✒️SAP / Las tareas cross proyecto Por Daiana Pilato

• TAREAS CROSS PROYECTO

- Además de las fases específicas de un proyecto de implementación SAP, existen actividades y tareas transversales que, si bien no se asocian a una fase en particular, son cruciales para el éxito del proyecto. Estas incluyen la capacitación, el control del proyecto, la gestión de riesgos y la gestión del cambio.

1. LA CAPACITACIÓN

- La capacitación es fundamental, ya que cada grupo de usuarios tiene necesidades, preferencias y potencial de aprendizaje distintos, y deben ser entrenados en diferentes momentos del proyecto.

- Para la organización, la capacitación ofrece diversos beneficios:

# Aumento de la productividad y calidad del trabajo: Un personal bien capacitado es más eficiente y comete menos errores.

# Incremento de la rentabilidad: Mejora de procesos y reducción de ineficiencias se traducen en mayores ganancias.

# Mejora la moral de los trabajadores: Sentirse competentes y valorados impulsa la satisfacción laboral.

# Resolución de problemas concretos: Los empleados adquieren las habilidades para afrontar desafíos diarios.

# Disminución de la necesidad de supervisión: La autonomía y el conocimiento reducen la dependencia.

# Prevención de accidentes de trabajo: Un personal consciente y bien formado minimiza riesgos.

# Mejora la estabilidad y flexibilidad organizacional: La empresa se adapta mejor a los cambios y opera con mayor fluidez.

# Promueve la identificación con la empresa: Los empleados se sienten parte de un proyecto y valoran la inversión en su desarrollo.

# Mejora la imagen de la empresa: Una organización que invierte en su gente es percibida positivamente.

# Mejora la relación jefes - subordinados: La capacitación fomenta el diálogo y la colaboración.

# Ayuda a la comprensión y adopción de políticas: Facilita la implementación de nuevas directrices.

# Ayuda a reducir los costos: La eficiencia y la reducción de errores minimizan gastos.

- A nivel individual o personal, la capacitación también presenta beneficios:

# Ayuda a resolver problemas y tomar decisiones: Fortalece las habilidades de pensamiento crítico.

# Forja líderes y mejora las aptitudes comunicativas: Desarrolla el potencial de liderazgo y la interacción efectiva.

# Permite el logro de metas individuales: Las nuevas habilidades abren puertas a oportunidades de crecimiento.

# Aumenta la confianza en sí mismo: Elimina temores asociados a la incompetencia o la falta de conocimiento.

- Además, la capacitación genera beneficios en las relaciones humanas, internas y externas, y en la adopción de políticas, porque:

# Mejora la comunicación entre grupos e individuos.

# Ayuda en la orientación de nuevos empleados.

# Proporciona información sobre disposiciones oficiales.

# Hace viables las políticas de la organización.

# Alienta la cohesión de grupos.

# Proporciona una buena atmósfera para el aprendizaje.

# Convierte a la empresa en un entorno de mejor calidad para trabajar.

- Existen tres momentos clave para la capacitación en un proyecto de implementación de SAP:

# Antes del diseño conceptual: Los miembros del equipo del proyecto deben recibir capacitación para comprender los procesos a modelar y las potencialidades del sistema.

# Antes de la parametrización: El equipo del proyecto debe capacitarse en cursos de SAP para aprender a parametrizar el sistema.

# Antes de la entrada en productivo: Se debe diseñar un curso a medida, adaptado a la forma en que se operará el nuevo sistema. Este curso, dirigido a los usuarios finales, es el punto más importante para motivarlos.

2. EL CONTROL DEL PROYECTO

- El control del proyecto es esencial para asegurar el cumplimiento de los objetivos y el cronograma. Las actividades de control buscan garantizar que las metas se alcancen en el tiempo y con la calidad planificada, mediante una supervisión y medición del rendimiento de los resultados. Esto permite tomar acciones correctivas a tiempo, comparando la planificación inicial con los valores incurridos.

- La información de control debe ser proporcionada de manera oportuna para permitir la toma de decisiones correctivas antes de que sea demasiado tarde. Un buen liderazgo y una supervisión efectiva por parte del gestor del proyecto son cruciales en esta fase.

- Se pueden utilizar varios métodos de control:

# Diagrama de Gantt: Herramienta básica para la planificación del trabajo. Es un diagrama de barras que muestra el inicio y fin de las tareas, los grupos de tareas y las dependencias entre ellas.

# PERT (Técnica de Revisión y Evaluación de Programas): Método para describir, enlazar y analizar todas las tareas de un proyecto, estimando el tiempo para completar cada una y el tiempo mínimo para el proyecto total, considerando talentos y recursos.

# Cadena Crítica (CCPM): Método de gestión de proyectos que se enfoca en los recursos requeridos para ejecutar las tareas. Busca nivelar el uso de recursos, pero demanda flexibilidad en las horas de trabajo y la capacidad de cambiar rápidamente de tarea para no retrasar el proyecto.

- El ciclo de control de proyectos consta de cuatro fases:

a. Fase 1: Recopilación de la Información

- Se recolecta información y datos objetivos para definir la situación actual del proyecto. Las técnicas más comunes son:

# Reuniones de seguimiento: Se recopila información sobre la situación del proyecto, riesgos y estado de las tareas en curso, identificando desviaciones.

