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✒️SAP Las tareas cross proyecto

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Tareas Cross proyecto

Existen otras actividades y tareas que se desarrollan a lo largo del proyecto de implementación de SAP y que no pueden ser asociada a una fase en particular, pero fueron fundamentales para el éxito del proyecto. Éstas son :

  • La capacitación
  • El control del proyecto
  • La gestión del riesgo
  • La gestión del cambio

La capacitación

La capacitación constituye uno de las tareas más difíciles e importantes en cualquier proyecto, ya que cada grupo de usuarios tiene diferentes necesidades, preferencias y potencial de aprendizaje debe ser entrenado o entrenada en las diferentes fases del proyecto. En muchas organizaciones y quienes consideran la capacitación como un gasto innecesario y no como una inversión que beneficiará tanto a la empresa como a sus colaboradores.

La capacitación es una de las inversiones más rentable que puede realizar una empresa. Una planificación adecuada del componente humano en una organización requiere de una política de capacitación permanente. Los jefes deben ser los primeros interesados en su propia formación y los primeros responsables en capacitar al personal a su cargo. Así, los equipos de trabajo mejoraron su desempeño.

¿ En qué beneficia la capacitación ?

Para la organización, podemos considerar lo siguiente beneficio gracias a la capacitación:

  • Genera un aumento de la productividad y la calidad de trabajo
  • Incrementa la rentabilidad de la organización
  • Levanta la moral de los trabajadores
  • Ayuda a resolver problemas concretos en el día día
  • Disminuye la necesidad de supervisión
  • Contribuye a prevenir los accidentes de trabajo
  • Mejora la estabilidad del organización y su flexibilidad
  • Promueve que el personal se sienta identificado con la empresa
  • Mejor a la imagen de la empresa
  • Mejora la relación jefes - subordinados
  • Ayuda a la comprensión y adopción de políticas
  • Ayuda a reducir los costos

En lo individual o personal, la capacitación presenta beneficios como lo siguiente:

  • Ayuda a las personas a resolver problemas y a tomar decisiones
  • Forja líderes y mejora las actitudes comunicativas de las personas
  • Permite el logro de las metas individuales
  • Aumenta la confianza en sí mismo, eliminando los temores a la incompetencia o a la ignorancia individual

Además, la capacitación generar beneficios en las relaciones humanas, relaciones internas y externas y en la opción de políticas, por lo siguiente:

  • Mejora la comunicación entre grupos e individuos
  • Ayuda en la orientación de nuevos empleados
  • Proporciona información sobre disposiciones oficiales
  • Hace viables las políticas de la organización
  • Alienta la cohesión de grupos
  • Proporciona una buena atmósfera para el aprendizaje
  • Convierte a la empresa en un entorno de mejor calidad para trabajar

Ahora bien, existen tres momentos claves en un proyecto de implementación de SAP para la capacitación:

  1. Antes del diseño conceptual: los miembros del equipo del proyecto deben capacitarse en cursos adecuados, que les permitan comprender los procesos que van a modelar y las potencialidades del sistema.

  1. Antes de la parametrización: los miembros del equipo del proyecto deben capacitarse en cursos de SAP, que les permitan aprender a parametrizar el sistema.

  1. Antes de la entrada en productivo: debe diseñarse un curso de medida, de acuerdo a la forma en que se operará el nuevo sistema. Éste curso estaba dirigido a los usuarios finales y constituye el punto más importante de motivación a los futuros usuarios. Es importante además que la información sea entregada poco antes de la puesta en marcha o salida en vivo, para evitar que se olviden los conocimientos aprendidos, por falta de práctica.

Control de proyecto

El control del proyecto es un aspecto clave de la implementación del sistema. La desviaciones del cronograma del proyecto hoy es tu objetivo, deben ser rápidamente identificadas y evaluada para determinar las medidas correctivas necesarias. El fin de las actividades de control es asegurar que los objetos se haga el cansado en el tiempo de calidad planificada, realizando una buena supervisión y medición del rendimiento de los resultados, con el objetivo de qué se puedan tomar acciones correctivas, esto se hace mediante la comparación entre la planificación realizada y los valores incurridos.

La información de control debe ser proporcionada de manera oportuna y a tiempo, sin retraso para tomar acciones correctivas antes de qué sea tarde. Aquí debe haber un buen liderazgo y una buena supervisión por parte del gestor del proyecto, puede imprimir reportes, revisar el progreso y aplicar mejora.

Para esto podemos usar varios métodos de control como son los siguientes:

Diagrama de Gantt: la herramienta básica que se utiliza para realizar la planificación del trabajo de un proyecto el diagrama de Gant. Es un diagrama de barras que muestra el origen el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tarea así como la dependencia entre unidades mínimas de trabajo (pueden ser fin-comienzo, fin-fin, comienzo-fin, comienzo-comienzo).

