✒️SAP Las tareas cross proyecto

Las tareas cross proyecto

Existen otras actividades y tareas que se desarrollan a lo largo del proyecto de implementacion de SAP y que no pueden ser asociadas a una fase en particular, pero son fundamentales para el exito del proyecto. Estas son:

• La capacitacion
• El control del proyecto
• La gestion del riesgo
• La gestion del cambio

La capacitacion

Constituye una de las tareas mas dificiles e importantes en cualquier proyecto, ya que cada grupo de usuarios tiene diferentes necesidades, preferencias y potencial de aprendizaje y debe ser entrenado o entrenada en diferentes fases del proyecto.

Para la organizacion podemos considerar los siguientes beneficios gracias a la capacitacion:

• Genera un aumento de la productividad y la calidad del trabajo
• Incrementa la rentabilidad de la organizacion
• Levanta la moral de los trabajadores
• Ayuda a resolver problemas concretos en el dia a dia
• Disminuye la necesidad de supervision
• Contribuye a prevenir los accidentes de trabajo
• Mejora la estabilidad de la organizacion y su flexibilidad
• Promueve que el personal se sienta identificado con la empresa
• Mejora la imagen de la empresa
• Mejora la relacion jefes-subordinados
• Ayuda a la comprension y adopcion de politicas
• Ayuda a reducir los costos

Existen 3 momentos claves en un proyecto de implementacion de SAP para la capacitacion:

• Antes del diseño conceptual: los miembros del equipo del proyecto deben capacitarse en cursos adecuados, que les permitan comprender los procesos que van a modelar y las potencialidades del sistema.
• Antes de la parametrizacion: los miembros del equipo del proyecto deben capacitarse en cursos de SAP, que les permitan aprender a parametrizar el sistema
• Antes de la entrada en productivo: debe diseñarse en curso a medida, de acuerdo a la forma en que se operara el nuevo sistema. Este curso estara dirigido a los usuarios finales y constituye el punto mas importante de motivacion a los futuros usuarios. Es importante ademas que la formacion sea entregada poco antes de la puesta en marcha o salida en vivo, para evitar que se olviden los conocimientos aprendidos, por falta de practica.

El control del proyecto

Es un aspecto clave de la implementacion del sistema. Las desviaciones del cronograma del proecto o de sus objetivos, deben ser rapidamente identificadas y evaluadas para determinar las medidas correctivas necesarias.

El fin es asegurar que los objetivos sean alcanzados en el tiempo y calidad planificada.

Podemos usar varios metodos de control como los siguientes:

• Diagrama de Gantt: la herramienta basica que se utiliza para realizar la planificacion del trabajo en un proyecto. Es un diagrama de barras que muestra el origen y el final de las diferentes unidades minimas de trabajo y los grupos de tareas asi como las dependencias entre unidades minimas de trabajo.
• Pert: la tecnica de revision y evaluacion de programas o PERT es basicamente un metodo para describir, enlazar y analizar todas y cada una de las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea en funcion de talentos y recursos e identificar el tiempo minimo necesario para completar el proyecto total en funcion de los talentos y recursos.
• Cadena critica: CCPM es un metodo que se enfoca en los recursos requeridos para ejecutar las tareas del proyecto. Tiende a mantener el uso de los recursos nivelado, pero les pide mas flexibilidad en sus horas de trabajo y de ser capaces de cambiar rapidamente de tarea o de cadena de tarea para no retrasar el proyecto entero.

La gestion del riesgo

Es el proceso de identificar, analizar y responder a factores de riesgo a lo largo de la vida de un proyecto y en beneficio de sus objetivos. La gestion de riesgos adecuada implica el control de posibles eventos futuros. Es una actividad proactiva en lugar de reactiva.

El reporte de analisis de riesgos debe contener los siguientes datos:

• El factor de riesgo
• El cambio de probabilidad
• La probabilidad de ocurrencia
• Las mediciones
• El impacto en el proyecto

La gestion del cambio

La reaccion usual de los empleados es la resistencia al cambio, ya que este se percibe como negativo.

Los directivos, gerentes y altos mandos de la empresa tienen que desear que el cambio se produzca. A partir de ahi, se pueden establecer ocho pasos o fases que son:

• Crear sentido de urgencia: conseguir que el cambio se vea como una necesidad pro todos y cada uno de los miembros de la empresa. Para ello, por ejemplo, se puede proponer el cambio como una oportunidad de negocio.
• Formar una coalicion: identificar a diferentes lideres dentro de la empresa para establecer una alianza. El objetivo es unir a personas que comparten una misma vision para involucrarlos en el proceso de cambio.
• Crear una hoja de ruta: para reducir la resistencia detnro de la organizacion es fundamental establecer un camino a seguir. Ese camino debe ser facil de comunicar, de entender y de recordar.
• Comunicar de forma efectiva: la hoja de ruta debe transmitirse de forma persistente. Para ello, es funamental responder con honestidad a todas las dudas y temores que planteen los miembros de la organizacion.
• Eliminar obstaculos: una vez que la mayoria de los miembros esten convencidos de los beneficios del cambio, tocara hacerlo efectivo y detectar los posibles obstaculos a nivel organizacional que vayan surgiendo.
• Asegurar triunfos a corto plazo: el cambio puede ser un proceso largo y no exento de dificultades. Por ello, la mejor manera de mantener la motivacion es estableciendo metas a corto plazo que permitan observar avances.
• Construir sobre el cambio: la hoja de ruta no es monolitica, sino que puede ser revisada durante el proceso para que ni los pequeños triunfos sean vistos como el exito final ni los pequeños fracasos generen frustracion.
• Anclar el cambio a la empresa: una vez conquistado el cambio, llega el momento de consolidarlo y convertirlo en parte de la cultura de la empresa. De esta manera los siguientes cambios seran vistos como una evolucion.