✒️SAP / Las estrategias de implementación de un proyecto SAP Por Maria Ortiz Tobón

Las estrategias de implementacion de un proyecto SAP

Existen tres estrageias de implmentacion SAP. Muy diferentes y es recomendable para una detrminada estructura o caracteristicas de la organizacion y del proyecto. Ellas son:

La estrategia de Implementacion Step by step o Gradual: Se caracterizan por la implementacion del sitema SAP en etapas, normalmente con modulos relacionados cada vez. En este enfoque se implementa un modulo funcional a la vez, en orden secuencial. Tambien se le conoce como enfoque modular, funcional y secuencial.

• Al poderse implementar un modulo a la vez, esto limita el alcance de la implementacion generalmente a un departamento funcional.
• Este enfoque se adapta a las empresas que no comparten muchos procesos comunes en todos los departamentos o unidades de negocio.
• Los modulos independientes de los sitemas SAP se instalan en cada unidad mientras que la integracion de los modulos de SAP se lleva a cabo en una etapa posterior del proyecto.

La estrategia Step by Stepo Gradual ha sido la metodologia de implemantacion de SAP mas utilizada ya que que reduce el riesgo de instalacion, perzonalizacion y operacion de los sitemas SAP al reducir el alcance de la implementacion.

En esta estrategia la implementacion exitosa de un modulo puede beneficiar el exito genral del proyecto SAP.

Para cerrar la brecha entre el modulo ERP heredado y el nuevo sistema SAP, son necesarios programas de interfaz hasta que el nuevo sietema SAP se vulva completamente funcional.

Ejemplo. Cuando los modulos financieros se activan en el nuevo sistema SAP mientras el modulo de invntario aun permanece activo en el sistema ERP heredado.

Mediante el uso de programas de intrfaz y conversion, la actividad financiera que se produce en los modulos e inventario se exporta al nuevo sistema financiero en un formato que pueda ser entendido por el nuevo sistema SAP.

Las ventajas de la estrategia Step by Step o Gradual son las siguientes:

• Baja complejidad en la coordinacion, elcontrol y la organizacion del proyecto y los recursos.
• Menor cantidad de recursos
• Mejora constante en la calidad de los proyectos
• Permite la consultoria interna
• La gente tiene mas tiempo para adaptarse a los cambios
• los costos son prorrateados en el tiempo
• Se verifica la funcionalidad del modelo implementado

Las Desventajas

• Proyectos mas largos en el tiempo
• mayor construccion d intrfaces para mantener las transferencias de datos entre sistemas no SAP y SAP
• Declina la motivacion de los miembros del proyecto
• Uso parcial de las ventajas de la integracion
• puede ser necesario rediseñar procesos previamente implementados
• La parametrizacion puede no ser optima

La estrategia de Implementacion Big Bang Se utiliza para describir un escenario de puesta en marcha en la que una empresa cambia de su sistema ERP existente a una nueva solucion en un solo momento. Esto significa que todos los modulos y oficinas de la empresa se activan simultaneamente. Este tipo de implementacion reemplaza los sistemas existentes en la empresa en una sola operacion con el nuevo software.

Esta estratgia funciona mejor para organizaciones que solo tienen una o dos areas funcionales que utilizaran l nuevo software. En este caso si un sistema se cae seria desastroso por eso se recomienda que las empresas desarrollen un plan de contingencia para garantizar que pueden recueperar sus datos si lo peor llega a suceder.

Ademas las solidas tecnicas de validacion de datos y prubas del sistema ERP son imprensindibles con una implmentacion de Big Bang ya que puede ayudar a identificar y resolver errores o problmas de compatibilidad antes de la puesta en funcionamiento.

Apesar de los riesgos el enfoque Big Bang tiene muchos veneficios principalmente las empresas que gestionan con exito una implementacion disfrutan de un proceso as rapido y de menor costo que las que extienden su implementacion gradual o step by step.

Las ventajas del Big Bang

• Se requieren pocas o ninguna interfaz entre los sistemas antiguaos y SAP
• Menor tiempo de implementacion
• La funcionalidad de integracion puede integrarse de inmediato
• Alta motivacion de los miembros del proyecto
• Altamente eficiente al evitar parametrizacion redundante
• Intgracion optima de los componentes involucrados

Las Desventajas del Big Bang

• La implmentacion es muy compleja
• Se require gran cantidad de recursos financieros
• Todos los empleados estan sometidos a altos nivles de stress al mosmo tiempo
• Gran involucraminto de la alta grencia
• Para reducir la complejidad solo se plantean objetivos modestos.

La Estrategia de Implementacion Roll Out Se usa normalmente cuando una solucion implementada en un pais o filial de la empresa,se implementa en una ubicacion diferente del grupo empresarial, generalmente en la misma instancia de SAP. En este tipo de implementacion, se crea un modelo de implemntacion en un lugar o pais y luego es replicado en otros sitios o paises. Para ello puede utilizarse la estrategia Stp by Step o Big Bang.

Un ejemplo tipico en done convendria aplicar esta estrategia seria una empresa multinacional que tine una sede central y sucursales en los distintos paises donde se replicara el templete o plantilla global y se realizaran las adaptaciones locales necesarias.

Se espera que la plantilla generalmnt tnga el 70% de procesos comunes en todos los paises o filiales de la empresa y entre el 15% y un 30% de variacion local para diferentes paises.

Para la implmentacion se deben hacer algunos ajustes basicos e acuerdo con la ubicacion de la implementacion. El proycto Roll Out generalmente significa la actualizacion del sistema SAP antrior a una version mas nueva de SAP, este tipo de proyecto es denominado update.

Este tipo de proyecto toma las principales prsonalizaciones o programas realizados para una empresa y las adapta a la nueva empresa, trabajando solo en las pequeñas diferencias entre las empresas: Ej. las impresions, los logotipos, los codigos de empresa, etc.

Las ventajas de Roll Out

• Experiencia disponible para implmntacion rapida
• Costos reducidos porque se requieren pocos recursos
• Se reducen los riesgos ya que la mayoria de los problemas se resuelven en la realizacion dl modelo
• Uniformidad en todas las implementaciones de la empresa
• Mejor comunicacion entre las diferentes implementaciones.

Las Desventajas de la estrategia Roll Out son las siguientes

• La parametrizacion debe considerar los estandares de la empresa en las implementaciones siguienetes
• Es posible dejar fuera procesos especificos de una implementacion.

En la estrategia de implementacion Roll Out se impleneta en la filial de cada pais que posee la empresa un templit o una plantilla comun, una vez implementada la plantilla se procedera a implementar los procesos especificos de cada filial. Ante cualquier retraso en el proyecto lo primro qu se recorta son los Los proyctos especificos de cada filial es aqui cuando los proyctos empiezan a dividirse en fases, de modo de dejar en la fase dos todo lo que qudo por fuera en la fase uno.