Pert: la técnica de revisión y evaluación de programas o Pert es básicamente un método para describir, enlazar y analizar todas y cada una de las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea en función de talento y recursos a identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total en función de los talento y recursos.

Cadena crítica: la gestión de proyectos porque hay una crítica (CCPM) es un método que se enfoca en los recursos requeridos para ejecutar las tareas del proyecto, tiende a mantener el uso de los recursos nivelado, pero les pide más flexibilidad en su hora de trabajo y de ser capaces de cambiar rápidamente de tarea o de cadena de tarea para no retrasar el proyecto entero.

El ciclo de control de proyecto consta de cuatro fases, ella son:

Recopilación de información/evaluación de la situación/decidir contramedida/informar y seguir las contra medidas

FASE 1: Recopilación de la información:

En este paso se recopila información y datos objetivos para definir la situación del proyecto. Entre las técnicas más habituales encontramos :

  • Reuniones de seguimiento: son reuniones donde se recopila información sobre la situación actual del proyecto, la situación de los riesgos y el estado de ejecución de las tareas en marcha, viendo donde existen desviaciones. Cuando se detecta una desviación, ésta se documenta y se trata de una reunión separada con las personas afectadas, lo que evita que la reunión de seguimiento se alargue para todo el equipo.
  • Revisiones técnicas: aunque en cierta forma una revisión técnica podría considerarse como una reunión de seguimiento la verdad es que la diferencia bastante en conceptos y objetivos; ya que esta es un examen o reunión de control, muchos casos ligado a un hito de entrega o facturación. Como ejemplo tendríamos los ensayos de aceptación de un equipo, las revisiones de diseño, etc.

Una revisión técnica es una reunión formal donde participan expertos internos o externos al proyecto. El objetivo de estas reuniones y analizar en profundidad este aspecto o entrega para determinar si este cumple con la expectativa y si es necesario, definir las acciones que deben tomarse para corregirlo.

A diferencia de las reuniones de seguimiento una revisión técnica puede generar directamente acciones correctoras en caso de no superar los objetivos, por lo que en cierta forma también podría formar parte del tercer paso.

  • Panel de control: el panel para controlar un proyecto es una herramienta muy útil para conocer cuantitativamente la situación real del proyecto en base a sus principales métricas de control comparando estas con los objetivos. La forma más simple de disponer de un panel de control actualizado el disponer de una herramienta de gestión de proyectos que nos permita definir las métricas y recopilar en tiempo real la información necesaria para calcular la. Sin esta capacidad de recopilar datos actualizados, un panel de control es totalmente inútil.

FASE 2: Evaluación de la Situación:

A partir de la información y datos recopilados anteriormente podemos evaluar la situación y ver si el proyecto cumplirá los objetivos o cuantificar los problemas detectados para ello la herramienta más efectiva es la predicción.

Una proyección en control de proyecto consiste en estimar el valor final de las métricas a partir de los datos y el rendimiento actual del proyecto.

Esto tiene dos utilidades:

  1. Nos permite confirmar si una determinada variación tendrá efecto sobre los objetivos finales del proyecto y por tanto, determinar si debemos actuar o no.
  2. Permite analizar si las correcciones definidas tienen potencial para corregir la desviación..

FASE 3: Decidir Contramedidas:

Cuándo detectamos una desviación, ésta se haya evaluado y se haya confirmado que implicará no cumplir con los objetivos; llega el momento de definir alguna contra medida para corregirlo.

Aunque existen diferentes metodología de solución de problemas, aquí vamos a proponer una basada en seis pasos:

  1. Definir o acotar el problema.
  2. Recopilar los detalles que nos ayuda a detectar la causa raíz.
  3. Definir y evaluar las opciones disponibles para solucionar esta causa raíz y corregir la desviación sobre el objetivo final
  4. Seleccionar las opciones aplicar en base a los resultados del punto anterior. Para ello puede ayudarnos el hacer predicciones sobre las contramedidas propuesta
  5. Comunicar a implementar la solución seleccionada modificando los planos del proyecto cuando sea necesario
  6. Seguir y validar que la solución se ha aplicado y ha solucionado el problema. Esto lo veremos cuando las métricas vuelvan a mostrar que estamos en el plano original o cuando la previsión muestra que el proyecto conseguir al objetivo.

Si los primeros pasos los aplicamos en una reunión específica con las personas implicadas en el problema, seguramente el proceso será más simple y rápido a llevar a la práctica.

FASE 4: Informar y seguir las contramedidas

En este momento ya conocemos la contramedida aplicar y por tanto llega el momento de ejecutarla y ver que esta funciona .

