✒️SAP / Las tareas cross proyecto Por Claudia Naranjo Santaella

Las Tareas Cross Proyecto

Existen otras actividades y tareas que se desarrollan a lo largo del proyecto de implementación de SAP y que no pueden ser asociadas a una fase en particular, pero son fundamentales para el éxito del proyecto. Estas son:

La capacitación la cual es crucial ya que cada grupo de usuarios tiene diferentes necesidades, preferencias y potencial de aprendizaje y debe ser entrenado o entrenada en diferentes fases del proyecto.

Para la organización, podemos considerar los siguientes beneficios gracias a la capacitación:

1. Genera un aumento de la productividad y la calidad de trabajo
2. Incrementa la rentabilidad de la organización Levanta la moral de los trabajadores
3. Ayuda a resolver problemas concretos en el día a día
4. Disminuye la necesidad de supervisión
5. Contribuye a prevenir los accidentes de trabajo
6. Mejora la estabilidad de la organización y su flexibilidad
7. Promueve que el personal se sienta identificado con la empresa
8. Mejora la imagen de la empresa
9. Mejora la relación jefes - subordinados
10. Ayuda a la comprensión y adopción de políticas
11. Ayuda a reducir los costos

En lo individual o personal, la capacitación presenta beneficios como los siguientes:

1. Ayuda a las personas a resolver problemas y a tomar decisiones
2. Forja líderes y mejora las aptitudes comunicativas de las personas
3. Permite el logro de metas individuales
4. Aumenta la confianza en sí mismo, eliminando los temores a la incompetencia o a la ignorancia individual.

Además, la capacitación genera beneficios en las relaciones humanas, relaciones internas y externas y en la adopción de políticas, por lo siguiente:

1. Mejora la comunicación entre grupos y entre individuos
2. Ayuda en la orientación de nuevos empleados
3. Proporciona información sobre disposiciones oficiales
4. Hace viables las políticas de la organización
5. Alienta la cohesión de grupos
6. Proporciona una buena atmósfera para el aprendizaje
7. Convierte a la empresa en un entorno de mejor calidad para trabajar

Existen tres momentos claves en un proyecto de implementación de SAP para la capacitación:

• Antes del diseño conceptual: los miembros del equipo del proyecto deben capacitarse en cursos adecuados, que les permitan comprender los procesos que van a modelar y las potencialidades del sistema.
• Antes de la parametrización: los miembros del equipo del proyecto deben capacitarse en cursos de SAP, que les permitan aprender a parametrizar el sistema.
• Antes de la entrada en productivo: debe diseñarse un curso a medida, de acuerdo a la forma en que se operará el nuevo sistema. Este curso estará dirigido a los usuarios finales y constituye el punto más importante de motivación a los futuros usuarios.

El control del proyecto: El control del proyecto es esencial para asegurar que se cumplan los objetivos y el cronograma. Las actividades de control tienen la finalidad de asegurar que los objetivos sean alcanzados en el tiempo y calidad planificada, realizando una buena supervisión y medición del rendimiento de los resultados, con el objetivo de que se puedan tomar acciones correctivas, esto se hace mediante la comparación entre la planificación realizada y los valores incurridos.

Las informaciones de control deben ser proporcionadas de manera oportuna y a tiempo, sin retrasos para tomar acciones correctivas antes de que sea tarde.

Aquí debe haber un buen liderazgo y buena supervisión por parte del gestor del proyecto.

Para esto podemos usar varios métodos de control como son los siguientes:

Diagrama de Gantt: es la herramienta básica que se utiliza para realizar la planificación del trabajo. Es un diagrama de barras que muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas así como las dependencias entre unidades mínimas de trabajo.

Pert: que es técnica de revisión y evaluación de programas, básicamente un método para describir, enlazar y analizar todas y cada una de las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea en función de talentos y recursos e identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total en función de los talentos y recursos.

Cadena crítica: la gestión de proyectos por Cadena Crítica (CCPM) es un método que se enfoca en los recursos requeridos para ejecutar las tareas del proyecto. Tiende a mantener el uso de los recursos nivelado, pero les pide más flexibilidad en sus horas de trabajo y de ser capaces de cambiar rápidamente de tarea o de cadena de tarea para no retrasar el proyecto entero.

El ciclo de control de proyectos consta de cuatro fases, ellas son:

Fase 1: Recopilación de la información

En este paso se recopila información y datos objetivos para definir la situación del proyecto. Entre las técnicas más usuales encontramos:

Reuniones de seguimiento: son reuniones donde se recopila información sobre la situación actual del proyecto, la situación de los riesgos y el estado de ejecución de las tareas en marcha, viendo donde existen desviaciones

Revisiones técnicas: podría considerase como una reunión de seguimiento, la verdad es que se diferencia bastante en concepto y objetivos; ya que esta es un examen o reunión de control, donde participan expertos internos o externos al proyecto, en muchos casos ligado a un hito de entrega o facturación.

Panel de control: el panel para controlar un proyecto es una herramienta muy útil para conocer cuantitativamente la situación real del proyecto en base a sus principales métricas de control; comparando éstas con los objetivos.

Fase 2: Evaluación de la situación

A partir de la información y datos recopilados anteriormente, podemos evaluar la situación y ver si el proyecto cumplirá los objetivos o cuantificar los problemas detectados. Para ello la herramienta más efectiva es la predicción, que consiste en estimar el valor final de las métricas a partir de los datos y rendimiento actual del proyecto.

