✒️SAP / El upgrade del sistema SAP Por Miguel Rahal

El upgrade del sistema SAP

1 ¿Qué es un upgrade de SAP?

Es el proceso de reemplazar un producto con una versión más nueva del mismo producto.

Update es el cambio de componentes internos o actualizaciones SAP, sin cambiar la versión del producto en sí. Las actualizaciones se logran con la aplicación de los llamados enhancement package (paquetes de mejoras) y las correcciones del código de SAP, con los support package (paquete con modificaciones). Estas actualizaciones se realizan cada cierto y las correcciones van siendo largadas al mercado.

El upgrade es la actualización del producto integro. Para realizarse se planifica un nuevo proyecto, con los consultores técnicos y funcionales de cada una de las areas de la empresa, y se analiza el impacto de las transacciones Z.

Los beneficios de un upgrade de SAP:

- La empresa contara con nuevas funcionalidades.

- El sistema tendrá mayor estabilidad.

- Y tendrá mejor rendimiento.

La versión de SAP para grandes empresas en SAP S/4HANa y funciona únicamente con el BD SAP HANA, por los tanto las empresas que tienen SAP ECC, están en condiciones de realizar un upgrade de SAP y con SAP ECC se pueden dar las siguientes situaciones:

- La empresa tiene implementado SAP ECC con BD Oracle, y pretende realizar un upgrade únicamente de la BD de modo de implementar SAP HANA.

- La empresa tiene implementado SAP ECC, con SAP HANA y pretende realizar un upgrade del sistema para implementar SAP S/4HANA, on-premise o en la nube.

- La empresa tiene implementado SAP ECC, con BD Oracle y pretende realizar un upgrade a la BD de datos SAP Hana y a la versión de sistema SAP S/4HANA, on-premise o en la nube.

- Hay otra opción migrar SAP ECC a SAP S4/HANA, o implementar SAP S/4HAHA desde cero. Es una decisión de la empresa, como si fuera otro sistema. En algunos casos es más rápido hacer una nueva instalación de Sistema a SAP S/4HANA.

SAP ha informado la ampliación del soporte al sistema SAP ECC del año 2025 al 2027, con posibilidad hasta 2030, y que dará soporte a SAP S/4HANA hasta el 2040.

A medida que nos acercamos a la fecha final, experimentaremos un bomm de proyectos, como ocurrió en el 2000, con el efecto llamado 2000 o Y2K, que implica la escasez de profesionales y mayores costos en función de la relacion entre oferta y demanda.

¿Cuáles son los riesgos a los que se enfrenta una empresa sino actualiza la versión de SAP? Una vez que llega la fecha final, SAP extiende por una tarifa adicional su mantenimiento, pero expirado el acuerdo el mantenimiento complementario la versión ingresa automáticamente al mantenimiento especifico del cliente, donde se deben pagar tarifas de mantenimiento adicionales y hay un alcance restringido.

Las fechas de expiración del mantenimiento general y mantenimiento extendido se publican en la matriz de disponibilidad de SAP y estrategia de lanzamiento.

2 Los factores claves a considerar para realizar el Upgrade de SAP

Algunos factores:

Análisis de las necesidades y brechas: la evaluación del rendimiento se centra en la tecnología y el hardware. Es importante realizar una evaluación con el objetivo de identificar brechas funcionales y comerciales que no puede cubrir de manera efectiva. (un sistema que no admite a fabricación inteligente o los canales de ventas digitales coloca a la empresa en clara desventaja en el mundo digital de hoy)

Infraestructura de TI: una gran cantidad de usuarios de SAP aun dependen de la infraestructura TI ubicada en las instalaciones de la empresa, pero en caso de cualquier factor externo que ponga en riesgo el uso del sistema, este queda inútil. Al considerar un upgrade es recomendable considerar a SAP en la nube o al menos la ubicación conjunta de su infraestructura TI para garantizar la continuidad del negocio y reducir los costos de infraestructura TI.

Actualización de tecnología: al considerar un upgrade de SAP es crucial verificar la obsolescencia de la tecnología, la disponibilidad de las actualizaciones y el soporte continuo en todos los sistemas y módulos.

Escalabilidad: a medida que las empresas crecen, se recomienda seleccionar un sistema que ofrezca escalabilidad y pueda seguir el ritmo de las cambiantes necesidades comerciales a la vez que sea financieramente viable.

Funcionalidad: hay una serie de funciones y atributos que antes no eran tan importantes o críticos como: Blockchain, inteligencia de datos, internet en las cosas IoT, analíticas de datos y Big Data, que hoy son funciones fundamentales para las empresas modernas, y si la versión de SAP implementado no nos permite explotar estas funciones, es hora de un cambio.

Costo total de propiedad (TCO): al considerar al decidir el TCO incluye el gasto de capital requerido para la nueva infraestructura, gastos operativos como la licencia, las personalizaciones, las capacitaciones, el costo de mantenimiento y soporte continuo, teniendo en cuenta los beneficios el ROI.

