✒️SAP / Las tareas cross proyecto Por Candela Calzada

Unidad n°4: La implementación de SAP
Lección n°5: Las tareas cross proyecto

Hay otras tareas y actividades que se hacen a lo largo del proyecto que no están asociadas a una fase en particular:

La capacitación:

Es una tarea difícil e importante, ya que cada grupo de usuarios tiene distintas necesidades, preferencias y potencial de aprendizaje y debe ser entrenado en diferentes fases del proyecto.

Para la organización podemos considerar los siguientes beneficios gracias a la capacitación:

• Mayor productividad y calidad de trabajo.
• Incrementa la rentabilidad de la organización.
• Ayuda a resolver problemas concretos en el día a día.
• Disminuye la necesidad de supervisión.
• Mejora la imagen de la empresa.
• Mejora la relación jefes-subordinados.
• Ayuda a reducir costos
• Entre otros.

En lo individual, la capacitación presenta:

• Ayuda a las personas a resolver problemas y a tomar decisiones.
• Forja líderes y mejora las amplitudes comunicativas de las personas.
• Permite el logro de metas individuales.

Además, la capacitación genera beneficios en las relaciones humanas, internas y externas:

• Mejora la comunicación entre grupos.
• Hace viables las políticas de la organización.
• Buena atmósfera para el aprendizaje.

Existen tres momentos claves en un proyecto de implementación de SAP para la capacitación:

• Antes del diseño conceptual: los miembros deben capacitare en cursos adecuados, que les permitan comprender los procesos que van a modelar y las potencias del sistema.
• Antes de la parametrización: los miembros deben capacitarse en cursos de SAP que les permita aprender a parametrizar el sistema.
• Antes de la entrada en productivo: debe diseñarse un curso a medida, de acuerdo a la forma en la que se operará el nuevo sistema. Este curso estará dirigido a los usuarios finales.

El control del proyecto:

Las actividades de control se hacen para asegurarse de que los objetivos sean alcanzados en tiempo y calidad planificada, realizando una buena supervisión y medición del rendimiento de los resultados, con el objetivo de que se puedan tomar acciones correctivas.

Para tener un buen control se pueden usar varios métodos como:

• Diagrama de Gantt: se usa para realizar planificaciones de trabajo de un proyecto. Es un diagrama de barras que muestra el origen y el fin de las diferentes unidades mínimas del trabajo y los grupos de tareas.
• Pert: técnica de revisión y evaluación de programas o PERT, es un método para describir, enlazar y analizar todas y cada una de las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo dado para hacer una tarea.
• Cadena crítica (CCPM): se enfoca en los recursos requeridos para ejecutar las tareas del proyecto. Tiende a mantener el uso de los recursos nivelado, pero les pide más flexibilidad en sus horas de trabajo y de ser capaces de cambiar rápidamente de tarea o de cadena de tarea para no retrasar el proyecto entero.

El control de proyecto consta de cuatro fases:

• Fase 1: Recopilación de la información
  En este paso se recopila info y datos objetivos para definir la situación del proyecto:
  Reuniones de seguimiento: donde se copila info sobre la situación actual del proyecto, de riesgo y el estado de ejecución de las tareas en marcha.
  Revisión técnica: es un examen o reunión de control para ver si cumple las expectativas y si es necesario; como; revisión de diseño, etc.
  Panel de control: para controlar un proyecto.
• Fase 2: Evaluación de la situación
  En base a la info y datos recopilados anteriormente, podemos evaluar la situación y ver si el proyecto cumplirá los objetivos o cuantificar los problemas detectados. Para esto, mejor herramienta es la predicción (consiste en estimar el valor final de las métricas a partir de los datos y rendimiento actual del proyecto).
  Esto tiene dos utilidades:
  Nos permite confirmar si una determinada variación tendrá efectos sobre los objetivos finales del proyecto y por lo tanto, determinar si debemos actuar o no.
  Permite analizar si las correcciones definidas tienen potencial para corregir la desviación.
• Fase 3: Decidir contramedidas
  Cuando se detecta una desviación, se haya evaluado y confirmado que implicará no cumplir con los objetivos; llega el momento de definir algunas contramedidas para corregirla:
  1. Definir y acotar el problema.
  2. Recopilar detalles que ayuden a determinar la causa raíz.
  3. Definir y evaluar las opciones disponibles para solucionar esta causa raíz y corregir la desviación.
  4. Seleccionar la opción a aplicar en base a los resultados del pto. anterior.
  5. Comunicar e implementar la solución seleccionada. Modificando los planes del proyecto cuando sea necesario.
  6. Seguir y validar que la solución se ha aplicado y ha solucionado el problema.
• Fase 4: Informar y seguir contramedidas
  Ya que conocemos la contramedida a aplicar, llegó el momento de ejecutarla y ver si funciona.
  Seguimiento de las contramedidas: ya que tenemos la contramedida, significa que habrán nuevas tareas, por lo tanto, la contramedida modifica los planes del proyecto y se debe gestionar como si fuera una solución de cambio. También debemos controlar su implementación y los resultados conseguidos, esto se hará por medio de las técnicas del 1er paso.
  Comunicar las contramedidas:
  - Del equipo del proyecto hacia el director del proyecto.
  - Del director del proyecto hacia el equipo.

