1. LAS TAREAS CROSS PROYECTO
2. LA CAPACITACIÓN
En muchas organizaciones hay quienes consideran la capacitación como un gasto innecesario más que como una inversión que beneficiará tanto a la empresa como a sus colaboradores.
La capacitación es una de las inversiones más rentables que puede realizar una empresa, los jefes deben ser los primeros interesados en su propia formación y los primeros responsables en capacitar al personal a su cargo.
BENEFICIOS DE LAS CAPACITACIONES
- Genera un aumento de la productividad y la calidad de trabajo
- Incrementa la rentabilidad de la organización
- Levanta la moral de los trabajadores
- Ayuda a resolver problemas concretos en el día a día
- Disminuye la necesidad de supervisión, entre otros
EN LO PERSONAL O INDIVIDUAL
- Ayuda a las personas a resolver problemas y a tomar decisiones
- Forja líderes y mejora las aptitudes comunicativas de las personas
- Permite el logro de metas individuales
- Aumenta la confianza en sí mismo, eliminando los temores a la incompetencia o a la ignorancia individual
EN LAS RELACIONES HUMANAS, INTERNAS- EXTERNAS Y EN LA ADOPCIÓN DE POLÍTICAS
- Mejora la comunicación entre grupos y entre individuos
- Ayuda en la orientación de nuevos empleados
- Proporciona información sobre disposiciones oficiales
- Hace viables las políticas de la organización
- Alienta la cohesión de grupos
- Proporciona una buena atmósfera para el aprendizaje
- Convierte a la empresa en un entorno de mejor calidad para trabajar
EXISTEN 3 METODOS CLAVES EN EL PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DE SAP PARA LA CAPACITACIÓN
- Antes del diseño conceptual
- Antes de la parametrización/ configuración
- Antes de la entrada en productivo
3. CONTROL DE PROYECTO
El fin de las actividades de control es asegurar que los objetivos sean alcanzados en el tiempo y calidad planificada, realizando una buena supervisión y medición del rendimiento de los resultados con el objetivo de poder tomar acciones correctivas, esto se hace comparando la planificación realizada y los valores incurridos.
MÉTODOS DE CONTROL
- Diagrama de Gantt, Herramienta básica que se utiliza para realizar la planificación del trabajo de un proyecto. Es un diagrama de barras que muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas. (fin-comienzo, fin-fin, comienzo-fin, comienzo- comienzo)
- Pert, Técnica de revisión y evaluación de programas, es básicamente el método para describir, enlazar y analizar y todas y cada una de las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea en función de talentos y recursos e identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total en función de los talentos y recursos.
- Cadena Crítica, Gestión de Proyectos por Cadena Crítica CCPM, Es un método que se enfoca en los recursos requeridos para ejecutar las tareas del proyecto, Tiende a mantener el uso de los recursos nivelado, pero les pide flexibilidad en sus horas de trabajo y de ser capaces de cambiar rápidamente de tarea o de cadena de tarea para no retrasar el proyecto entero.
EL CICLO DE CONTROL DE PROYECTOS CONSTA DE 4 FASES
Fase 1. Recopilación de la información y datos objetivos para definir la situación del proyecto
- Reuniones de seguimiento
- Revisiones técnicas
- Panel de control
Fase 2. Evaluación de la situación,
- Nos permite confirmar si una determinada variación tendrá efectos sobre los objetivos finales del proyecto y por tanto, determinar si debemos actuar o no.
- Permite analizar si las correcciones definidas tienen potencial para corregir la desviación
Fase 3. Decidir contramedidas
Diferentes metodologías de solución de problemas
- 1. Definir y acotar el problema
- 2. Recopilar los detalles que nos ayuden a determinar la causa raíz
- 3. Definir y evaluar las opciones disponibles para solucionar esta causa raíz y corregir la desviación sobre el objetivo final
- 4. Seleccionar la opción a aplicar en base a los resultados del punto anterior. Puede ayudar el hacer predicciones sobre las contramedidas propuestas.
- 5. Comunicar e implementar la solución seleccionada. Modificando los planes del proyecto cuando sea necesario
- 6. Seguir y validar que la solución se ha aplicado y ha solucionado el problema.
Fase 4. Informar y seguir las contramedidas.
- Seguimiento de las contramedidas
- Comunicar las contramedidas
- Del quipo del proyecto hacia el director del proyecto
- Del director del proyecto hacia el equipo
4. LA GESTIÓN DEL RIESGO
Es identificar, analizar y responder a factores de riesgo a lo largo de la vida de un proyecto y en beneficio de sus objetivos. Implica el control de posibles eventos futuros. Es una actividad proactiva, en lugar de reactiva.
El punto crítico es que la gestión de riesgos sea un proceso continuo y como tal se realice no solo al principio del proyecto, sino de manera continúa a lo largo de la vida del proyecto.
5. LA GESTIÓN DE CAMBIO
En ocasiones los empleados se resisten al cambio, ya que se percibe como negativo
- X Tienen miedo a perder la propiedad de los datos
- X Tienen miedo de cometer errores
- X Sienten perdida de contacto social
- X Son muy flojos para responder al cambio
- X Tienen temor a cambios estructurales}
- X Sufren otras dificultades personales
En caso de que le cambio se perciba como positivo
- Mayor acceso a los datos de toda la empresa
- Facilita el contacto con otros empleados
- Posibilita el crecimiento en sus trabajos
- Mayor capacidad de negociación con proveedores o clientes, por acceso a datos más rápido
Para que el cambio sea exitoso, los directivos, gerentes y altos mandos de la empresa tiene que desear que el cambio se produzca, mediante algunos pasos o fases recomendados
- Crear sentido de urgencia
- Formar una coalición
- Crear una hoja de ruta
- Comunicar de forma efectiva
- Eliminar los obstáculos
- Asegurar triunfos a corto plazo
- Construir sobre el cambio
- Anclar el cambio a la empresa