Retorno de la inversión (ROI): la decisión de modernizar o no se reduce a tipo y cantidad de retornos que esto produciría al upgrade del sistema. Y mientras se calcula el ROI, se deben hacer esfuerzos para cuantificar los beneficios intangibles, como una mayor productividad y una mejor experiencia del cliente que agregan valor comercial.

3 El Upgrade técnico vs el Upgrade funcional de SAP

La necesidad de realizar un upgrade puede venir de parte los departamentos de negocio de la empresa, de departamento de TI o de ambos.

Upgrade Técnico, cuando solo se pretende cambiar la versión, cambios mínimos obligatorios y manteniendo la funcionalidad actual, es decir las mejoras funcionales se llevan a cabo tras el upgrade. El upgrade amplía la capacidad de gestionar grandes volúmenes de datos a una velocidad superior y agiliza el proceso de transformación digital y asi cumple con las nuevas y desafiantes demandas del mercado.

Upgrade técnico y funcional, es cuando se pretenden activar mejoras y evolucionar la funcionalidad dentro del mismo proyecto de upgrade, aparte de cambiar la versión de sistema. Se revisan los procesos de negocio de la empresa, comparándolos con el mapa de soluciones y funciones disponibles para la nueva versión, buscando oportunidades de mejora en eficiencia y costos, mediante la optimización de procesos, la eliminación de desarrollos Z que pasaron a ser solucionados por procesos estándar del nuevo sistema. Es indispensable contar con mano de obra calificada, se refiera a los consultores que conocen la solución, y para que la empresa obtenga los beneficios y el ROI lo antes posible.

Realizar un upgrade técnico y funcional, va a involucrar detener el ambiente productivo, a esto se le llama Tiempo de parada. Para hacer una previsión realista se necesita un ambiente de prueba parecido al productivo, conocido como Sandbox, para poder hacer pruebas y medir los tiempos… para minimizar los tiempos de paradas.

El upgrade técnico permite cambiar la versión, de una manera mucho más rápido que añadiendo el upgrade funcional, aunque el proceso de testing sigue siendo importante, aun cuando en el sistema existe mucho desarrollo Z.

Un upgrade técnico ya tiene mucha complejidad, riesgo e impacto, como para añadir, pero al mismo añadiendo el upgrade funcional.

Las diferencias se encuentran entre otras, en los tiempos y recursos necesarios para llevar el upgrade funcional, el cual va a requerir los siguientes pasos:

1 Realizar el estudio de las nuevas funcionalidades: será necesario realizar la consultoría funcional.

2 la preparación, presentación y validación del Business Blueprint (entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocios necesarios): contar con los consultores funcionales y los usuarios claves.

3 la implantación del nuevo modelo en el nuevo sistema de desarrollo, en la nueva versión: contar con los consultores funcionales y técnicos.

4 el testing del nuevo modelo en el sistema o ambiente de calidad nuevo: contar con los consultores funcionales y los usuarios claves.

5 el pasaje a producción del nuevo modelo de gestión del sistema SAP: contar con los consultores funcionales y los usuarios claves.

Realizar estas tareas durante el upgrade técnico presenta riesgos adicionales, ya que no es solo cambiar la versión, sino que además debe prestar funcionalidad adicional, distinta desde el momento en el que el entorno subido de versión entra a producción, que implica más formación, complejidad en el cambio, más tiempo de parada, mayor dificultad de coordinación entre la empresa cliente y la consultora.

Mantener separados ambos proyectos asegura mejoras en tiempos y esfuerzos, mínima los picos de trabajo de personal interno y externo minimiza los riesgos totales, permite una planificación más sencilla y no por ello más larga o incompleta, y por tanto ahorro de costos.

Si el upgrade técnico se trata como un proyecto único, estamos frente a un proyecto de corta duración y costo muy ajustado.

Si añadimos reingeniería de procesos, el tiempo se disparará.

Separemos un proyecto del otro, aunque en el tiempo dispongan de la misma ventana y minimizaremos costos, riesgos y costos y complejidad.

4 La importancia de la capacitación en los proyectos de Upgrade de SAP.

La capacitación es fundamental para hacer uso de las nuevas funciones, y es obligatorio formular la mejora estrategia de actualización. La actualización no es solo técnica, sino de todas las areas, las funcionales, SAP BASIS. Aunque es upgrade técnico es impulsado por TI, requiere el apoyo de la gente de negocios de la empresa.

En el sistema de desarrollo, las pruebas las realiza el equipo técnico, pero las pruebas de calidad las realizan los usuarios comerciales, para garantizar las funciones críticas.

Es importante contar con la capacitación y el calendario adecuado en esta área. Todos los miembros de la organización involucrados deben asistir a las capacitaciones.

La capacitación debe incluirse en el plan del proyecto.