Esto tiene dos utilidades:

1. Nos permite confirmar si una determinada variación tendrá efectos sobre los objetivos finales del proyecto y por tanto, determinar si debemos actuar o no.
2. Permite analizar si las correcciones definidas tienen potencial para corregir la desviación.

Fase 3: Decidir contramedidas

Cuando detectemos una desviación, que esté evaluada y confirmada llega el momento de definir alguna contramedida para corregirla.

Existen diferentes metodologías de solución de problemas, aquí vamos a proponer una basada en seis pasos:

1. Definir y acotar el problema.
2. Recopilar los detalles que nos ayuden a determinar la causa raíz.
3. Definir y evaluar las opciones disponibles para solucionar esta causa raíz y corregir la desviación sobre el objetivo final.
4. Seleccionar la opción a aplicar en base a los resultados del punto anterior. Para ello se pueden hacer predicciones sobre las contramedidas propuestas.
5. Comunicar e implementar la solución seleccionada, modificando los planes del proyecto cuando sea necesario.
6. Seguir y validar que la solución se ha aplicado y ha solucionado el problema. Esto lo veremos cuando las métricas vuelvan a mostrar que estamos en el plan original o cuando la previsión muestre que el proyecto conseguirá los objetivos.

Fase 4: Informar y seguir las contramedidas

Al conocer la contramedida a aplicar llega el momento de ejecutarla y ver que ésta funciona por cuanto es importante considerar lo siguiente:

Seguimiento de las contramedidas como resultado del paso anterior tendremos unas contramedidas a aplicar para corregir el problema detectado, lo que al final se traducirá en nuevas tareas, cambios en los objetivos de las actuales, nuevos plazos, etc., que acaba modificando los planes del proyecto y debe gestionarse su aplicación como si se tratará de una solicitud de cambio, con la salvedad de que el origen de esta ha sido la detección de un problema y no una solicitud de cambio.

Comunicar las contramedidas: cuando hablamos de comunicar en control de proyectos siempre nos referimos a dos flujos de comunicación:

• Del equipo del proyecto hacia el director del proyecto: el control de proyectos se basa en disponer de datos actualizados sobre su estado actual; datos que deben ser suministrados por las personas que realizan el trabajo. Una comunicación eficaz en esta dirección permitirá descubrir los problemas de forma más prematura, reduciendo sus efectos y simplificando su solución al disponer de más tiempo.
• Del director del proyecto hacia el equipo: en este caso la comunicación será importante para implementar las contramedidas que se hayan decidido, para que las personas involucradas puedan ver si se está consiguiendo corregir el problema o no.

La gestión del riesgo La gestión de riesgos es el proceso de identificar, analizar y responder a factores de riesgo a lo largo de la vida de un proyecto y en beneficio de sus objetivos. La gestión de riesgos adecuada implica el control de posibles eventos futuros. Es una actividad proactiva, en lugar de reactiva.

A inicios de un proyecto hay más en riesgo que a medida que éste avanza hacia su finalización, por cuanto la gestión de riesgos debe hacerse a inicios del ciclo de vida del proyecto, así como de manera continua.

El reporte de análisis de riesgos debe contener los siguientes datos:

1. El factor de riesgo
2. El cambio de probabilidad
3. La probabilidad de ocurrencia Las mediciones
4. El impacto en el proyecto

La gestión del cambio

La implementación de un sistema ERP como SAP, tiene un gran impacto en una empresa y especialmente en sus empleados. La reacción usual de los empleados es la resistencia al cambio, ya que este se percibe como negativo.

Normalmente, quienes perciben el cambio como negativo, siguen un ciclo como el siguiente:

1. Tienen miedo a perder la propiedad de los datos
2. Tienen miedo de cometer errores
3. Sienten perdida de contacto social
4. Son muy flojos para responder al cambio
5. Tienen temor a cambios estructurales
6. Sufren otras dificultades personales

En caso de que el cambio se perciba como positivo, se tendrán las siguientes reacciones:

1. Mayor acceso a los datos de toda la empresa
2. Facilita el contacto con otros empleados
3. Posibilita el crecimiento en sus trabajos
4. Mayor capacidad de negociación con proveedores o clientes, por acceso a datos más rápido.

Para que el cambio sea exitoso, los directivos, gerentes y altos mandos de la empresa tienen que desear que el cambio se produzca, en este sentido se pueden establecer ocho pasos o fases que repasamos a continuación:

• Crear sentido de urgencia: conseguir que el cambio se vea como una necesidad por todos y cada uno de los miembros de la empresa.
• Formar una coalición: identificar a diferentes líderes dentro de la empresa para establecer una alianza con una misma visión e involucrarlos en el proceso de cambio.
• Crear una hoja de ruta: para reducir la resistencia dentro de la organización es fundamental establecer un camino a seguir el cual debe ser fácil de comunicar, de entender y de recordar.
• Comunicar de forma efectiva: responder con honestidad a todas las dudas y temores que planteen los miembros de la organización.
• Eliminar los obstáculos: una vez que la mayoría de los miembros estén convencidos de los beneficios del cambio, tocará hacerlo efectivo y detectar los posibles obstáculos a nivel organizacional que vayan surgiendo.
• Asegurar triunfos a corto plazo: mantener la motivación estableciendo metas a corto plazo que permitan observar avances.
• Construir sobre el cambio: la hoja de ruta no es monolítica, sino que puede ser revisada durante el proceso para que ni los pequeños triunfos sean vistos como el éxito final ni los pequeños fracasos generen frustración.
• Anclar el cambio a la empresa: una vez conquistado el cambio, llega el momento de consolidarlo y convertirlo en parte de la cultura de la empresa.