✒️SAP / Los factores de éxito y fracaso en una Implementación SAP Por Maria Villalba

Los factores de éxito y fracaso en una Implementación SAP

Los factores de éxito de una implementación SAP

Muchos se preguntan que constituye una implementación exitosa de SAP, es por ello que ante una implementación SAP que finaliza en tiempo y respetando el presupuesto debemos hacernos las siguiente preguntas:

¿El alcance inicial fue completado o se tuvieron que sacar procesos del alcance para lograrlo?

¿Cómo son las cosas ahora que la empresa salió en vivo?

¿Está funcionando bien el sistema?

¿Están los usuarios finales totalmente entrenados?

¿Se necesita el apoyo de la consultoría para mantener el día a día de la empresa?

Solo una vez que hemos puesto estas preguntas en perspectiva, podemos realmente definir que la implementación de SAP ha sido exitosa.

Factores que determinan el éxito relativo de un proyecto:

Comunicación: Para una implementación exitosa de un proyecto SAP, el factor número uno es tener buena comunicación entre los miembros del equipo del proyecto.

La clave es que la comunicación sea buena, específica, exacta y oportuna. Para lograr este tipo de buena comunicación, los integrantes del equipo deben idealmente sus lugares de trabajo físicamente juntos.

En muchos casos las empresas consultoras, para disminuir los costos del cliente, tercerizan muchos de los desarrollados ABAP fuera de la ciudad, fuera del país y en la mayoría de los casos a otros continentes.

Algunas empresas consultoras que realizan estas prácticas defenderán que es posible y que ellos tienen historias de éxito utilizando esta metodología. Se tiene testimonio de este éxito cuando vemos las horas de consultoría sin fin que el cliente tiene que pagar debido a este método

Apoyo total de la dirección: Es importante comprender que nada pasará si la dirección de la empresa no lo apoya. Debe haber compromiso total y absoluto y apoyo para el proyecto. Si la dirección no muestra, tanto en palabras como en hechos que la implementación de SAP es importante para los miembros del equipo, usuarios finales y así sucesivamente, entonces el proyecto fracasará

Las maneras en que la dirección proporciona apoyo al proyecto, es por participación activa en la planificación y dirección del proyecto. Proactivamente no solo se involucra a la línea de alto nivel y toma de decisión, sino también al nivel más bajo y así como en las actividades importantes y actividades diarias del proyecto

Alcance apropiado: ¿Qué módulo de SAP se implementará en la empresa?. A menudo los miembros del equipo de implementación se entusiasman y quieren implementar el cien por cien de los procesos que SAP ofrece y esto no es posible ya que SAP debe ser implementado según las necesidades del negocio.

Es importante ser realistas en el momento de definir el alcance del proyecto, ya que si bien SAP puede hacer casi todo, esto no significa que se debe implementar casi todo.

Motivar, Apreciar y Premiar a las personas: Este punto es fundamental ya que las personas trabajarán el doble de duro si se sienten apreciadas, motivadas y premiadas. Para que las personas que forman parte del equipo del proyecto tengan esta sensación, también es importante que aquel que lidere el proyecto, esté involucrado en el día a día del proyecto.

Manejar el cambio: Uno de los factores más importante es como la empresa maneja los cambios. Esta es una de las partes más riesgosas. Hacer entender a las personas que los cambios son algo bueno no es algo sencillo.

Las personas normalmente tienen miedo del cambio en los negocios ya que ellos tienen miedo por su seguridad en el trabajo y desgraciadamente así es.

Encontrar a los mejores recursos: Para implementar SAP es necesario contar con personal idóneo y experimentado. Los desafíos de este software tan integrado y el gerenciamiento de cambio en los negocios también requieren aptitudes que hoy en día escasean. La pérdida de motivación asociada con los altos niveles de cambio puede derivar en que personal con mucha experiencia se vaya de la empresa

El cliente y la dirección deben estar involucrados en el proceso de contratación del equipo que llevará adelante el proyecto.

