Tareas cross proyecto
otras tareas durante la implementación de SAP
- capacitación
- control del proyecto
- gestión de riesgo
- gestión de cambio
capacitación
difícil e importante - inversión - proceso continuo, sino desfasaje
beneficios
beneficios en relaciones humanas, internas y externas y adopción de políticas
3 momentos clave de capacitación en implementación
- antes del diseño conceptual - empleados hacen cursos para comprender procesos a modelar, conocer sistema
- antes de la parametrización - configurar sistema para adaptarlo a la empresa
- antes de la entrada en productivo - cómo operará el sistema, dirigido a usuarios finales
control del proyecto
evitar desvíos de cronograma - asegurar objetivos
buen liderazgo
- métodos de control
- diagrama de Gantt - diagrama de barras, origen, final
- Pert - técnica de revisión y evaluación de programas - describir, enlazar y analizar tareas - ver tiempo mínimo necesario
- cadena crítica - enfoque en recursos para hacer tareas - mantener el uso de recursos nivelado pero con flexibilidad en h de trabajo y cambiar rápido de tarea para no retrasar proyecto
ciclo de control de proyectos - 4 fases
reuniones de seguimiento - situación actual de proyecto, riesgos y ejecución - ver desviaciones, tratarlas en otra reunión con grupo afectado
revisión técnica - reunión de control ligado a hito de entrega o facturación - analizar aspecto o entrega, si cumple expectativas, si hay que corregir algo
panel de control - conocer cuantitativamente la situación real del proyecto con métricas de control
usar herramienta de gestión de proyectos para definir métricas, recopilar datos
- 2 evaluación de la situación
cumple objetivos? ver problemas
predicción - estimar valor final de métricas según datos y rendimiento actual del proyecto
- permite confirmar si una variación tendrá efectos en obj finales del proyecto - si hay que actuar o no
- permite analizar si correcciones def pueden modif desviación
encontramos desviación - cómo atacarla? solución en 6 pasos
- def y acotar el problema
- recopilar detalles, ver causa raíz
- def y evaluar opciones disponibles para solucionar raíz, corregir desviación
- seleccionar opción a aplicar - predecir varias contramedidas
- comunicar y usar solución - modif planes de proyecto si es necesario
- seguir y ver que la solución se aplicó, si solucionó problema - ver en métricas
- 4 informar y seguir contramedida
seguimiento - decidimos contramedida, nuevas tareas, modif planes de proyecto - controlar resultados - ver si aplicar otra contramedida
comunicar contramedida - 2 flujos de comm
- del equipo a director de proyecto - dar datos actualizados - descubrir problemas de forma más prematura, simplif solución
- del director de proyecto a equipo - implementar contramedida
gestión del riesgo
identificar, analizar y responder a factores de riesgo en proyecto - control de posibles eventos futuros - predecir impacto de riesgos, si aceptable o no
si es un proceso continuo y disciplinado, el problema se complementará con facilidad con otros sistemas - organización, planif y presupuesto y control de costos - gestión proactiva en vez de reactiva
identificar riesgos, ver cuáles son más probables - predecir - +riesgos al inicio de proyecto
importancia de que siga durante todo el proyecto - mantener reporte periódico de riesgos potenciales por módulo o área funcional para cada etapa
reporte de análisis de riesgo:
- factor de riesgo
- cambio de probabilidad
- probabilidad de ocurrencia
- mediciones
- impacto en el proyecto
gestión del cambio
cambio mundial rápido - indicador de liderazgo profesional
al principio hay resistencia al cambio por empleados - al implementar ERP
- miedo a perder propiedad de datos
- miedo de cometer errores
- pérdida de contacto social
- flojos para responder al cambio
- temos a cambios estructurales
- dificultades personales
si lo ven como cambio positivo, otras reacciones
- mayor acceso a datos de toda la empresa
- facilita contacto con otros empleados
- posibilita el crecimiento en sus trabajos
- mayor capacidad de negociación con proveedores o clientes por acceso a datos +rápido
establecer marco claro y estructurado para gestionar cambio - compromiso de directivos
- crear sentido de urgencia - cambio como necesidad, oportunidad de negocio
- formar una coalición - alianza entre líderes, misma visión
- crear una hoja de ruta - camino
- comunicar de forma efectiva - transmitir hoja de ruta - responder dudas
- eliminar obstáculos - después de convencer empleados, seguir plan
- asegurar triunfos a corto plazo - mantener motivación, observar avances
- construir sobre el cambio - revisar hoja de ruta
- anclar el cambio a la empresa - consolidad cambio, que sea cultura de la empresa - cambio como evolución