LAS TAREAS CROSS DEL PROYECTO
No pueden ser asociadas a una fase en particular pero son fundamentales: Capacitación, Control del proyecto, Gestión del riesgo y Gestión del cambio.
1) Capacitación: A cada equipo de usuarios en las diferentes fases del proyecto. Cualquier profesional o técnico necesitara actualizaciones periódicas para no quedarse atrás del avance, los primeros interesados en la capacitación propia y de los operarios deben der los jefes.
Beneficios a nivel organización son: aumento de la productividad y calidad del trabajo, aumento de la rentabilidad de la organización, levanta la moral a los trabajadores, ayuda a resolver problemas cotidianos, disminuye la necesidad de supervisión, contribuye a la prevención de accidentes, mejora la estabilidad y flexibilidad de la organización, promueve la identificación del personal con la empresa, mejora la imagen de la empresa, mejora la relación jefes – subordinados, ayuda a la comprensión y adopción de políticas y ayuda a reducir costos.
Beneficios a nivel individual son: Resolución de problemas y toma de decisiones, forja líderes y mejora las actitudes comunicativas, permite el logro de metas individuales y aumenta la confianza de los empleados.
Beneficios en las relaciones humanas, internas, externas y en la adopción de políticas: Mejora la comunicación entre grupos e individuos, ayuda en la orientación de nuevos empleados, proporciona información sobre disposiciones oficiales, hace viables las políticas de la organización, alienta la cohesión de grupos, proporciona una buena atmosfera para el aprendizaje y para el trabajo.
Existen tres momentos claves para capacitar:
- Antes del diseño conceptual: Para comprender los procesos que van a modelar y las potencialidades del sistema.
- Antes de la parametrización: En cursos SAP para aprender a parametrizar el sistema.
- Antes de la entrada en productivo: Curso a medida de acuerdo a la forma en la que se operara el nuevo sistema. Dirigido a los usuarios finales preferentemente antes de la puesta en marcha o salida en vivo para que los conocimientos estén frescos.
2) Control del proyecto: Rápida identificación de las desviaciones del cronograma a tiempo para determinar las medidas correctivas necesarias. Esto se hace mediante la comparación entre la planificación realizada y los valores incurridos. Debe haber buen liderazgo y supervisión por parte del gestor del proyecto.
Se pueden usar varios métodos de control:
-Diagrama de Gantt: Herramienta básica para la planificación del trabajo de un proyecto. Diagrama de barras que muestra: origen y final de las diferentes unidades mínimas de trabajo / grupos de tareas / dependencias entre unidades mínimas de trabajo (fin-comienzo; fin-fin; comienzo-fin; comienzo-comienzo).
-Pert: Método para describir, enlazar y analizar cada tarea. Especialmente el tiempo para cada tarea en función de talentos/recursos y la identificación del tiempo mínimo para el proyecto total en función de talentos/recursos.
-Cadena crítica: Se enfoca en los recursos requeridos para ejecutar las tareas, manteniendo su uso nivelado. Requiere más flexibilidad en sus horas de trabajo y capacidad rápida de cambio de tarea o de cadena de tarea para no retrasar el proyecto.
Fases del control de proyectos:
- Fase 1: Recopilación de información y datos objeticos sobre la situación del proyecto.
Revisiones técnicas: Reunión formal entre expertos internos o externos al proyecto para el análisis del cumplimiento de expectativas. Puede generar directamente las acciones correctoras en caso de no cumplirlas. Ejemplos à ensayos de aceptación de un equipo, revisiones de diseño, etc.
Panel de control: Conocimiento cuantitativo de la situación real del proyecto en base a sus principales métricas de control y su comparación con los objetivos. Es necesario disponer de una herramienta de gestión de proyectos que nos permita definir las métricas y recopilar la información en tiempo real.