# Revisiones técnicas: Exámenes o reuniones de control con expertos internos o externos al proyecto, a menudo vinculadas a un hito de entrega o facturación.

# Panel de control: Herramienta útil para conocer cuantitativamente la situación real del proyecto en base a métricas clave, comparándolas con los objetivos.

b. Fase 2: Evaluación de la Situación

- A partir de la información recopilada, se evalúa la situación para determinar si el proyecto cumplirá los objetivos o para cuantificar los problemas detectados. La herramienta más efectiva es la predicción, que estima el valor final de las métricas a partir de los datos y el rendimiento actual del proyecto.

- Esto tiene dos utilidades:

# Confirma si una variación afectará los objetivos finales, decidiendo si se debe actuar.

# Permite analizar si las correcciones definidas tienen potencial para corregir la desviación.

c. Fase 3: Decidir Contramedidas

- Cuando se detecta, evalúa y confirma una desviación, se definen contramedidas para corregirla. Una metodología de solución de problemas puede basarse en seis pasos:

# Definir y acotar el problema.

# Recopilar detalles para determinar la causa raíz.

# Definir y evaluar opciones para solucionar la causa raíz y corregir la desviación.

# Seleccionar la opción a aplicar, basándose en predicciones sobre las contramedidas propuestas.

# Comunicar e implementar la solución seleccionada, modificando los planes del proyecto si es necesario.

# Seguir y validar que la solución se ha aplicado y ha resuelto el problema (cuando las métricas o la previsión muestren el retorno al plan original o el logro de los objetivos).

d. Fase 4: Informar y Seguir las Contramedidas

- Una vez definida la contramedida, es momento de ejecutarla y verificar su efectividad.

# Seguimiento de las contramedidas: Las contramedidas se traducen en nuevas tareas, cambios en objetivos actuales o nuevos plazos, modificando los planes del proyecto. Su aplicación debe gestionarse como una solicitud de cambio, pero originada por un problema.

# Comunicar las contramedidas: La comunicación es clave en dos direcciones:

- Del equipo del proyecto hacia el director: Datos actualizados sobre el estado del proyecto, suministrados por quienes realizan el trabajo.

Una comunicación eficaz permite descubrir problemas de forma prematura.

- Del director del proyecto hacia el equipo: Fundamental para implementar las contramedidas decididas,

permitiendo al equipo ver si se está corrigiendo el problema.

3. LA GESTIÓN DEL RIESGO

- La gestión de riesgos es el proceso proactivo de identificar, analizar y responder a los factores de riesgo a lo largo de la vida de un proyecto, en beneficio de sus objetivos. Implica el control de posibles eventos futuros, en lugar de ser reactivo.

- Al inicio de un proyecto, el riesgo es mayor que a medida que avanza hacia su finalización. Por ello, la gestión de riesgos debe realizarse al comienzo del ciclo de vida del proyecto y de manera continua.

- El reporte de análisis de riesgos debe contener:

# El factor de riesgo.

# El cambio de probabilidad.

# La probabilidad de ocurrencia.

# Las mediciones.

# El impacto en el proyecto.

4. LA GESTIÓN DEL CAMBIO

- La implementación de un sistema ERP como SAP tiene un gran impacto en una empresa, especialmente en sus empleados. La reacción usual es la resistencia al cambio, ya que este a menudo se percibe como negativo.

- Quienes perciben el cambio de forma negativa suelen seguir un ciclo que incluye:

# Miedo a perder la propiedad de los datos.

# Miedo a cometer errores.

# Sensación de pérdida de contacto social.

# Resistencia a responder al cambio por inercia.

# Temor a cambios estructurales.

# Otras dificultades personales.

- Si el cambio se percibe como positivo, las reacciones son diferentes:

# Mayor acceso a los datos de toda la empresa.

# Facilita el contacto con otros empleados.

# Posibilita el crecimiento en los puestos de trabajo.

# Mayor capacidad de negociación con proveedores o clientes gracias a un acceso más rápido a los datos.

- Para que el cambio sea exitoso, es crucial que los directivos, gerentes y altos mandos de la empresa deseen que el cambio se produzca. Se pueden establecer ocho pasos o fases para lograrlo:

a. Crear sentido de urgencia: Lograr que todos los miembros de la empresa perciban el cambio como una necesidad.

b. Formar una coalición: Identificar líderes internos para establecer una alianza con una visión común e involucrarlos en el proceso de cambio.

c. Crear una hoja de ruta: Establecer un camino a seguir que sea fácil de comunicar, entender y recordar para reducir la resistencia.

d. Comunicar de forma efectiva: Responder con honestidad a todas las dudas y temores de la organización.

e. Eliminar los obstáculos: Una vez convencida la mayoría, detectar y remover las barreras organizacionales que surjan.

f. Asegurar triunfos a corto plazo: Mantener la motivación estableciendo metas a corto plazo que muestren avances.

g. Construir sobre el cambio: La hoja de ruta puede revisarse; los pequeños triunfos no son el éxito final y los pequeños fracasos no deben generar frustración.

h. Anclar el cambio a la empresa: Una vez logrado, consolidar el cambio y convertirlo en parte de la cultura organizacional.