- Las tareas cross proyecto
- otras tareas asociadas a la implementación Sap son las siguientes:
- la capacitación
- el control del proyecto
- la gestión de riesgo
- la gestión del cambio
- La capacitación
- es una de las tareas más difíciles e importantes del proyecto
- es una de las inversiones más rentables que puede realizar una empresa
- beneficios para la organización:
- genera un aumento de la productividad y la calidad del trabajo
- incrementa la rentabilidad de la organización
- levanta la moral de los trabajadores
- ayuda a resolver problemas concretos en el día a día
- disminuye la necesidad de supervisión
- contribuye a prevenir los accidentes de trabajo
- mejora la estabilidad de la organización y su flexibilidad
- promueve que el personal se sienta identificado con la empresa
- mejora la imagen de la empresa
- mejora la relación jefes - subordinados
- ayuda a la comprensión y adopción de políticas
- ayuda a reducir los costos
- ayuda a las personas a resolver problemas y a tomar decisiones
- forja lideres y mejora las aptitudes comunicativas de las personas
- permite el logro de metas individuales
- aumenta la confianza en sí mismo, eliminando los temores a la incompetencia o a la ignorancia individual
- beneficios en las relaciones humanas, internas y externas:
- mejora la comunicación entre grupos y entre individuos
- ayuda en la orientación de nuevos empleados
- proporciona información sobre disposiciones oficiales
- hace variables las políticas de la organización
- alienta la cohesión de grupos
- proporciona una buena atmósfera para el aprendisaje
- convierte a la empresa en un entorno de mejor calidad para trabajar
- 3 momentos claves para la capacitación
- antes del diseño conceptual deben capacitarse para comprender los procesos que van a modelar y las potencialidades del sistema
- antes de la parametrización deben capacitarse en cursos de SAP que les permita aprender a parametrizar el sistema
- antes de la entrada en productivo esta dirigido a los usuarios finales para que aprendan a operar el nuevo sistema
- El control del proyecto
- las actividades de control es asegurar que los objetivos sean alcanzados en tiempo y calidad
- los métodos de control son:
- Diagrama de Gantt: se utiliza para realizar la planificación del trabajo. Es un diagrama de barras que muestran el origen y el final de las diferentes unidades y grupos de tareas.
- Pert: es un método para describir, enlazar y analizar todas las tareas
- Cadena crítica: es un método que se enfoca en los recursos requeridos para ejecutar las tareas del proyecto
- ciclo de control de proyectos consta de las siguientes fases:
- recopilación de información: entre las técnicas encontramos:
°reuniones de seguimiento: se recopila la información de la situación actual, la situación de riesgo y el estado de ejecución de las tareas
°revisiones técnicas: es una reunión de seguimiento o reunión de control ligado a un hito de entrega o facturación
°panel de control: se usa para conocer cuantitativamente la situación real en base a sus métricas de control
2. evaluación de la situación: se evaluara si el proyecto cumplirá los objetivos o cuantificar los problemas detectados. Para ello la herramienta más efectiva es la predicción. Que consiste en estimar el valor final de las métricas a partir de los datos y rendimiento actual del proyecto. Tiene 2 utilidades: 1 nos permite confirmar si una determinada variación tendrá efectos sobre los objetivos finales del proyecto y por lo tanto, determinar si debemos actuar o no y 2. permite analizar si las correcciones definidas tienen potencial para corregir la desviación
3. decidir contramedidas: cuando se corrige una desviación. Metodologías de solución de problemas:
- definir y acotar el problema
- recopilar los detalles que nos ayudan a determinar la causa raíz
- definir y evaluar las opciones disponibles para solucionar la raíz
- seleccionar la opción a aplicar en base a los resultados del punto anterior
- comunicar e implementar la solución seleccionada
- seguir y validar que la solución se ha aplicado y ha solucionado el problema
4. informar y seguir las contramedidas dándole seguimiento: a la contramedida y comunicar la contramedida del equipo hacia el director y viceversa
- La gestión del riesgo
- es el proceso de identificar, analizar y responder a factores de riesgo a lo largo de la vida de un proyecto y en beneficio de sus objetivos
- es una actividad proactiva en lugar de reactiva
- se debe hacer a inicios del ciclo de vida del proyecto
- una forma común de gestionar el riesgo es mantener un reporte periódico de riesgos potenciales, por módulo para cada etapa del proyecto
- el reporte de análisis de riesgo debe contener los siguientes datos:
- factor riesgo
- el cambio de probabilidad
- la probabilidad de ocurrencia
- las mediciones
- el impacto en el proyecto
- La gestión del cambio:
- fases para que el cambio sea exitoso:
- crear sentido de urgencia: que el cambio sea una necesidad para todos dentro de la empresa
- formar una coalisión: identificar a los lideres para unirlos he involucrarlos en el cambio
- crear una hoja de ruta: establecer un camino a seguir
- comunicación de forma efectiva: la hoja de ruta debe transmitirse de forma persistente
- eliminar obstáculos
- asegurar triunfos a corto plazo: establecer metas a corto plazo que permitan observar avances
- construir sobre el cambio: la hoja de ruta puede ser verificada durante el proceso
- anclar el cambio a la empresa: luego de conquistado el cambio debe consolidarse y convertirlo en parte de la cultura de la empresa.