✒️SAP / Las tareas cross proyecto Por Miguel Rahal

Las tareas Cross proyecto

1 Las tareas Cross proyecto

Las tareas fundamentales para el éxito del proyecto son:

- La capacitación.

- El control del proyecto.

- La gestión del riesgo.

- La gestión del cambio.

2 Capacitación

Es una de las tareas más difíciles e importantes en cualquier proyecto, ya que los usuarios tienen diferentes necesidades, preferencias y potencial de aprendizaje, y debe ser entrenado en diferentes fases del proyecto.

Es una inversión que beneficiara a las empresas como a sus colaboradores, mas allá de tener a los mejores profesionales, todo cambia, la realidad, la tecnología y los conocimientos.

Una planificación adecuada de capacitaciones, genera beneficios a la empresa, como el:

- Aumento de la productividad, incrementa la rentabilidad de la organización, ayuda a resolver problemas concretos día a día, disminuye la necesidad de supervisión, etc.

En lo personal:

- Mejora la comunicación, hace viable las políticas de la organización, convierte a la empresa en un mejor entrono para trabajar, etc.

Existen 3 momentos claves en un proyecto:

1. Antes del diseño conceptual: deben capacitarse en cursos adecuados que les permitan comprender los procesos que van a modelar y las potencialidades del sistema.

2. Antes de la parametrización. Capacitarse en cursos SAP, que les permitan aprender a parametrizar el sistema.

3. Antes de la entrada a productivo. Debe diseñarse un curso medida, de acuerdo a la forma en la que se operara el sistema. Dirigido a usuarios finales y constituye el punto más importante de motivación a los futuros usuarios. Es información que sea entregada antes de la puesta en marcha o salida en vivo, para evitar que se olviden los conocimientos aprendidos.

3 El control del proyecto

Aspecto clave en la implementación, ya que permite que las desviaciones del cronograma sean rápidamente identificadas, para la toma de medidas correctivas. El fin de control es asegurar que los objetivos sean alcanzados en tiempo y calidad planificada. Es importante un buen liderazgo.

Podemos usar varios métodos de control:

Diagrama de Gantt

Herramienta básica, es un diagrama de barras que muestra el origen y final de las tareas y los grupos.

Pert

Básicamente un método para describir, enlazar y analizar todas y cada una de las tareas involucradas en completar un proyecto dado, en función de talentos y recursos e identificar el tiempo necesario para completar el proyecto total, en función de los talentos y recursos.

Cadena Critica

(CCPM) Es un método que se enfoca en los recursos requeridos para ejecutar las tareas, pero les pide flexibilidad en sus horas de trabajo y de ser capaces de cambiar rápidamente de tareas o cadena de tarea para no retrasar el proyecto. Audio 1. Permite reducir los plazos, y facilitar su seguimiento a partir de un mayor foco de lo que es más importante. El camino critico de un proyecto es la serie de actividades que determinan el tiempo más temprano en el que el proyecto puede ser completado y el camino más largo a través del diagrama de redes, y tiene la menor cantidad de tiempo en la que una actividad puede ser reemplazados sin retrasar una actividad exitosa o el tiempo de terminación de proyecto.

El ciclo de control consta de 4 fases:

Recopilación de la información > Evaluación de la situacion > Decidir contra medidas > informar y seguir las contramedidas.

Fase 1: recopilación de la información, recopila información y datos objetivos para definir la situacion del proyecto, las técnicas más usadas son:

- Reunión de seguimiento: se recopila información actual del proyecto, riesgos, y ejecución de tareas en marcha, con las personas afectadas, y se deja documentada la información.

- Revisiones técnicas: se puede considerar una reunión de seguimiento, participan expertos internos o externos, pero el objetivo de estas, es analizar en profundidad si este cumple con las expectativas y si es necesario definir las acciones que deben tomarse para corregirlo. Esta puede generar directamente acciones correctivas en caso de no superar los objetivos, por lo que también podría formar parte del tercer paso.

- Panel de control: (indicador) herramienta útil para conocer cuantitavamente la situacion del proyecto, comparándolo con sus objetivos.

Fase 2: Evaluación de la situacion, con los datos recopilados podemos evaluar si el proyecto cumplirá con los objetivos, y para ello la herramienta más efectiva es la predicción. Tiene 2 utilidades:

1- Permite confirmar si una variación tendrá efectos sobre los objetivos y determinar si debemos actuar o n.

2- Permite analizar si las correcciones tienen potencial para corregir la desviación.

Audio 2. Lo más habitual es hacer métricas sobre plazos y costos del proyecto. Sobre los plazos, centrarnos en las tareas críticas, o entregable que queramos, la variación de estas marcara la fecha final del proyecto, y sobre los costos, es el valor ganado consigue hacer estimaciones objetivas con datos y formulas simples.

Fase 3: Decidir contramedidas, luego de la detección y confirmación que no se cumplirá con los objetivos debemos tomar contramedidas. Aunque existen diferentes metodologías, proponemos 6:

1- Definir y acotar el problema.

2- Recopilar detalles que nos ayuden a determinar la causa raíz.

3- Definir y evaluar las opciones disponibles, para solucionar esa causa raíz y corregir sobre el objetivo final.

