✒️Los factores de éxito y fracaso en una Implementación SAP
Los factores de éxito y fracaso en una Implementación SAP
1. Factores de éxito de una implementación SAP
Preguntas:
¿El alcance inicial fue completado o se tuvieron que sacar procesos del alcance para lograrlo?
¿Cómo son las cosas ahora que la empresa salió en vivo?
¿Está funcionando bien el sistema?
¿Están los usuarios finales totalmente entrenados?
¿Se necesita el apoyo de la consultoría para mantener el día a día de la empresa?
Factores
- Comunicación: sea buena, específica, exacta y oportuna entre los miembros del equipo del proyecto. Mejor que los miembros estén físicamente juntos.
- Apoyo total de la dirección: participación activa en la planificación y dirección del proyecto. Proactivamente no solo se involucra a la línea de alto nivel y toma de decisión, sino también al nivel más bajo y así como en las actividades importantes y actividades diarias del proyecto.
- Alcance apropiado: que módulos de SAP se implementan en la empresa de acuerdo a las necesidades del negocio.
- Motivar, apreciar y premiar a las personas: lider involucrado siempre.
- Manejar el cambio: hacer entender a las personas que los cambios son buenos y no le tengan miedo al cambio.
- Encontrar los mejores recursos: personal idóneo y experimentado. Problema: Alta rotación de los recursos humanos, gran demanda de profesionales en SAP que buscan cambios con mejores condiciones.
- Política: Asegurarnos que la política y la agenda no descarrilen el proceso de implementación. La decision de instalar esa marca pueden ser intereses particulares de los gerentes (buenos o malos).
2. Los errores más comunes en implementaciones de SAP
- No tener objetivos claros y definidos a cumplir en el período de tiempo y con el presupuesto asignado.
- Falta de compromiso de la dirección de la empresa con el proyecto, ésta se refleja en todos los niveles de la organización, restándole prioridad e importancia.
- Ausencia de involucramiento de los directivos durante las reuniones para definir el alcance y modelado del sistema. Esto pudiera derivar en que el modelo no cumpla con sus requerimientos y si además esto se detecta en una etapa tardía del proyecto, como las capacitaciones, hacer cambios involucra tiempos y costos adicionales y confunde a los usuarios finales.
- Pensar que la implementación de SAP es un proyecto de sistemas y no visualizarlo como un proyecto integral y estratégico para el crecimiento de la organización, que incluye no sólo recursos tecnológicos y de infraestructura sino el activo más valioso, el capital humano.
- Dejar la responsabilidad del proyecto en el proveedor, la implementación lleva una corresponsabilidad clara entre la organización y la empresa que implementa SAP. No perder de vista que el resultado de la implementación será la herramienta con la que la empresa va operar sus procesos diarios.
- No asignar un líder de proyecto que tenga un nivel de jerarquía para tomar decisiones y que además tenga claros los objetivos que se persiguen con la implementación. No se trata de asignar a la persona que está disponible para llevar las actividades del proyecto, se debe pensar en la asignación de la persona que dentro de la organización, tiene liderazgo, conoce sus procesos y puede tomar decisiones.
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- Falta de un equipo de trabajo comprometido y con una actitud innovadora, es una realidad que durante las fases de la implementación habrá situaciones que resolver unas más complicadas que otras, así que es importante contar con las personas adecuadas y que además conserven una actitud positiva, de conciliación y resolución de problemas. Es muy fácil caer en el lado negativo, lo interesante siempre será construir soluciones.
- Evitar la confrontación cuando se trata de un asunto prioritario para la realización del proyecto como puede ser aclarar una definición, un alcance o algo que por el contrario esta fuera de lo acordado es importante atacar estos puntos rápidamente, de forma clara, ordenada e involucrando a las personas correctas.
- No llevar una metodología adecuada a las mejores prácticas que permita documentar todas las fases y acuerdos a los que se llegan. De igual manera debe haber revisiones periódicas del cumplimiento de estos acuerdos y avances.
- Basarse en suposiciones, "yo supuse que el proceso se hacía de tal o cual forma", "yo supuse que ustedes iban a hacer tal o cual actividad". Este es uno de los errores que pueden presentarse más comúnmente a lo largo de todas las fases de la implementación de SAP, para evitarlo es importante tener documentos que definan los procesos con todos sus escenarios (incluyendo los no comunes) y también que especifiquen actividades y responsabilidades con nombre y apellido. Todo debe quedar por escrito y debidamente firmado.
3. Las buenas prácticas para minimizar riesgos
- Usar Metodologías de Administración de Proyectos
- Llevar a cabo regularmente reuniones de planeación estratégica para asegurar alineación de objetivos
- Conducir encuestas de satisfacción de los clientes internos
- Crear y usar métricas para evaluación de desempeño
- Usar metodologías para establecimiento de prioridades
- Realizar auditorias financieras
- Usar programas de desarrollo de liderazgo
- Incluir al ejecutivo de sistemas como parte del comité ejecutivo
- Conducir auditorías post implementación
Sobre el autor
Publicación académica de Adriana Paola Lucuara Arenas, en su ámbito de estudios para el Carrera Consultor Basis NetWeaver.
SAP Master
Adriana Paola Lucuara Arenas
Colombia - Legajo: XU90C
✒️Autor de: 42 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor en SAP CO Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP CO Nivel Inicial
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Inicial
- Curso Introducción a SAP
Disponibilidad Laboral: FullTime
