✒️El upgrade del sistema SAP

El upgrade de del sistema SAP

1.-¿Qué es un upgrade de SAP?

Un Upgrade es el proceso de reemplazar un producto con una versión más nueva del mismo producto.

Esto mismo se traduce a actualizar la versión del sistema SAP que se encuentra implementada en la empresa por una versión nueva de SAP.

SAP avanza continuamente con mejoras y correcciones sobre sus sistemas, los cuales están formados por componentes internos, entonces cuando hablamos de realizar un update o actualizar SAP

Los upgrades se logran con la aplicación de los llamados enhancement package, los cuales modifican o amplían las funcionalidades del sistema y los support package, los cuales realizan correcciones del código de SAP.

ya no hablamos de solo una actualización de los componentes internos sino de una actualización del producto íntegro, lo que acarrea muchas mejoras, nuevas funcionalidades.

un upgrade se planifica un nuevo proyecto, no solo con consultores técnicos sino también con los consultores funcionales de cada una de las áreas de la empresa, pues se deben revisar todas las funcionalidades que ofrece el sistema en su nueva versión y analizar el impacto de las transacciones Z.

Beneficios de upgrade:

• La empresa contará con nuevas funcionalidades
• El sistema tendrá mayor estabilidad
• El sistema tendrá mejor rendimiento

la última versión disponible del sistema SAP para grandes empresas es la versión S/4HANA, la cual funciona únicamente con la base de datos SAP HANA.

las empresas que tengan implementada la versión anterior del sistema SAP, es decir la versión SAP ECC, se encuentran en perfectas condiciones de realizar un upgrade de SAP.

Para estas empresas que cuentan con el sistema SAP ECC implementado se pueden dar las siguientes situaciones:

La empresa tiene implementado el sistema SAP ECC, junto con la base de datos Oracle y pretende realizar un upgrade

únicamente de la base de datos, de modo de implementar SAP HANA y mantener el sistema SAP ECC.

La empresa tiene implementado el sistema SAP ECC, junto con la base de datos SAP HANA y pretende realizar un upgrade del sistema SAP e implementar la versión SAP S/4HANA, ya sea on-premise o en la nube.

La empresa tiene implementado el sistema SAP ECC, junto con una base de datos Oracle y pretende realizar un upgrade tanto de la base de datos, de modo de implementar SAP HANA, como así también de la versión del sistema SAP, de modo de implementar SAP S/4HANA, ya sea on-premise o en la nube.

SAP recientemente ha informado la ampliación del soporte al sistema SAP ECC del año 2025 al año 2027 con posibilidad de ampliar hasta el año 2030 y también anunció que dará soporte al sistema SAP S/4HANA hasta finales del año 2040.

Podemos estar pensando que disponemos de algunos años más para pensar cuando es el momento oportuno para realizar el upgrade de SAP en la empresa.

A medida que nos acercamos a la fecha final, experimentaremos un boom de proyectos, es decir un escenario semejante al que ocurrió en el año 2000, con el llamado efecto 2000 o Y2K.

Una vez que la versión de SAP llega al final de la fecha de mantenimiento, SAP puede proporcionar mantenimiento extendido por una tarifa de mantenimiento adicional.

Las fechas de expiración del mantenimiento general y el mantenimiento extendido se publican en la matriz de disponibilidad de productos de SAP y la estrategia de lanzamiento de SAP.

2.-Los factores clave a considerar para realizar el upgrade de SAP

antes de emprender un upgrade, los CEO de las empresas deben tener una claridad absoluta de pensamiento y propósito a la luz de las tecnologías emergentes y las realidades comerciales.

Analicemos a continuación algunos factores claves para tener presentes a la hora de decidir el upgrade de SAP:

• Análisis de necesidades y brechas: por muy elemental que parezca, la evaluación del rendimiento de un sistema SAP a menudo tiende a centrarse en la tecnología y el hardware.
• Infraestructura de TI: una gran cantidad de usuarios de SAP aún dependen de la infraestructura de TI ubicada en las instalaciones de la empresa. Sin embargo, existen factores de riesgo asociados con la infraestructura en las instalaciones, incluido el daño físico debido a incendios, inundaciones u otras calamidades naturales o una situación similar a la resultante de la pandemia que estamos viviendo.
• Actualización de tecnología: el panorama tecnológico acelerado a menudo hace que los sistemas heredados no funcionen o sean incompatibles con hardware o software más nuevo antes de que los OEM eventualmente suspendan esos productos. Además, las actualizaciones de aplicaciones también ofrecen beneficios comerciales y tecnológicos definidos.
• Escalabilidad: a medida que las empresas crecen, los sistemas existentes necesitan procesar y almacenar mayores volúmenes de datos. Además, también conduce a una serie de otros cambios, incluidos nuevos métodos de producción y modelos comerciales, todos los cuales requieren una infraestructura robusta y flexible.
• Funcionalidad: hay una serie de funciones y atributos en los negocios actuales que antes no eran tan importantes o críticos tales como: Blockchain, Inteligencia de datos, Internet de las cosas IoT, Analíticas de datos y Big Data. Dichas funciones son fundamentales para las empresas modernas y si la versión del sistema SAP.
• Costo total de propiedad (TCO): un factor fundamental a considerar al decidir el TCO incluye el gasto de capital requerido para la nueva infraestructura, así como los gastos operativos como las tarifas de licencia, las personalizaciones del sistema SAP, los gastos de capacitación para poner al día a los recursos humanos de la empresa, el costo de mantenimiento y soporte continuo.
• Retorno de la inversión (ROI): como ocurre con la mayoría de las decisiones comerciales, la decisión de actualizar o no un sistema SAP también depende de las finanzas. Si bien hemos cubierto el TCO, la decisión de modernizar o no se reduce al tipo y cantidad de retornos que produciría el upgrade del sistema.

