Lección 5: Las tareas Cross Proyecto
1. Las tareas Cross proyecto
Existen otras actividades y tareas que se desarrollan a lo largo del proyecto de implementación, y que no pueden ser asociadas a una fase en particular, pero son fundamentales para el éxito del proyecto. Estas son:
ü Capacitación
ü Control del proyecto
ü Gestión del riesgo
ü Gestión del cambio
2. Capacitación
La capacitación constituye una de las tareas más difíciles e importantes en cualquier proyecto, ya que cada grupo de usuarios tiene diferentes necesidades, preferencias y potencial de aprendizaje, y debe ser entrenado en diferentes fases del proyecto.
Existen tres momentos claves para la formación:
Antes del Diseño Conceptual: Los miembros del equipo de proyecto deben capacitarse en cursos adecuados, que les permitan comprender los procesos que van a modelar, y las potencialidades del sistema.
Antes de la parametrización: (parametrizacion, término que se refiere al proceso de configuración del sistema. Ejemplo de esto es la creación de Sociedades o Centros, cambios en las características de los datos de un Pedido, etc.) Los miembros del equipo de proyecto deben capacitarse en cursos de SAP, que les permitan aprender a parametrizar el sistema.
Antes de la Entrada en productivo: Debe diseñarse un curso a medida, de acuerdo a la forma en que se operará el nuevo sistema. Este curso está dirigido a los usuarios finales, y constituye el punto más importante de motivación a los futuros usuarios. Es importante además que la formación sea entregada poco antes de la puesta en marcha, para evitar que se olviden los conocimientos aprendidos, por falta de práctica.
3. Control del Proyecto
El control de Proyecto es un aspecto clave de la implementación del sistema. Las desviaciones del cronograma del proyecto o de sus objetivos, deben ser rápidamente identificadas y evaluadas, para determinar las medidas correctivas necesarias.
El ciclo de control de proyectos consta de cuatro fases, ellas son:
Definir à Medir à Corregir à Dirigir
1. Gestión del Riesgo
Al comienzo del proyecto debe realizarse un análisis de riesgo (también conocido como evaluación de riesgo o PHA Process Hazards Analysis, es el estudio de las causas de las posibles amenazas y probables eventos no deseados y lo daños y consecuencias que éstas puedan ocurrir), para identificar, analizar y responder a los riesgos posibles del proyecto, en cualquiera de sus etapas.
La identificación de riesgos o puntos críticos, es una tarea permanente, que se desarrolla a lo largo del proyecto, en cada reporte. El propósito de esto es conseguir que la gente piense acerca de los riesgos potenciales y advierta al líder del proyecto en cualquier momento.