
En una implementación de SAP, hay actividades que no se encuadran en una fase puntual pero son claves para el éxito del proyecto. Estas son:
1. Capacitación
Es una de las tareas más complejas e importantes del proyecto. Su éxito impacta directamente en la adopción del sistema.
Beneficios para la empresa:
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Mejora productividad y calidad
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Aumenta rentabilidad y reduce errores
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Refuerza el compromiso del personal
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Mejora imagen, comunicación y clima laboral
Beneficios individuales:
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Fortalece la toma de decisiones
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Aumenta la confianza personal
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Mejora liderazgo y comunicación
Momentos clave para capacitar:
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Antes del diseño conceptual: el equipo aprende sobre procesos y potencialidades del sistema.
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Antes de la parametrización: se aprende a configurar SAP.
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Antes de la salida en vivo: capacitación práctica para usuarios finales.
2. Control del Proyecto
Permite detectar desvíos y aplicar correcciones a tiempo.
Herramientas usadas:
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Diagrama de Gantt: visualiza tareas y dependencias.
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PERT: ayuda a estimar tiempo necesario del proyecto.
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Cadena Crítica (CCPM): se enfoca en el uso eficiente de recursos.
Fases del control:
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Fase 1: Recolección de información (reuniones, paneles, revisiones técnicas)
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Fase 2: Evaluación de la situación (predicción de métricas finales)
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Fase 3: Toma de decisiones (contramedidas)
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Fase 4: Ejecución y seguimiento de contramedidas
Comunicación: fluye tanto del equipo al director, como del director al equipo. Es clave para detectar y corregir problemas.
3. Gestión del Riesgo
Es proactiva. Se trata de prever posibles problemas y definir acciones preventivas.
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Se identifica, analiza y cuantifica el riesgo.
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Se prioriza según experiencia previa, intuición o datos históricos.
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Se debe hacer desde el inicio y mantener durante todo el proyecto.
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Se recomienda mantener reportes por módulo con factores, probabilidades, impactos y mediciones.
4. Gestión del Cambio
Implementar SAP implica un cambio organizacional profundo.
Reacciones comunes negativas al cambio:
Reacciones positivas:
Modelo de gestión del cambio (8 pasos):
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Crear sentido de urgencia
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Formar una coalición de líderes
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Crear hoja de ruta clara
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Comunicar de forma persistente
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Eliminar obstáculos
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Asegurar triunfos a corto plazo
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Construir sobre el cambio
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Anclar el cambio en la cultura empresarial