Tareas Cross proyecto:
Existen otras actividades y tareas que se desarrollan a lo largo del proyecto de implementación, y que no pueden ser asociadas a una fase en particular, pero son fundamentales para el éxito del PY. Estas son:
- Capacitación:
Es una de las tareas más importantes en cualquier PY, ya que cada grupo de usuario tiene diferentes necesidades, preferencias y potencial de aprendizaje, y debe ser entrenado en diferentes fases del proyecto.
Momentos claves para la formación:
- Antes del Diseño conceptual: Los miembros del equipo de proyecto deben tomar cursos que les permitan comprender los procesos que van a modelar y las potencialidades del sistema
- Antes de la parametrización: Los miembros del equipo de PY deben tomar cursos de SAP que les permitan aprender a parametrizar el sistema.
- Antes de la Entrada en productivo: Debe diseñarse un curso a medida, de acuerdo a la forma en que se operará el nuevo sistema Este curso esta dirigido a los usuarios finales y constituye el punto más importante de motivación a los futuros usuarios. Es importante que se de poco antes de la puesta en marcha, para que no se olviden.
2) Control del PY:
Es un aspecto clave de la implementación del sistema. Las desviaciones del cronograma del PY o de sus objetivos, deben ser rápidamente identificadas y evaluadas, pra determinar las medidas correctivas necesarias.
El ciclo de control de proyectos consta de 4 fases:
Definir, Medir, Corregir y Dirigir, siempre es en círculo el circuito.
3) Gestión del Riesgo.
Al comienzo del PY debe realizarse un análisis de riesgo, para identificar, analizar y responder a los riesgos posibles del proyecto, en cualquiera de sus etapas. Esta identificación es una tarea permanente que se desarrolla a lo largo del PY, en cada reporte. Su propósito es conseguir que la gente piense acerca de los riesgos potenciales y advierta al líder del PY en cualquier momento.
Una forma común de gestionar el riesgo es mantener un reporte periódico de riesgos potenciales, por módulo, para cada etapa del PY.
El reporte de Analisis de riesgo de contener:
Factor de riesgo
Cambio de probabilidad
Probabilidad de ocurrencia
Mediciones
Impacto en el proyecto.
El objetivo de la gestion de riesgos es identificar, analizar, y cuantificar posibles riesgos que puedan aparecer durante el desarrollo de un PY de SW, desarrollar respuestas adecuadas para los posibles riesgos y monitorizar el transcurso de un PY para evaluar el estado de los riesgos y actuar en consecuencia. Un riesgo es un evento o circunstancia cuya probabilidad de ocurrencia es incierta pero que en caso de aparecer tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetivos del PY. La exposición al riesgo es una fórmula compuesta por la probabilidad de ocurrencia del riesgo por la pérdida asociada estimada.
4) Gestión del cambio:
La implementación de un sistema de gestión integrado como SAP, tiene un gran impacto en una empresa y especialmente en sus empleados. La reacción usual es la resistencia al cambio, ya que este se percibe como negativo.
Normalmente quienes perciben el cambio como negativo, siguen un ciclo como el siguiente:
- Miedo a perder la propiedad de los datos.
- Miedo de cometer errores.
- Perdida de contacto social.
- Muy flojos para responder al cambio.
- Temor a cambios estructurales.
- Otras dificultades personales.
En caso de que el cambio se perciba como positivo, se tendrán las siguientes reacciones:
- Mayor acceso a los datos de toda la empresa.
- Facilita el contacto con otros empleados.
- Posibilita el crecimiento en sus trabajos.
- Mayor capacidad de negociación con proveedores o clientes, por acceso a datos más rápido.