SAP Business One cuenta con un módulo de gestión de proyectos que nos permite disponer de toda la información necesaria para dirigir y desarrollar cualquier proyecto de forma eficaz, desde la planificación inicial hasta la entrega final.
En este post vamos a ver cómo funciona el módulo de gestión de proyectos de SAP.
Para poder empezar a trabajar debemos activar la opción Gestión de Proyectos. Para ello accederemos al panel gestión, dentro de este clicaremos en inicialización del sistema, detalles empresas e inicialización básica. Es necesario que en la parte de abajo esté activada la gestión de proyectos. Una vez activada nos aparecerá un nuevo punto en el menú: gestión de proyectos.
Una vez dentro de Gestión de Proyectos, tenemos la subpestaña etapas, donde podemos personalizar estas etapas que trae SAP por defecto. Los proyectos cuentan con diferentes etapas y siempre podemos añadir más o editar los nombres de estas.
Para crear un nuevo proyecto, tenemos que acceder a la pestaña Gestión y pulsar en la opción “proyecto”. Aquí podremos decidir si es un grupo de gestión externo e interno, con fecha de inicio y fecha de vencimiento, incluso podemos asignarle un proyecto financiero e indicar que se trata de un proyecto con subproyectos.
Dentro de Gestión, encontramos varias pestañas:
Resumen
Aquí encontrarás un resumen del proyecto que te permite filtrar y revisar todos los detalles del proyecto o de los subproyectos en un único lugar.
Esta pestaña nos da la opción de indicar el nivel de riesgo, establecer un ramo para después clasificar los proyectos e incluir unos comentarios básicos que se pueden ver nada más meternos en el proyecto.
Subproyectos
En esta pestaña podemos indicar los subproyectos que tendría el proyecto principal. Una vez que hemos creado un proyecto, podremos empezar a crear subproyectos. Estos aparecerán en una lista y al seleccionar cada uno se abrirá una pestaña nueva, parecida a la de proyecto pero con menos información. En esta pestaña encontraremos etapas, un resumen del subproyecto, la descripción, el tipo y la contribución que tiene el proyecto principal. Además, podemos asignar un porcentaje al subproyecto correspondiente a lo que esté contribuyendo al proyecto principal.
Etapas
En este apartado es donde se organizan todos los hitos, etapas y partes del proyecto. A cada una de estas etapas podemos asignarle una fecha de inicio, una fecha de fin, la tarea que le corresponde, una descripción de esa tarea, un coste, y si está finalizando esa parte. Podemos indicar también un titular de la etapa y dependencias entre las etapas, es decir, hasta que no se finaliza una etapa anterior, no se puede comenzar una nueva. SAP Business One nos da la posibilidad de asignar a cada etapa una serie de asuntos pendientes, así como de fijar un responsable, unos costes, y anexar documentos, órdenes de fabricación y actividades.
En esta pestaña también encontramos un campo nuevo Facturable, que indica si el documento conectado al proyecto es facturable al cliente.
Resumen de Proyecto
El formulario para el resumen del proyecto proporciona los detalles de todo el proyecto en una tabla, mostrando la estructura jerárquica. Esta opción, nos permite calcular las cifras totales del proyecto, e incluso, cuando asignamos facturas, SAP recalcula las cifras y nos proporciona cifras de desviación en porcentaje.
Comentarios
En esta pestaña podemos poner comentarios generales más extensos que en la pestaña principal.
Soluciones Anexos
En este apartado podremos anexar documentos generales al proyecto principal.
Informes
El Informe de proyecto nos permite tener una visión global de todos los proyectos activos. Incluso nos da la opción de filtrar por etapas, acción bastante útil cuando estamos desarrollando varios proyectos a la vez.
En cuanto al Informe de asuntos pendientes, nos va a mostrar los asuntos que aún no se han resuelto de un proyecto en concreto. De este modo, podemos controlar a simple vista, todos los asuntos que quedan pendientes.
El Informe de hoja de cálculo nos indica el registro de tiempos y nos permite asignarlo al proyecto y a las etapas del proyecto.
En la versión SAP Business One 9.3 tenemos un gráfico de gant, que muestra el proyecto de manera completa y nos permite ver la distribución de todas las etapas y su reparto en el tiempo.
También incorpora un nuevo asistente de generación de documentos de facturación, que permite a los usuarios ver todos los documentos y partidas abiertas que estén pendientes de facturar, y facturarlos por aquí.
Con la gestión de proyectos nos resultará más fácil llevar un seguimiento del desarrollo de cualquier proyecto activo. Esta es solo una funcionalidad más de todas las que nos ofrece SAP Business One, la solución global para la gestión de tu empresa.