4- Seleccionar la opción a aplicar en base a los resultados del punto 3, puede ayudarnos hacer predicciones sobre las contramedidas propuestas.

5- Comunicar e implementar la solución seleccionada, modificando el plan de proyecto cuando sea necesario.

6- Seguir y validar que la solución se ha aplicado y ha solucionado e problema.

Si los primeros pasos los aplicamos en una reunión especifica con las personas implicadas en el problema, seguramente el proceso será más simple y rápido de llevar a la práctica.

Fase 4: Informar y seguir las contramedidas, conociendo las contramedidas se ejecuta y ver cómo funciona.

- Seguimiento de las contramedidas, como resultado del paso anterior, cualquier contramedida acaba modificando los planes del proyecto y debe gestionarse su aplicación como si se tratara de una solicitud de cambio, con la salvedad de que el origen fue una detección y no una solicitud de cambio. De la misma forma se debe controlar su implementación y los resultados conseguidos, viendo si las métricas que se hicieron vuelven a los valores planificados.

- Comunicar las contramedidas, aunque se ponga en el cuarto paso, es importante en cualquiera, y comunicar en el control de proyecto nos referimos a 2 flujos:

o Del equipo de proyecto hacia el director del proyecto, se basa en disponer de datos actualizados y suministrados por las personas que realizan el trabajo. La comunicación eficaz permitirá descubrir los problemas de forma prematura.

o Del director de proyecto hacia el equipo, importante para implementar las contramedidas que se hayan definido para que, durante su ejecución, las personas involucradas puedan ver si se está corriendo corregir el problema o no.

4 La gestión de riesgo.

Proceso de identificar, analizar y responder a factores de riesgo a lo largo de la vida de un proyecto (desde su inicio hasta su fin) y en beneficio de sus objetivos. Cuantificar el riesgo y predecir su impacto. El resultado es un riesgo aceptable o inaceptable, depende del nivel de tolerancia del gerente de proyectos por el riesgo.

Si es configurada como un proceso continuo y disciplinado de la identificación y resolución de un problema, se complementará con facilidad con otros sistemas, incluye la organización, planificación y el presupuesto y control de costos, las sorpresas disminuirán y la gestión será proactiva en vez de ser reactiva.

Ciclo de análisis de riesgo:

- Identificación > análisis > coberturas > seguimiento > ejecución > control

Identificados todos los posibles riesgos, se escogen los que más probabilidades tienen de ocurrir, en base a decisión de experiencias, probabilidad, intuición, lecciones aprendidas, datos históricos, etc.

El riesgo cae de manera progresiva a niveles inferiores a medida que lo desconocido se vuelve conocido.

Mediante la ejecución de reportes periódicos, El punto crítico es que la identificación sea permanente a lo largo del proyecto.

El reporte de riesgo debe contener:

- El factor de riesgo.

- El cambio de probabilidad.

- La probabilidad de ocurrencia.

- Las mediciones.

- El impacto en el proyecto.

Audio 3. Menciona el objetivo de la gestión riesgos, desarrollar las puestas adecuadas y monitorizarlos. Se calcula “Probabilidad de ocurrencia del riesgo / la perdida asociada estimada.

5 Gestión del cambio

El mundo cambia a una velocidad vertiginosa y nos esto afecta a nivel persona como laboral. La adaptación al cambio, es una habilidad fundamental para enfrentarnos al presente y al futuro. Los líderes deben ser agentes de cambio.

Ciclo: definir > detallar > asegurar > desarrollar > comunicar

Claves:

- Cambio en el liderazgo.

- Comunicación y compromiso.

- Impacto y medición del cambio.

- Entrenamiento de las personas.

En la implementación de un sistema, la reacción usual es la resistencia al cambio.

Cuando se percibe como negativo:

- Tienen miedo a perder propiedad de los datos.

- Miedo a cometer errores.

- Perdida de contacto social

- Flojos para responder al cambio.

- Temor a cambios estructurales.

- Sufren otras dificultades personales.

Cuando se percibe como positivo:

- Mayor acceso a los datos de la empresa.

- Facilita el contacto.

- Posibilidad el crecimiento.

- Mayor capacidad de negociación con proveedores o clientes, por acceso a datos más rápido.

Para que los cambios sean exitosos los altos mandos de la empresa, tienen que desear el cambio. Se establecer 8 pasos:

1- Crear sentido de urgencia. Tiene que ser una necesidad de todos los miembros de la empresa.

2- Formar una coalición. Unir personas que comparten la misma visión, e involucrarlos en el proceso.

3- Crear una hoja de ruta. Establecer un camino que sea fácil de comunicar, entender y de recordar.

4- Comunicar de forma efectiva. La hoja de ruta debe transmitirse permanentemente respondiendo a todas las dudas.

5- Eliminar los obstáculos. Cuando la mayoría de los miembros están convencidos de los beneficios, detectar los obstáculos que vayan surgiendo.

6- Asegurar triunfos a corto plazo. La mejor manera de mantener la motivación es estableciendo metas a corto plazo que permitan observar avances.

7- Construir sobre el cambio. La hoja de ruta no es monolítica, sino que puede ser modificada en el proceso.

8- Anclar el cambio a la empresa. Una vez logrado el cambio, convertirlo en parte de la cultura de la empresa, los siguientes cambios serán vistos como una evolución.