  • Seguimiento de las contramedida

Cómo resultado del paso anterior tendremos a aplicar para corregir el problema detectado, lo que al final se traducida en nuevas tareas, objetivos de las actuales, plazos nuevo, etc.

Por tanto, cualquier contramedida acaba modificando los planes del proyecto y debe gestionar su aplicación como si se tratara de una solicitud de cambio, con la salvedad de qué el origen de esta haz asido la detección de un problema y no una solicitud de cambio.

De la misma forma debemos controlar su implementación y los resultados conseguido. Esto lo hacemos mediante la técnica del primer paso, viendo si las métricas que hicieron aparecer el problema vuelve hacia los valores planificado. De no hacerlo, deberíamos volver a aplicar los pasos descritos para buscar una nueva contramedida ya que la primera no está solucionando el problema.

  • Comunicar las contramedidas

Aunque la pongamos en el cuarto paso, la comunicación es importante el cualquiera de estos. Cuando hablamos de comunicar el control del proyecto siempre nos referimos a dos flujo de comunicación:

  • Del equipo del proyecto hacia el director del proyecto

Y el control del proyecto se basa en disponer de datos actualizados sobre su estado actual, datos que deben ser suministrados por las personas que realizan el trabajo. Igualmente, una comunicación eficaz en esta dirección permitirá descubrir los problemas de forma más prematura, reduciendo sus efectos simplificando su solución al disponer de tiempo. Aparte como habitualmente serán estas mismas personas las que deberán participar en la búsqueda de soluciones a los problemas.

  • Del director del proyecto hacia el equipo

En este caso la comunicación será importante para implementar las contramedidas que se hayan decidido. ¿ De qué no sirve decidir una contra medida si no informamos quién debe ejecutarla? Esta comunicación debería continuar durante la ejecución de la contramedida, para que las personas involucradas puedan ver si está consiguiendo corregir el problema o no.

Gestión de riesgo

La gestión de riesgo en el proceso de identificar, analizar y responder a factores de riesgo a lo largo de la vida de un proyecto y en beneficio de su objetivos. La gestión de riesgo adecuada implica el control de posibles eventos futuros. Es una actividad proactiva, en lugar de reactiva.

Los sistemas de gestión de riesgo están diseñados para hacer más que sólo identificar el riesgo el sistema también debe poder cuantificar el riesgo y predecir su impacto en el proyecto. En consecuencia, el resultado es un riesgo aceptable o inaceptable. La aceptación o no aceptación de un riesgo depende, a menudo, del nivel de tolerancia del gerente de proyecto por el riesgo.

Si la gestión de riesgos es configurada como un proceso contino y disciplina de la identificación y resolución de un problema, entonces el sistema se complementara con facilidad de otro sistema. Esto incluye la organización, la planificación y el presupuesto y el control de costos. Las sorpresas disminuirá porque el énfasis ahora será una gestión proactiva en lugar de una reactiva.

Una vez que el equipo de proyectos identifica todo lo posible riesgo que pueden perjudicar el éxito del proyecto, debe escoger lo que tienen más probabilidad de ocurrir. Basará su decisión en las experiencias pasadas respecto de la probabilidad de ocurrencia, su situación, las lecciones aprendidas, los datos históricos, entre otros.

A inicio de un proyecto hay más en riesgo que a medida que este avanza hacia su finalización. En consecuencia, la gestión de riesgo debe hacerse a inicio del ciclo de vida del proyecto, así como de manera continua.

La importancia es que la oportunidad y el riesgo por lo general permanecen relativamente altos durante la planificación del proyecto (al inicio del ciclo de vida), pero debido al relativo bajo nivel de inversión en este punto, lo que está el juego permanece bajo. Por el contrario, durante la ejecución del proyecto, el riesgo que de forma progresiva a niveles inferiores a medida que lo desconocido se convierte en conocido. Al mismo tiempo, lo que está en juego aumenta de manera constante a medida que los recursos necesarios se invierten de manera progresiva para completar el proyecto.

El punto crítico es que la gestión de riesgo sea un proceso continuo y como tal se realice no sólo al inicio del proyecto, sino de manera continua a a lo largo de la vida del proyecto.

La identificación de riesgos o puntos críticos, es una tarea permanente, que se desarrolla a lo largo del proyecto, en cada reporte. El propósito de esto es conseguir que la gente piensa acerca de los riesgos potenciales y abierta al líder del proyecto en cualquier momento.

Una forma común de gestionar el riego es mantener un reporte periódico de riesgos potenciales por módulo o área funcional para cada etapa del proyecto.

