✒️SAP / Las tareas cross proyecto Por Andrea Monteagudo

Las tareas cross proyecto

Son tareas que no pueden ser asociadas a una fase en particular, pero contribuyen al éxito del proyecto:

• La capacitación: Para la organización podemos considerar los siguientes beneficios asociados a una capacitación continua:

1. Genera un aumento de productividad y la calidad del trabajo
2. Incrementa la rentabilidad de la organización
3. Levanta la moral de los trabajadores
4. Ayuda a resolver problemas concretos en el día a día
5. Disminuye la necesidad de supervisión
6. Contribuye a prevenir los accidentes de trabajo
7. Mejora la estabilidad de la organización y su flexibilidad
8. Promueve que el personal se sienta identificado con la empresa
9. Mejora la imagen de la empresa
10. Mejora la relación jefes-subordinados
11. Ayuda a reducir los costos.

En lo individual presenta beneficios como los siguientes:

1. Ayuda a las personas a resolver problemas y a tomar decisiones
2. Forja líderes y mejora las aptitudes comunicativas de las personas
3. Permite el logro de metas individuales
4. Aumenta la confianza en sí mismo, eliminando los temores a la incompetencia o a la ignorancia individual.

En las relaciones humanas internas y externas y en la generación de políticas:

1. Mejora la comunicación entre grupos y entre individuos
2. Ayuda en la orientación de nuevos empleados
3. Proporciona información sobre disposiciones oficiales
4. Hace viables las políticas de la organización
5. Alienta la cohesión de grupos
6. Proporciona una buena atmósfera para el aprendizaje
7. Convierte a la empresa en un mejor entorno para trabajar.

Existen tres momentos claves en un proyecto de implementación de SAP para la capacitación:

1. Antes del diseño conceptual: los miembros del equipo del proyecto deben capacitarse en cursos adecuados, que les permitan comprender los procesos que van a modelar y las potencialidades del sistema.
2. Antes de la parametrización: los miembros del equipo del proyecto deben capacitarse en cursos de SAP, que les permitan aprender a parametrizar el sistema.
3. Antes de la entrada en productivo: debe diseñarse un curso a medida, de acuerdo a la forma en que se operará el nuevo sistema. este curso estará dirigido a los usuarios finales y constituye el punto más importante de motivación a los futuros usuarios. Es importante que la formación sea entregada poco antes de la puesta en marcha o salida en vivo, para evitar que se olviden los conocimientos aprendidos, por falta de práctica.

• El control del proyecto: Podemos usar varios métodos de control como los siguientes

1. Diagrama de Gantt: Es un diagrama de barras que muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas así como las dependencias entre unidades mínimas de trabajo.
2. Pert: Método para describir, enlazar y analizar todas y cada una de las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea en función de talentos y recursos e identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total en función de los talentos y recursos.
3. Cadena crítica (CCPM): se enfoca en los recursos requeridos para ejecutar las tareas del proyecto. Tiende a mantener el uso de los recursos nivelado, pero les pide más flexibilidad en sus horas de trabajo y de ser capaces de cambiar rápidamente de tarea o de cadena de tarea para no retrasar un proyecto entero.

El ciclo de control de proyectos consta de cuatro fases:

Recopilación de la información: en este paso se recopila información y datos objetivos para definir la situación del proyecto de acuerdo a las siguientes técnicas:

1. Reuniones de seguimiento: son reuniones donde se recopila información sobre la situación actual del proyecto, la situación de los riesgos y el estado de ejecución de las tareas en marcha, viendo donde existen desviaciones para documentarlas y tratarlas en una reunión separada con las personas afectadas.
2. Revisiones técnicas: es un examen o reunión de control, e n muchos casos ligado a un hito de entrega o de facturación. Participan expertos internos o externos al proyecto para analizar en profundidad el aspecto o entrega. Puede generar acciones correctoras en caso de no superar el objetivo.
3. Panel de control: para conocer cuantitativamente la situación real del proyecto en base a sus principales métricas de control, comparando estas con los objetivos. sin la capacidad de recopilar datos actualizados , un panel de control es totalmente inútil.

Evaluación de la situación: La herramienta más efectiva es la predicción, que consiste en estimar el valor final de las métricas a partir de los datos y rendimiento actual del proyecto.

1. Nos permite confirmar si una determinada variación tendrá efectos sobre los objetivos finales del proyecto y, por lo tanto, determinar si debemos actuar o no
2. Permite analizar si las correcciones definidas tienen potencial para corregir la desviación.

Decidir definir y acotar el problema

Contramedidas: metodología basada en seis pasos:

1. Definir y acotar el problema
2. Recopilar los detalles que nos ayuden a determinar la causa raíz
3. Definir y evaluar las opciones disponibles para solucionar esta causa raíz y corregir la desviación sobre el objetivo final
4. Seleccionar la opción a aplicar en base a los resultados del punto anterior. Para ello, puede ayudarnos el hacer predicciones sobre las contramedidas propuestas.
5. Comunicar e implementar la solución seleccionada modificando los planes del proyecto cuando sea necesario.
6. Seguir y validar que la solución se ha aplicado y ha solucionado el problema, de forma que las métricas vuelvan a mostrar que estamos en el plan original o cuando la previsión muestre que el proyecto conseguirá los objetivos.

Informar y seguir las contramedidas:

Seguimiento: controlar su implementación y los resultados obtenidos como si se tratase de una solicitud de cambio.

Comunicar las contramedidas: del equipo del proyecto hacia el director y desde el director hacia el equipo del proyecto.

• La gestión del riesgo:

Los sistemas de gestión del riesgo están diseñados para identificar el riesgo, cuantificarlo y predecir su impacto en el proyecto, determinando un riesgo aceptable o inaceptable de acuerdo a el nivel de tolerancia del gerente de proyectos hacia el riesgo. Es un proceso continuo y disciplinado de la identificación y resolución de problemas que se complementará fácilmente con otros sistemas, y de una gestión proactiva, y no reactiva.

A inicios de un proyecto hay más riesgos, pero menos que perder por el bajo nivel de inversión en ese punto, pero a medida que el proyecto avanza disminuye el riesgo, pero aumenta la inversión, por lo que se demuestra que la gestión del riesgo debe ser continua.

El reporte de riesgos, que debe realizarse para cada etapa del proyecto periódicamente y por módulo o área funcional, debe contener lo siguiente:

1. El factor de riesgo
2. El cambio de probabilidad
3. La probabilidad de ocurrencia
4. las mediciones
5. El impacto en el proyecto

• La gestión del cambio:

Quienes perciben el cambio como negativo siguen un ciclo como el siguiente:

1. Tienen miedo a perder la propiedad de los datos
2. Tienen miedo de cometer errores
3. Sienten la pérdida de contacto social
4. Son muy flojos para responder al cambio
5. Tienen temor a cambios estructurales
6. Sufren de otras dificultades personales

Quienes son positivos frente a los cambios, por el contario:

1. Mayor acceso a los datos de toda la empresa
2. Facilita el contacto con otros empleados
3. Posibilita el crecimiento de sus trabajos
4. Mayor capacidad de negociaciones con proveedores o clientes, por acceso a datos más rápido

Para que el cambio sea exitoso, los directivos, mandos altos y gerentes deben establecer 8 pasos o fases:

1. Crear sentido de urgencia
2. Formar una coalición
3. Crear una hoja de ruta
4. Comunicar de forma efectiva
5. Eliminar los obstáculos
6. Asegurar triunfos a corto plazo
7. Construir sobre el cambio
8. Anclar el cambio en la empresa