✒️SAP Las tareas cross proyecto

Tareas cross proyecto

otras tareas durante la implementación de SAP

• capacitación
• control del proyecto
• gestión de riesgo
• gestión de cambio

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capacitación

difícil e importante - inversión - proceso continuo, sino desfasaje

beneficios

beneficios en relaciones humanas, internas y externas y adopción de políticas

3 momentos clave de capacitación en implementación

• antes del diseño conceptual - empleados hacen cursos para comprender procesos a modelar, conocer sistema
• antes de la parametrización - configurar sistema para adaptarlo a la empresa
• antes de la entrada en productivo - cómo operará el sistema, dirigido a usuarios finales

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control del proyecto

evitar desvíos de cronograma - asegurar objetivos

buen liderazgo

• métodos de control
• diagrama de Gantt - diagrama de barras, origen, final

• Pert - técnica de revisión y evaluación de programas - describir, enlazar y analizar tareas - ver tiempo mínimo necesario

• cadena crítica - enfoque en recursos para hacer tareas - mantener el uso de recursos nivelado pero con flexibilidad en h de trabajo y cambiar rápido de tarea para no retrasar proyecto

ciclo de control de proyectos - 4 fases

• 1 recopilar info

reuniones de seguimiento - situación actual de proyecto, riesgos y ejecución - ver desviaciones, tratarlas en otra reunión con grupo afectado

revisión técnica - reunión de control ligado a hito de entrega o facturación - analizar aspecto o entrega, si cumple expectativas, si hay que corregir algo

panel de control - conocer cuantitativamente la situación real del proyecto con métricas de control

usar herramienta de gestión de proyectos para definir métricas, recopilar datos

• 2 evaluación de la situación

cumple objetivos? ver problemas

predicción - estimar valor final de métricas según datos y rendimiento actual del proyecto

1. permite confirmar si una variación tendrá efectos en obj finales del proyecto - si hay que actuar o no
2. permite analizar si correcciones def pueden modif desviación

• 3 decidir contramedidas

encontramos desviación - cómo atacarla? solución en 6 pasos

1. def y acotar el problema
2. recopilar detalles, ver causa raíz
3. def y evaluar opciones disponibles para solucionar raíz, corregir desviación
4. seleccionar opción a aplicar - predecir varias contramedidas
5. comunicar y usar solución - modif planes de proyecto si es necesario
6. seguir y ver que la solución se aplicó, si solucionó problema - ver en métricas

• 4 informar y seguir contramedida

seguimiento - decidimos contramedida, nuevas tareas, modif planes de proyecto - controlar resultados - ver si aplicar otra contramedida

comunicar contramedida - 2 flujos de comm

1. del equipo a director de proyecto - dar datos actualizados - descubrir problemas de forma más prematura, simplif solución
2. del director de proyecto a equipo - implementar contramedida

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gestión del riesgo

identificar, analizar y responder a factores de riesgo en proyecto - control de posibles eventos futuros - predecir impacto de riesgos, si aceptable o no

si es un proceso continuo y disciplinado, el problema se complementará con facilidad con otros sistemas - organización, planif y presupuesto y control de costos - gestión proactiva en vez de reactiva

identificar riesgos, ver cuáles son más probables - predecir - +riesgos al inicio de proyecto

importancia de que siga durante todo el proyecto - mantener reporte periódico de riesgos potenciales por módulo o área funcional para cada etapa

reporte de análisis de riesgo:

• factor de riesgo
• cambio de probabilidad
• probabilidad de ocurrencia
• mediciones
• impacto en el proyecto

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gestión del cambio

cambio mundial rápido - indicador de liderazgo profesional

al principio hay resistencia al cambio por empleados - al implementar ERP

• miedo a perder propiedad de datos
• miedo de cometer errores
• pérdida de contacto social
• flojos para responder al cambio
• temos a cambios estructurales
• dificultades personales

si lo ven como cambio positivo, otras reacciones

• mayor acceso a datos de toda la empresa
• facilita contacto con otros empleados
• posibilita el crecimiento en sus trabajos
• mayor capacidad de negociación con proveedores o clientes por acceso a datos +rápido

establecer marco claro y estructurado para gestionar cambio - compromiso de directivos

• crear sentido de urgencia - cambio como necesidad, oportunidad de negocio
• formar una coalición - alianza entre líderes, misma visión
• crear una hoja de ruta - camino
• comunicar de forma efectiva - transmitir hoja de ruta - responder dudas
• eliminar obstáculos - después de convencer empleados, seguir plan
• asegurar triunfos a corto plazo - mantener motivación, observar avances
• construir sobre el cambio - revisar hoja de ruta
• anclar el cambio a la empresa - consolidad cambio, que sea cultura de la empresa - cambio como evolución