3.-El upgrade técnico vs el upgrade funcional SAP

La empresa debe determinar el alcance y el enfoque que tendrá el proyecto de upgrade.

La necesidad de realizar un upgrade de parte de la empresa puede venir de los departamentos de negocio de la empresa, del departamento de TI o de ambos.

upgrade técnico cuando solamente se pretende cambiar de versión, centrándose en los cambios mínimos obligatorios y manteniendo la funcionalidad del sistema actual.

través de la realización del upgrade técnico la empresa amplía sustancialmente la capacidad de gestionar grandes volúmenes de datos a una velocidad superior y agiliza el proceso de transformación.

upgrade técnico y funcional cuando se pretenden activar mejoras y evolucionar la funcionalidad del producto dentro del mismo proyecto de upgrade, a parte de cambiar la versión del sistema.

Contar con mano de obra calificada para maximizar el uso de las nuevas funcionalidades y capacidades del sistema S/4HANA resulta indispensable.

Realizar únicamente el upgrade técnico permite cambiar de versión de una manera mucho más rápida que añadiendo el upgrade funcional, aunque el proceso de testing sigue siendo importante, más aún cuando el sistema está modificado y no hace un uso intensivo del estándar de SAP, es decir existe mucho desarrollo a medida Z.

Las diferencias se encuentran, entre otras, en los tiempos y recursos necesarios para llevar a cabo el upgrade funcional, el cual va a requerir realizar los siguientes pasos:

1.-Realizar el estudio de las nuevas funcionalidades del sistema: para lo cual será necesario realizar la consultoría funcional de las nuevas funcionalidades.

2- La preparación, presentación y validación del Business BluePrint con las nuevas funcionalidades: para lo cual será necesario contar con los consultores funcionales y los usuarios claves del sistema.

3- La implantación del nuevo modelo en el nuevo sistema de desarrollo, en la nueva versión: para lo cual será necesario contar con los consultores funcionales y técnicos.

4- El testing del nuevo modelo en el sistema o ambiente de calidad nuevo: para lo cual será necesario contar con los consultores funcionales y los usuarios claves del sistema.

5- El pasaje a producción del nuevo modelo de gestión del sistema SAP: para lo cual será necesario contar con los consultores funcionales y los usuarios claves del sistema.

Realizar las tareas anteriores durante el proyecto de upgrade técnico presenta riesgos adicionales, así como trabajo adicional de cara al cambio de versión, ya que no se trata únicamente de cambiar el entorno de versión, con lo que ello puede suponer a nivel de hardware, base de datos, sistema operativo, etc.

Mantener separados ambos proyectos asegura mejoras en tiempos y esfuerzos, minimiza los picos de trabajo de personal interno y/o externo, minimiza los riesgos totales, permite una planificación más sencilla y no por ello más larga o incompleta y por tanto, ahorro de costos.

Si el upgrade técnico se trata como un proyecto único, estamos frente a un proyecto de corta duración y costo muy ajustado.

Si en el proyecto de upgrade añadimos reingeniería de procesos, el tiempo se disparará.

Separemos un proyecto del otro, aunque en el tiempo dispongan de la misma ventana y minimizaremos costos, riesgos y complejidad.

4.-La importancia de la capacitación en los proyectos de upgrade de SAP

Para un uso eficaz del sistema SAP actualizado, la formación o capacitación es fundamental para hacer uso de las funciones más recientes y nuevas.

Para obtener los máximos beneficios del upgrade, es obligatorio formular y aplicar la mejor estrategia de actualización.

Todas las áreas de SAP, tantos las funcionales o SAP BASIS, tienen un papel fundamental. Aunque el upgrade técnico es impulsado por el departamento de TI, también requiere el apoyo y la participación de la gente de negocios de la empresa.

Las pruebas en el sistema de calidad las realizan los usuarios comerciales para garantizar que todas las funciones comerciales críticas funcionen como se espera y que el upgrade no haya causado ninguna interrupción.

es importante contar con la capacitación y el calendario adecuados en esta área. Desde el punto de vista de la organización y dependiendo de la jerarquía en la empresa, los gerentes de equipo de TI, líderes de equipo, consultores técnicos y funcionales deben asistir a las capacitaciones de SAP.

La capacitación de SAP juega un papel clave en la actualización exitosa de SAP, por lo que debe incluirse en el plan del proyecto para que brinde una buena base técnica sobre la cual construir.

Para asistir a la capacitación de SAP, los recursos deben tener una buena base en SAP. La formación también debe ofrecer un amplio conjunto de temas de SAP.

Los usuarios comerciales claves deben recibir una capacitación de actualización sobre la funcionalidad existente y capacitación sobre las transacciones y los informes mejorados. Esto les permitiría capacitar a sus respectivos equipos para utilizar eficazmente los sistemas SAP actualizados.

Herramientas para documentación y verificación de lo que implica una actualización

• SEA
• UCIA
• SDA
• Solution Manager