Las Tareas Cross Proyecto
Existen actividades y tareas que son fundamentales para el éxito del proyecto, pero que no se asocian a una fase en particular.
Estas son:
- Capacitación
- Control del proyecto
- Gestión del riesgo
- Gestión del cambio
1) Capacitación:
Es una de las tareas más dificiles e importantes en cualquier proyecto. Cada usuario tiene diferentes necesidades, preferencias y potencial de aprendizaje y debe ser entrenado en diferentes fases del proyecto.
Existen 3 momentos claves:
- Antes del diseño conceptual: Los miembros del equipo deben capacitarse con cursos que le permitan comprender los procesos que van a modelar y las potencialidades del sistema.
- Antes de la parametrización: Hay que capacitar a los miembros del equipo en cursos SAP para que aprendan a parametrizar el sistema.
- Antes de la entrada a productivo: Son cursos a medida dirigidos a usuarios finales. Son importantes para la motivación de estos y ojala se hagan muy cerca de la puesta en marcha para evitar que se olviden los conocimientos aprendidos.
2) Control del proyecto:
Es un aspecto clave en la implementación del sistema. Las desviación del plan de trabajo o de sus objetivos deben ser identificados y evaluados, para determinar las medidas correctivas.
Las fases del control son 4 en una iteración constante:
Definir -> Medir -> Corregir -> Dirigir -> ....
3) Gestión de riesgos:
Al inicio del proyecto debe realizarse un analisis de riesgo para identificar, analizar y responder a los riesgos del proyecto en cualquiera de sus etapas.
El análisis de riesgo (PHA) es el estudio de las causas de las posibles amenazas y probables eventos no deseados y lo daños y consecuencias que estas puedan producir.
La identificación de estos puntos críticos es una tarea permanente. El propósito es conseguir que la gente piense acerca de los riesgos potenciales y advierta al lider del proyecto en todo momento.
Se debe tener un reporte periódico de riesgos potenciales por cada módulo y en cada etapa del proyecto.
El reporte de análisis de riesgo debe contener los siguientes datos:
- Factor de riesgo
- Cambio de probabilidad
- Probabilidad de ocurrencia
- Mediciones
- Impacto en el proyecto
El objetivo de la gestión de riesgos es identificar, analizar y cuantificar posibles riesgos que puedan aparecer durante el desarrollo del proyecto. Hay que desarrollar respuestas adecuadas para posibles riesgos y monitorizar durante el transcurso de este para evaluar el estado de los riesgos y actuar en consecuencia.
Un riesgo es un evento o circunstancia cuya posibilidad de ocurrir es incierta pero que en caso de aparecer tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetivos del proyecto.
La exposición al riesgo es una fórmula: (Probabilidad de ocurrencia del riesgo) * (perdida asociada estimada)
4) Gestión del cambio:
La implementacion de este tipo de sistemas tiene impacto en la empresa y los empleados, y la reacción mas común es la resistencia al cambio, ya que se percibe como negativo.
Quienes perciben el cambio como negativo siguen el siguiente ciclo:
- Miedo a perder la propiedad de los datos
- Miedo a cometer errores
- Perdida de contacto social
- Flojos para responder al cambio
- Temor a cambios estructurales
- Otras dificultades personales
Si el cambio se percibe como positivo, se tienen las siguiente reacciones:
- Mayor acceso a los datos de la empresa
- Facilitar el contacto con otros empleados
- Posibilidad de crecimiento en sus trabajos
- Mas posibilidades de negociación con proveedores y clientes por acceso mas rápido a los datos.
En terminos prácticos administrar el cambios, es administrar el miedo de las personas.