Política: Cada proyecto de sistemas que se realice tiene involucradas cuestiones políticas en mayor o menor grado.

Es importante asegurarnos que la política y las agendas ocultas de esta, no descarrilen el proceso de implementación.

Los errores más comunes en Implementación de SAP

La Implementación de un sistema ERP como SAP supone un cambio que afecta a todos los niveles de la organización, es para muchos un proceso complejo y puede llegar a ser hasta doloroso si caen en ciertas situaciones y errores comunes como los siguientes:

1. No tener objetivos claros y definidos a cumplir en el período de tiempo y con el presupuesto asignado.
2. Falta de compromiso de la dirección de la empresa con el proyecto, ésta se refleja en todos los niveles de la organización, restándole prioridad e importancia.
3. Ausencia de involucramiento de los directivos: durante las reuniones para definir el alcance y modelado del sistema. Esto pudiera derivar en que el modelo no cumpla con sus requerimientos y si además esto se detecta en una etapa tardía del proyecto, como las capacitaciones, hacer cambios involucra tiempos y costos adicionales y confunde a los usuarios finales.
4. Pensar que las implementación de SAP es un proyecto de sistemas y no visualizarlo como un proyecto integral y estratégico para el crecimiento de la organización, que incluye no sólo recursos tecnológicos y de infraestructura sino el activo más valioso, el capital humano.
5. Dejar la responsabilidad del proyecto en el proveedor, la implementación lleva una corresponsabilidad clara entre la organización y la empresa que implementa SAP. No perder de vista que el resultado de la implementación será la herramienta con la que la empresa va operar sus procesos diarios.
6. No asignar un líder de proyecto que tenga un nivel de jerarquía para tomar decisiones y que además tenga claros los objetivos que se persiguen con la implementación. No se trata de asignar a la persona que está disponible para llevar las actividades del proyecto, se debe pensar en la asignación de la persona que dentro de la organización, tiene liderazgo, conoce sus procesos y puede tomar decisiones
7. Falta de un equipo de trabajo comprometido y con una actitud innovadora, es una realidad que durante las fases de la implementación habrá situaciones que resolver unas más complicadas que otras, así que es importante contar con las personas adecuadas y que además conserven una actitud positiva, de conciliación y resolución de problemas. Es muy fácil caer en el lado negativo, lo interesante siempre será construir soluciones.
8. Evitar la confrontación cuando se trata de un asunto prioritario para la realización del proyecto como puede ser aclarar una definición, un alcance o algo que por el contrario esta fuera de lo acordado es importante atacar estos puntos rápidamente, de forma clara, ordenada e involucrando a las personas correctas
9. No llevar una metodología adecuada a las mejores prácticas que permita documentar todas las fases y acuerdos a los que se llegan. De igual manera debe haber revisiones periódicas del cumplimiento de estos acuerdos y avances.
10. Basarse en suposiciones, "Yo supuse que el proceso se hacia de tal o cual forma", "Yo supuse que ustedes iban a hacer tal o cual actividad". Este es uno de los errores que pueden presentarse más comúnmente a lo largo de todas las fases de la implementación de SAP, para evitarlo es importante tener documentos que definan los procesos con todos sus escenarios (incluyendo los no comunes) y también que especifiquen actividades y responsabilidades con nombre y apellido. Todo debe quedar por escrito y debidamente firmado.

Las buenas prácticas para minimizar riesgos

Existen buenas prácticas que podemos llevar a cabo el momento de la implementación del sistema SAP en la empresa que ayudan a minimizar los riesgos en los proyectos.

Algunas buenas prácticas:

Usar Metodologías de Administración de Proyectos

Llevar a cabo regularmente reuniones de planeación estratégica para asegurar alineación de objetivos

Conducir encuestas de satisfacción de los clientes internos

Crear y usar métricas para evaluación de desempeño

Usar metodología para establecimiento de prioridades

Realizar auditorias financieras

Usar programas de desarrollo de liderazgo

Incluir al ejecutivo de sistemas como parte del comité ejecutivo

Conducir auditorías post implementación