Tareas Cross del proyecto
Capacitación: es una de las tareas más difíciles y complejas del proyecto, debido a las necesidades, preferencias y potencial de aprendizaje heterogéneo de los usuarios. La realidad, la tecnología y los conocimientos no paren de evolucionar, por lo tanto la capacitación es una actividad necesaria y debe ser permanente. Los niveles directivos deben ser los primeros en invertir en su formación y velar por la formación de sus equipos de trabajo para mantener a la organización competitiva y mejorar el desempeño colectivo. Tres momentos clave en el proyecto de implementación de SAP para capacitar: i) Antes del diseño conceptual; ii) Antes de la parametrización y iii) Antes de la entrada en productivo.
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Control del proyecto: El propósito es asegurar que los objetivos sean alcanzado en tiempo, presupuesto y calidad a través de una supervisión adecuada y oportuna. Esto se hace a través de un seguimiento entre lo planeado y lo ejecutado. Algunos métodos que apoyan este proceso son: diagrama de Gantt, Diagrama PERT, Cadena Critica (CCPM). El ciclo de control de proyecto consta de 4 fases: i) Recopilación de información, reuniones de seguimiento, revisiones técnicas, Panel de control; ii) Evaluación de la situación; iii) Decidir contramedidas, definir y acotar el problema, recopilar los detalles para determinar causa raíz, definir y evaluar opciones disponibles de solución, seleccionar la alternativa viable, comunicar e implementar la solución, seguir y validar la solución implementada; y iv) informar y seguir las contramedidas, nuevas tareas, cambios a los objetivos, nuevos plazos.
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La gestión del riesgo: actividad proactiva para identificar, cuantificar, determinar su probabilidad de ocurrencia y gestionar los riesgos identificados en el proyecto. El reporte de análisis debe contener: el factor de riesgo, el cambio de probabilidad, probabilidad de ocurrencia, mediciones, impacto en el proyecto.
La gestión del cambio: la alta gerencia debe desear y promover el cambio. Las fases son: crear sentido de urgencia, Formar una coalición, Crear una hoja de ruta, Comunicar de forma efectiva, eliminar obstáculos, asegurar triunfos a corto plazo, construir sobre el cambio, anclar el cambio a la empresa.