✒️SAP / Los factores de éxito y fracaso en una Implementación SAP Por Luciana Pascazzi
Los factores de éxito y fracaso en una Implementación SAP
Los factores de éxito y fracaso en una implementación SAP
Factores de éxito
Ante una implementación SAP que finaliza en tiempo y respetando el presupuesto debemos hacernos las siguientes preguntas para definir que la implementación fue exitosa:
- El alcance inicial fue completado o se tuvieron que sacar procesos del alcance para lograrlo?
- Como son las cosas ahora que la empresa salió en vivo?
- Esta funcionando bien?
- Están los usuario finales entrados?
- Se necesita el apoyo de la consultoría para mantener el día a día de la empresa?
Los factores que determinan el éxito son:
- Comunicación: tener buena comunicación entre los miembros del equipo del proyecto. La clave es que la comunicación sea buena, específica, exacta y oportuna. Para lograrlo los integrantes deben tener sus lugares de trabajo físicamente juntos.
- Apoyo total de la dirección: Debe haber compromiso total y absoluto y apoyo para el proyecto. Debe demostrarlo tanto con palabras y hechos que es importante para los miembros del equipo, usuarios finales y así. Proporciona apoyo participando activamente en la planificación y dirección del proyecto tanto en alto nivel tomando decisiones como en actividades importantes y diarias del proyecto.
- Alcance apropiado: SAP debe ser implementado según las necesidades del negocio. Es importante ser realista a la hora de definir el alcance del proyecto si bien SAP puede hacer casi todo no significa que se debe implementar casi todo.
- Motivar, apreciar y premiar a las personas: Las personas trabajaran el doble de duro si se sienten apreciadas, motivadas y premiadas. Para ello la persona que lidere el proyecto debe estar involucrado día a día en el proyecto.
- Manejar el cambio: Esta es una de las partes más riesgosas. Hacer entender a las personas que los cambios son algo bueno no es algo sencillo. Las personas normalmente tienen miedo del cambio en los negocios ya que tienen miedo de la seguridad en el trabajo.
- Encontrar a los mejores recursos: Para implementar SAP es necesario contar con personal idóneo y experimentado. Los desafíos y el gerenciamiento de cambios en los negocios requiere de aptitudes que hoy en día escasean. La pérdida de motivación de altos niveles de cambio puede derivar en que el personal con mucha experiencia se vaya de la empresa. El cliente y la dirección deben estar involucrados en el proceso de contratación del equipo que llevará adelante el proyecto.
- Política: cada proyecto de sistemas que se realice tiene involucradas cuestiones políticas en mayor o menor grado. Es importante asegurarnos que la política y las agendas ocultas de esta no descarrilen el proceso de implementación.
Errores
Errores comunes:
- No tener objetivos claros y definidos: en el período de tiempo y con el presupuesto asignado
- Falta de compromiso de la dirección: con el proyecto se refleja en todos los niveles restándoles prioridad e importancia
- Ausencia de involucramiento de los directivos: durante reuniones para definir el alcance y modelado del sistema. Puede derivar en que el modelo no cumpla con sus requerimientos y si además esto se detecta tarde hacer cambios involucra tiempos y costos adicionales y confunden al usuario final.
- Pensar que la implementación de SAP es un proyecto de sistemas: no visualizarlo como un proyecto integral y estratégico para el crecimiento de la organización que involucra el capital más importante que es el humano.
- Dejar la responsabilidad del proyecto en el proveedor: No se debe perder de vista que el resultado de la implementación será la herramienta con la que la empresa va a operar sus procesos diarios.
- No asignar un líder de proyecto que tenga un nivel de jerarquía para tomar decisiones: y que además tenga claro claros los objetivos que se persiguen con la implementación. Se debe pensar en la asignación de la persona que dentro de la organización tiene liderazgo, conoce sus procesos y puede tomar decisiones.
- Falta de un equipo de trabajo comprometido y con una actitud innovadora: durante las fases de la implementación habrá situaciones que resolver por lo que es importante contar con las personas adecuadas y que tengan actitud positiva, de conciliación y resolución de problemas.
- Evitar la confrontación cuando se trata de un asunto prioritario: cuando sea necesario aclarar una definición, un alcance o algo fuera de lo acordado es importante atacar estos puntos rápidamente de forma clara, ordenada e involucrar a las personas correctas
- No llevar una metodología adecuada a las mejores prácticas: que permita documentar todas las fases y acuerdos a los que se llegan. Debe haber revisiones periódicas del cumplimiento de estos acuerdos y avances.
- Basarse en suposiciones: Es el error más común para evitarlo es importante tener documentos que definan los procesos con todos sus escenarios y especifiquen actividades y responsabilidades con nombre y apellido.
Las buenas prácticas para minimizar riesgos
Buenas prácticas que ayudan a minimizar riesgos en los proyectos:
- Usar metodologías de administración de proyectos
- Llevar a cabo reuniones regularmente de planeación estratégica
- Conducir encuestas de satisfacción a clientes internos
- Usar métricas para evaluar desempeño
- Establecer prioridades
- Realizar auditorias financieras
- Usar programas de desarrollo de liderazgo
- Incluir ejecutivos de sistemas como parte del comité
- Conducir auditorías post implementación
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Sobre el autor
Publicación académica de Luciana Pascazzi, en su ámbito de estudios para el Curso Introducción SAP.
SAP SemiSenior
Luciana Pascazzi
Profesión: Administración de Empresas - Argentina - Legajo: PN48A
✒️Autor de: 31 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: PartTime