La gestión del riesgo:

• Es un proceso de identificar, analizar y responder a los factores de riesgo a lo largo de la vida de un proyecto y en beneficio de sus objetivos.
• Los sistemas de gestión de riesgo están diseñados para hacer más que solo identificar el riesgo.
• El sistema también debe poder cuantificar el riesgo y predecir su impacto en el proyecto.
• Si la gestión de riesgos es configurada como un proceso continuo y disciplinado de la identificación y resolución de un problema, entonces el sistema se completará con facilidad en otros países.
• Una vez que el equipo define los posibles riesgos, hay que elegir cual de todos tiene más probabilidades de ocurrir.
• La importancia es que la oportunidad y el riesgo por lo general permanecen relativamente altos durante la planificación del proyecto.
• Durante la ejecución del proyecto, el riesgo cae de forma progresiva a niveles inferiores a medida que lo desconocido se convierte en conocido.
• La gestión de riesgos debe ser un proceso continuo, que no solo se haga al inicio del proyecto.
• La identificación de riesgos o puntos críticos es algo que hay que hacer permanentemente.
• El reporte de análisis de riesgos debe tener:
  El factor de riesgo.
  El cambio de probabilidad.
  La probabilidad de ocurrencia.
  Las mediciones.
  El impacto en el proyecto.

La gestión del cambio:

El mundo cambia rápidamente y afecta a nivel personal como laboral.

La implementación de un sistema ERP como SAP, tiene un gran impacto en una empresa y especialmente en sus empleados.

A veces algunos empleados se resisten al cambio, y por lo general siguen un cierto ciclo:

Tienen miedo a perder la propiedad de los datos.
Tienen miedo a cometer errores.
Sienten pérdida de contacto social.
Son flojos para responder al cambio.
Tienen temor a cambios estructurales.
Sufren otras dificultades personales.

En cambio, si el cambio se percibe positivamente:

Mayor acceso a los datos de toda la empresa.
Facilita el contacto con otros empleados.
Posibilita el crecimiento en sus trabajos.
Mayor capacidad de negociación con proveedores o clientes, por acceso a datos más rápido.

Para que el cambio sea exitoso, se necesita que los altos cargos quieran que se haga el cambio. A partir de ahí se pueden establecer ocho pasos:

• Crear sentido de urgencia: conseguir que el cambio se vea como una necesidad por toda la empresa.
• Formar una coalición: identificar a diferentes líderes dentro de la empresa para establecer una alianza. El objetivo es unir una persona que comparten una misma visión para involucrarlos en el proceso de cambio.
• Crear una hoja de ruta: para reducir la resistencia dentro de la organización, es importante establecer un camino a seguir.
• Comunicar de forma efectiva: la hoja de ruta debe transmitirse de forma continua.
• Eliminar los obstáculos: cuando la mayoría de los miembros estén convencidos de los beneficios del cambio, tocará hacerlo efectivo y detectar los posibles obstáculos a nivel organizacional que vayan surgiendo.
• Asegurar triunfos a corto plazo: para mantener la motivación hay que establecer metas a corto plazo que permitan observar los avances.
• Construir sobre el cambio: la hoja de ruta puede irse modificando y revisando durante el proceso.
• Anclar el cambio a la empresa: una vez conquistado el cambio, llega el momento de consolidarlo y convertirlo en parte de la cultura de la empresa. De forma que los próximos cambios se vean como una evolución.