Curso Introducción a SAP
Unidad 4: Implementación de SAP 
Lección 5: Las tareas cross proyecto
Tema 1: Las tareas cross proyecto
Son tareas que se desarrollan a los largo del proyecto SAP pero que no estan asociadas a una fase de implementación en particular.
Estas son:
- La capacitación
- El control del proyecto
- La gestión del proyecto
- La gestión del cambio
Tema 2: La capacitación
La capacitación es uno de las inversiones mas rentables que puede realizar una empresa. La tecnologia y conocimiento nunca paran de cambiar, por eso es fundamental.
Existen 3 momentos claves en un proyecto de implementación para la capacitación:
- Antes del diseño conceptual:
El objetivo con esta capacitación es comprender los procesos a modelar y potencialidades del sistema.
- Antes de la parametrización:
Aprender cursos de SAP que les permitan parametrizar el sistema.
- Antes de la entrada a productivo:
Dirigido a usuarios finales. Debe ser poco antes de la puesta en marcha y se diseña de acuerdo en la forma en que va a operar el nuevo sistema.
Tema 3: El control del proyecto
Su objetivo es identificar las desviaciones del proyecto a sus objetivos.
Existen varios metodos de control:
- Diagrama de Gantt:
Diagrama de barras que muestra el origen y el final de las diferentes unidades minimas de trabajo y los grupos de tareas asi como dependencias entre unidades minimas de trabajo.
- Pert:
Tecnica de revisión y evaluación de programas o PERT es un metodo para describir, enlazar y analizar todas y cada una de las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea en función de tareas y recursos e identificar el tiempo minimo para completar el proyecto.
- Cadena critica
Metodo que se enfoca en los recursos requeridos para ejecutar las tareas del proyecto.
El ciclo de control de proyecto depente de 4 fases:
- Fase 1: Recopilación de información
Recopila información y datos objetivos para definir la situación del proyecto, entre las tecnicas mas habituales tenemos:
- Reuniones de seguimiento:
Reuniones donde se recopila información sobre el proyecto.
- Revisiones tecnicas:
Reunión de control ligado a un hito de entrega o facturación, pueden generar acciones correctoras en caso de no superar sus objetivos.
- Panel de control:
Muy util para conocer cuantitativamente la situación actual del proyecto, en base a sus metricas de control.
La forma mas facil es utilizar una herramienta de gestión de proyectos.
- Fase 2: Evaluación de la situación
Para ver si el objetivo cumplira con sus objetivos o cuantificar problemas detectados.
Una predicción en control de proyectos consiste en estimar el valor final de las metricas a partir de los datos y rendimiento actual del proyecto.
- Fase 3: Decidir contramedidas
Se deciden cuando se encuentra una desviación del proyecto, aca un ejemplo en 6 pasos:
1. Definir y acotar el problema
2. Recopilar detalles que nos permitan ver la raiz del problema
3. Definir y evaluar posibles soluciones
4. Seleccionar la opción a aplicar en base a los resultados del punto anterior
5. Comunicar e implementar la solucion seleccionada
6. Validar que la solución se ha aplicado y el problema resuelto
- Fase 4: Informar y seguir contramedidas
Aca es donde ejecutamos la contramedida y observar si funciona.
- Seguimiento contramedida:
Cualquier contramedida debe gestionarse su aplicación como si se tratara de una solicitud de cambio, con la salvedad de que el origen de esta ha sido una detección de un problema y no una solicitud de cambio.
Se controla implementación y resultados obtenidos mediante las tecnicas del primer paso.
- Comunicar contramedidas:
Hay dos flujos de comunicación:
- Equipo de proyecto hacia el director del proyecto:
Permite descubrir problemas de forma prematura.
- Del director hacia el equipo:
La comunicación es importante para implementar las contramedidas decididas
Tema 4: Gestión del proyecto
Identificar, analizar y responder a los riesgos de un proyecto. Es una actividad mas proactiva. Deben realizarse a principio de un proyecto y de manera continua.
Una forma comun de gestionarlo es mantener un reporte periodico de riesgos potenciales por modulo o area funcional.
Un reporte de analisis de datos debe tener:
- Factor de riesgo
- Cambio de probabilidad
- Probabilidad de ocurrencia
- Mediciones
- Impacto del proyecto
Tema 5: Gestión del cambio
Gestionar el cambio entre los empleados de la compañia.
Tiene 8 pasos:
- Crear sentido de urgencia
- Formar una coalición o early-adopters
- Crear hoja de ruta
- Comunicar de forma efectiva
- Eliminar obstaculos
- Asegurar triunfos a corto plazo
- Construir sobre el cambio
- Anclar el cambio a la empresa