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01. Las tareas Cross Proyecto.
Existen oras actividades y tareas que se desarrollan a lo largo del proyecto de implementación, y que no pueden ser asociadas a una fase en particular, pero son fundamentales para el éxito del proyecto. Estas son:
- Capacitación
- Control del proyecto
- Gestión del riesgo
- Gestión del cambio
02. Capacitación.
La capacitación constituye una de las tareas más difíciles e importantes en cualquier proyecto, ya que cada grupo de usuarios tiene diferentes necesidades, preferencias y potencial de aprendizaje, y debe ser entrenado en diferentes fases del proyecto.
Existen 3 momentos claves para la formación:
- Antes del diseño conceptual: los miembros del equipo del proyecto deben capacitarse en cursos adecuados, que les permitan comprender los procesos que van a modelar, y las potencialidades del sistema.
- Antes de la parametrización: los miembros del equipo de proyecto deben capacitarse en cursos de SAP, que les permitan aprender a parametrizar el sistema.
- Antes de la entrada en productivo: debe diseñarse un curso a medida, de acuerdo a la forma en que se operará el nuevo sistema. Este curso está dirigido a usuarios finales, y constituye el punto más importante de motivación a los futuros usuarios.
03. Control del proyecto.
El control del Proyecto es un aspecto clave de la implementación del sistema. Las desviaciones del cronograma del proyecto o de sus objetivos, deben ser rápidamente identificadas y evaluadas, para determinar las medidas correctivas necesarias.
El ciclo de control de proyectos consta de 4 fases: Definir, Medir, Dirigir, Corregir
04. Gestión del riesgo.
Al comienzo del proyecto debe realizarse una análisis de riesgo para identificar, analizar y responder a los riesgos posibles del proyecto, en cualquiera de sus etapas.
La identificación de riesgos o puntos críticos, es una tarea permanente, que se desarrolla a lo largo del proyecto, en cada reporte. El propósito de esto es conseguir que la gente piense acerca de los riesgos potenciales y advierta al líder del proyecto en cualquier momento.
El reporte de análisis de riesgos debe contener los siguientes datos:
- Factor de riesgo
- Cambio de probabilidad
- Probabilidad de ocurrencia
- Mediciones
- Impacto en el proyecto
05. Gestión del cambio.
La implementación de un sistema de gestión como SAP tiene un gran impacto en una empresa y en sus empleados. La reacción usual es la resistencia al cambio, ya que este se percibe como negativo.