- Fase 2: Evaluación de la situación en base a lo obtenido en la fase 1. Tiene dos utilidades, confirmar si una variación tendrá efectos sobre los objetivos determinando si debemos actuar o no y analizar si las correcciones tienen el potencial para revertir la desviación.
- Fase 3: Decidir contramedidas para corregir desviaciones. Metodología en seis pasos:
· Definir y acotar el problema.
· Recopilar los detalles que nos ayuden a determinar la causa.
· Definir y evaluar las opciones disponibles para solucionarla y corregir la desviación sobre el objetivo final.
· Seleccionar la opción a aplicar en base a los resultados de la evaluación.
· Comunicar e implementar la solución seleccionada aunque se modifiquen los planes.
· Seguir y validar que la solución se aplicó y solucionó el problema.
- Fase 4: Informar y seguir las contramedidas verificando que funcionen.
à Seguimiento de las contramedidas: Las contramedidas implicaran cambios en los planes por lo que deben tratarse como una solicitud de cambio aunque su origen sea la detección de un problema, controlando su implementación y resultados mediante las técnicas del primer paso verificando que las métricas vuelvan a sus valores planificados y si no es así se volverán a aplicar los pasos para buscar una nueva contramedida.
à Comunicar las contramedidas: Estos dos flujos de comunicación son importantes en todas las fases del proyecto.
· Equipo à Director: Permitirá detectar antes los problemas, reduciendo sus efectos y simplificando su solución.
· Director à Equipo: Para la implementación de las contramedidas, ya que es el equipo quien las ejecutara.
3) Gestión del riesgo: Gestión proactiva que identifica el riesgo, lo cuantifica y predice su impacto en riesgo aceptable o inaceptable. Se recomienda hacer al inicio y continuarlo disciplinadamente a lo largo del proyecto lo que ayudara a que el sistema se complemente con otros fácilmente. Incluye la organización, planificación, presupuesto y el control de costos.
Una vez identificados los posibles riesgos se seleccionan a los que tienen más probabilidades de ocurrir en base a experiencias pasadas, intuición del equipo, lecciones aprendidas, entre otros.
Una forma común de gestionar el riesgo es mantener un reporte periódico de riesgos potenciales, por modulo o área funcional, para cada etapa del proyecto con los siguientes datos: Factor de riesgo, cambio de probabilidad, probabilidad de ocurrencia, mediciones y el impacto en el proyecto.
4) La gestión del cambio: Adaptación y gestión de los cambios del mundo laboral, indica liderazgo profesional ya que se requieren líderes que sean agentes de cambio.
La actitud de los empleados que se resisten al cambio es: miedo a perder la propiedad de los datos, cometer errores, los cambios estructurales y perder contacto social; son flojos para responder al cambio y sufren otras dificultades personales.
Los que perciben el cambio como positivo tendrán los siguientes beneficios: Mayor acceso a los datos de toda la empresa, fácil contacto con otros empleados, crecimiento en sus trabajos, mayor capacidad de negociación con proveedores o clientes.
Los directivos, gerentes y altos mandos pueden establecer ocho pasos para que el cambio tenga un impacto positivo en toda la empresa:
· Crear sentido de urgencia, hacer que el cambio se vea como una necesidad para todos.
· Formar una coalición, que identifique líderes para formar una alianza de personas con una misma visión que se involucren en el proceso de cambio.
· Crear una hoja de ruta, fácil de comunicar, entender y recordar para reducir la resistencia.
· Comunicar de forma efectiva la hoja de ruta respondiendo honestamente a las dudas y temores planteados.
· Eliminar los obstáculos a nivel organizacional para hacer efectivo el cambio.
· Asegurar triunfos a corto plazo para mantener la motivación.
· Construir sobre el cambio, se puede revisar la hoja de ruta durante el proceso para no ver los pequeños triunfos como éxito y los pequeños fracasos no generen frustración.
· Anclar el cambio a la empresa, consolidar el cambio y hacerlo parte de la cultura de la empresa.