los factores de éxito y fracaso en una Implementación SAP
Factores de éxito y fracaso en una implementación SAP
Factores de éxito
Debemos hacernos las siguientes preguntas:
- El alcance inicial fue completado o se tuvieron que sacar procesos de alcance para lograrlo?
- Cómo son las cosas ahora que la empresa salió en vivo?
- Está funcionando bien el sistema?
- Están los usuarios finales totalmente entrenado?
- Se necesita el apoyo de la consultoría para mantener el día día de la empresa?
Las respuestas a estas preguntas nos ayudarán a saber si la implementación ha sido exitosa.
Factores que determinan el éxito relativo de un proyecto
COMUNICACIÓN: la clave es que la comunicación entre los miembros del equipo del proyecto sea buena, específica, exacta y oportuna, para ello se recomienda que los integrantes del equipo tengan idealmente sus lugares de trabajo físicamente juntos.
APOYO TOTAL DE LA DIRECCIÓN: si la dirección no muestra tanto en palabras como hechos que la implementación de SAP es importante para los miembros del equipo, usuarios finales y así sucesivamente, el proyecto fracasara. La manera en que la dirección apoya al proyecto, y por participación activa en la planificación y dirección del proyecto.
ALCANCE APROPIADO: decidir de acuerdo a las necesidades del cliente ¿ qué módulos de SAP se implementarán en la empresa ? recordando o sabiendo que no pueden implementarse todos.
MODIFICAR, APRECIAR Y PREMIAR A LAS PERSONAS: fundamental ya que las personas trabajar el doble de duro si se sienten motivada, apreciada y premiadas, esto con que el líder del proyecto esté involucrado en el día día del proyecto.
MANEJAR EL CAMBIO: esta es una de las partes más riesgoso ya que hacer entender a las personas que los cambios son algo bueno no es tarea fácil
ENCONTRAR LOS MEJORES RECURSOS: se debe contar con el personal idóneo y experimentado para implementar SAP.
POLÍTICA: es importante asegurarnos que la política y la agenda oculta, no descarrilen el proceso de implementación.
Errores más comunes en la implementación de SAP
- No tener objetivos claros y definido a cumplir en el periodo de tiempo y con el presupuesto asignado.
- Falta de compromiso de la dirección de la empresa con el proyecto, ésta se refleja en todos los niveles de la organización, restándole prioridad importancia.
- Ausencia de involucramiento de los directivos durante las reuniones para definir el alcance y modelado del sistema. Esto pudiera derivar en que el modelo no cumple con los requerimientos y si además esto se detecta en una etapa tardía del proyecto, como las capacitaciones, hacer cambios involucra tiempo y cuarto adicionales y confunde a los usuarios finales.
- Pensar que la implementación de SAP es un proyecto de sistema y no visualizarlo como un proyecto integral y estratégico para el crecimiento de la organización, que incluye no solo recursos tecnológicos y de infraestructura sino el activo más valioso, el capital humano.
- Dejar la responsabilidad del proyecto en el proveedor la implementación lleva una corresponsabilidad Clara entre la organización y la empresa que implementa S.A.T. No perder de vista que el resultado de la implementación será la herramienta con la que la Empresa va a operar sus procesos diario.
- No asignar un líder de proyecto que tenga un nivel de jerarquía para tomar decisiones y que además tenga claro los objetivos que se persiguen con la implementación. No se trata de asignar a la persona que está disponible para llevar a la actividad del proyecto, se debe pensar en la simulación de la persona que dentro de la organización tiene liderazgo conoce sus procesos y puede tomar decisiones.
- Falta de amor equipo de trabajo comprometido y con una actitud innovadora, es una realidad que durante las fases de implementación habrá situaciones que resolver unas más complicadas que otras, así que es importante contar con las personas adecuadas y que además conserve una actitud positiva, de conciliación y resolución de problemas. Es muy fácil caer en el lado negativo, lo interesante siempre será construir soluciones.
- Evitar la contaminación cuando se trata de un asunto prioritario para la realización del proyecto como puede ser aclarar una definición, un alcance o algo que por el contrario que está fuera de lo acordado es importante acatar esto. Rápidamente, de forma clara, ordenada involucrando a la persona correcta.
- No llevar una metodología adecuada a las mejores prácticas que permita documentar todas las fases de acuerdo a los que se llegan. De igual manera debe haber revisiones periódicas del cumplimiento de estos acuerdos y avance.
- Basarse en suposiciones, “ yo supuse que el proceso se hacía de tal o cual forma”, “ yo supuse que ustedes iban a ser tal o cual actividad”. Este es uno de los errores que pueden presentarse más comúnmente a lo largo de toda la fase de implementación de SAP, para evitarlo es importante tener documento que definan los procesos con lo que sus escenarios incluyéndolo no comunes y también que especifiquen actividades y responsabilidades con nombre y apellido. Todo debe quedar por escrito y debidamente firmado.
Buenas prácticas para minimizar riesgos
Existen buenas prácticas que podemos llevar a cabo al momento de la implementación del sistema SAP en la empresa que ayuda a minimizar los riesgos en los proyectos:
- Usar metodologías administración de proyectos
- Llevar a cabo regularmente reuniones de planeación estratégica para asegurar alineación de objetivos
- Conducir encuesta de satisfacción de los clientes internos
- Crear usar métricas para evaluación de desempeño
- Usar metodologías para establecimiento de prioridades
- Realizar auditorías financieras
- Usar programas de desarrollo de liderazgo
- Incluir al ejecutivo de sistemas como parte del comité ejecutivo
- Conducir auditoría pos implementación
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Sobre el autor
Publicación académica de Marcos José Serrada Martínez, en su ámbito de estudios para el Curso Introducción SAP.
SAP Senior
Marcos José Serrada Martínez
Profesión: Ingeniero Electricista - Venezuela - Legajo: HM60S
✒️Autor de: 38 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Mi nombre es marcos serrada, tengo 28 años de edad. soy venezolano oriundo en píritu estado portuguesa, venezuela. actualmente vivo en cabudare estado lara, venezuela, donde busco de nuevas oportunidades. soy una persona capaz de adaptarse a cualquier situación y que da lo mejor de sí siempre, considero soy una persona resolutiva, con buen ánimo y capaz de resolver problemas fácilmente. al mismo tiempo que me esfuerzo por trabajar en equipo y fomentar el compañerismo. soy ingeniero electricista egresado en diciembre de 2020, desde entonces le di una pausa a mi profesión y me dedique al área agrícola, donde me he desempeñado como encargado general de la agropecuaria durante 3 años. actualmente me encuentro realizando un curso de sap con el fin de adquirir nuevas herramientas profesionales y nuevos conocimientos y formarme como consultor sap.
Certificación Académica de Marcos Serrada