El reporte de análisis de riesgo debe contener los siguientes datos:

  • Factor de riesgo
  • Cambio de probabilidad
  • Probabilidad de ocurrencia
  • Mediciones
  • Impacto en el proyecto

Gestión del cambio

El mundo cambiar a una velocidad vertiginosa y esto nos afecta tanto a nivel personal como laboral. En este contexto, la adaptación y la gestión del cambio se han convertido en una habilidad fundamental para enfrentarse al presente y el futuro. Además, es un claro indicador de liderazgo profesional porque las organizaciones requieren líderes que sean al mismo tiempo agentes de cambio.

La implementación de un sistema ERP como SAP, tiene un gran impacto en una empresa y especialmente en sus empleados. La reacción usual de los empleados es la resistencia al cambio ya que éste se percibe como negativo.

Normalmente quién es percibir el cambio como negativo siguen un ciclo como el siguiente:

  • Tienen miedo a perder la propiedad de los datos
  • Tienen miedo a cometer errores
  • Sienten pérdida de contacto social
  • Son muy flojo para responder al cambio
  • Tienen temor a cambios estructurales
  • Sufre otras dificultades personal

En caso de qué el cambio se perciba como positivo se tendrá una siguientes reacciones:

  • Mayor acceso a los datos de toda la empresa
  • Facilita el contacto con otros empleados
  • Posibilita el crecimiento de sus trabajos
  • Mayor capacidad de negociación con proveedores o clientes, por acceso a datos más rápido

Ahora bien las claves para acá no a cambios consisten en establecer un Marco claro y estructurado para gestionar los efectos que generan los cambios. Para que el cambio sea exitoso los directivos gerentes y altos mandos de la empresa tienen que desear que el cambio se produzca. A partir de ahí se puede establecer ocho pasos o fases que repasamos a continuación:

Crear sentido de urgencia: conseguir que el cambio se vea como una necesidad por todo y cada uno de los miembros de la empresa. Para ello por ejemplo se puede proponer el cambio como una oportunidad de negocio

Formar una coalición: identificar a diferentes líderes dentro de la empresa para establecer una alianza. El objetivo es unir a personas que comparten una misma visión para involucrarlos en el proceso de cambio.

Crear una hoja de ruta: para reducir la resistencia dentro de la organización es fundamental establecer un cambio a seguir. Ese cambio debe ser fácil de comunicar de entender y de recordar.

Comunicar de forma efectiva: la hoja de ruta debe transmitirse de forma persistente, para ello es fundamental responder con honestidad a todas las dudas y temor es que plantean los miembros de la organización

Eliminar los obstáculos dos. Una vez que la mayoría de los miembros estén convencidos de los beneficios del cambio tocará hacerlo efectivo y detectar los posibles obstáculos a nivel organizacional que vayan surgiendo.

Asegurar triunfos a corto plazo: el cambio puede ser un proceso largo y no exento de dificultades. Por ello la mejor manera de mantener la motivación es estableciendo metas a corto plazo que permitan observar avances

Construir sobre el cambio dos. la hoja de ruta no es monolítica sino que puede ser revisada durante el proceso para que ni los pequeños triunfos sean vistos como el éxito final ni los pequeños fracasos generen frustración.

Anclar el cambio de la empresa: una vez conquistado el cambio llega el momento de consolidarlo y convertirlo en parte de la cultura de la empresa. De esta manera los siguientes cambios serán visto como una evolución.


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de Marcos José Serrada Martínez, en su ámbito de estudios para el Carrera Consultor Basis NetWeaver.

SAP Senior

Marcos José Serrada Martínez

Profesión: Ingeniero Electricista - Venezuela - Legajo: HM60S

✒️Autor de: 38 Publicaciones Académicas

🎓Egresado del módulo:

Disponibilidad Laboral: FullTime

Presentación:

Mi nombre es marcos serrada, tengo 28 años de edad. soy venezolano oriundo en píritu estado portuguesa, venezuela. actualmente vivo en cabudare estado lara, venezuela, donde busco de nuevas oportunidades. soy una persona capaz de adaptarse a cualquier situación y que da lo mejor de sí siempre, considero soy una persona resolutiva, con buen ánimo y capaz de resolver problemas fácilmente. al mismo tiempo que me esfuerzo por trabajar en equipo y fomentar el compañerismo. soy ingeniero electricista egresado en diciembre de 2020, desde entonces le di una pausa a mi profesión y me dedique al área agrícola, donde me he desempeñado como encargado general de la agropecuaria durante 3 años. actualmente me encuentro realizando un curso de sap con el fin de adquirir nuevas herramientas profesionales y nuevos conocimientos y formarme como consultor sap.

Certificación Académica de Marcos Serrada

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

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