✒️El upgrade del sistema SAP

¿QUÉ ES UN UPGRADE DE SAP?

Es el proceso de reemplazar un producto con una versión más nueva del mismo producto. En el mundo SAP esto se traduce en actualizar la versión del sistema SAP que se encuentra implementada por una versión nueva.

SAP avanza continuamente con mejoras y correcciones sobre sus sistemas, los cuales están formados por componentes internos, entonces cuando hablamos de realizar un update nos estamos refiriendo a actualizar los componentes internos sin cambiar la versión del producto en sí.

Estos updates se logran con la aplicación de los llamados enhancement package, los cuales modifican o amplían las funcionalidades del sistema y los support package, que realizan correcciones del código de SAP. Estas actualizaciones se realizan cada cierta cantidad de tiempo o a medida que las mejoras y correcciones van siendo lanzadas.

Ahora bien, cuando hablamos de un upgrade de SAP no solo hablamos de la actualización de los componentes internos sino de una actualización del producto íntegro. A la hora de realizar un upgrade se planifica un nuevo proyecto, con consultores técnicos y funcionales de cada área de la empresa ya que se deben revisar todas las funcionalidades que ofrece la nueva versión y analizar el impacto de las transacciones Z, que pueden ser reemplazados por el sistema estándar o adaptados a la nueva versión del sistema.

Los beneficios de realizar un upgrade son:

• La empresa contará con nuevas funcionalidades
• El sistema tendrá mayor estabilidad
• El sistema tendrá mayor rendimiento

La última versión de SAP es la versión S/4HANA que funciona únicamente con la base de datos SAP HANA, por lo que aquellas empresas que posean una versión anterior (SAP ECC) están en condiciones de realizar un upgrade. Para estas empresas se pueden presentar las siguientes situaciones:

• La empresa tiene implementado el sistema SAP ECC, junto con la base de datos Oracle y pretende realizar un upgrade únicamente de la base de datos, de modo de implementar SAP HANA y mantener el sistema SAP ECC.
• La empresa tiene implementado el sistema SAP ECC, junto con la base de datos HANA y pretende realizar un upgrade a la versión SAP S/4HANA, ya sea on-premise o en la nube.
• La empresa tiene implementado el sistema SAP ECC, junto con la base de datos Oracle y pretende realizar un upgrade tanto de la base de datos (para pasar a SAP HANA) como de la versión del sistema de modo de implementar SAP S/4HANA, ya sea on-premise o en la nube.

LOS FACTORES CLAVES A CONSIDERAR PARA REALIZAR EL UPGRADE DE SAP

Algunos factores claves para tener presentes a la hora de decidir el upgrade son:

• Análisis de necesidades y brechas: la evaluación del rendimiento de un sistema SAP tiene a centrarse en la tecnología y el hardware, para tener una imagen clara es igualmente importante realizar una evaluación con el objetivo de identificar las brechas funcionales y comerciales que no puede cubrir de manera efectiva.
• Infraestructura de TI: muchos usuarios de SAP aún dependen de la infraestructura ubicada en las instalaciones de la empresa. Sin embargo, existen factores de riesgo asociado a ello, incluido el daño físico debido a incendios, inundaciones u otras situaciones. En cualquier caso, si los usuarios no pueden iniciar sesión o acceder a sus datos, el sistema y toda la inversión se vuelven inútiles. Al considerar un upgrade, es recomendable considerar a SAP en la nube o al menos la ubicación conjunta de su infraestructura de TI para garantizar la continuidad del negocio y reducir los costos de infraestructura de TI.
• Actualización de tecnología: el panorama tecnológico acelerado a menudo hace que los sistemas heredados no funcionen o sean incompatibles con software o hardware más nuevo antes que los OEM (fabricantes) eventualmente suspendan esos productos. Además, las actualizaciones de aplicaciones también ofrecen beneficios comerciales y tecnológicos definidos. Al considerar un upgrade de SAP, es crucial verificar la obsolescencia de la tecnología, la disponibilidad de actualizaciones y el soporte continuo en todos los sistemas y módulos.
• Escalabilidad: a medida que las empresas crecen, los sistemas existentes necesitan procesar y almacenar mayores volúmenes de datos, además de nuevos métodos de producción y modelos comerciales que requieren una infraestructura robusta y flexible, por lo que se recomienda seleccionar un sistema que ofrezca escalabilidad y puede seguir el ritmo de las necesidades comerciales a la vez que sea financieramente viable.
• Funcionalidad: hay una serie de funciones y atributos que antes no eran importantes (Blockchain, Inteligencia de datos, IoT, Analítica de datos y Big Data) y hoy son fundamentales y si la versión de SAP implementada no permite explotar esas funciones es hora de un cambio.
• Costo total de la propiedad (TCO): un factor fundamental a considerar al decidir el TCO incluye el gasto de capital requerido para la nueva infraestructura, así como los gastos operativos como tarifas de licencia, las personalizaciones de SAP, los gastos de capacitación para poner al día a los recursos humanos de la empresa, el costo de mantenimiento y soporte continuo. Si bien el objetivo debe ser minimizar el TCO, debe hacerse teniendo en cuenta los beneficios y el ROI (beneficio en relación a la inversión).
• Retorno de la inversión (ROI): la decisión de modernizar o no se reduce al tipo y cantidad de retornos que producirá el upgrade. Mientras se calcula el ROI, se debe cuantificar los beneficios intangibles, como una mayor productividad y una mejor experiencia del cliente, que agregan valor comercial.

EL UPGRADE TÉCNICO VS EL UPGRADE FUNCIONAL DE SAP

A la hora de realizar un upgrade la empresa debe determinar el alcance y el enfoque que tendrá el proyecto, ya que puede ser para los departamentos de negocio, de TI o ambos.

Hablamos de upgrade técnico cuando solamente se pretende cambiar la versión, centrándose en los cambios mínimos obligatorios y manteniendo la funcionalidad del sistema actual, es decir que las mejoras funcionales se llevan a cabo tras el upgrade.

A través de esto la empresa amplía la capacidad de gestionar grandes volúmenes de datos a una velocidad superior y agiliza el proceso de transformación digital, cumpliendo así con las demandas del mercado.

Hablamos de upgrade técnico y funcional cuando se pretender activar mejoras y evolucionar la funcionalidad del producto dentro del mismo proyecto de upgrade, a parte de cambiar la versión del sistema. En la ejecución de proyectos de upgrade funcional se revisan los procesos de la empresa, comparándolos con el mapa de soluciones y funciones disponibles para la nueva versión de SAP, buscando oportunidades de mejora en eficiencia y costos, mediante la optimización de los procesos, la eliminación de desarrollos a medida Z que pasaron a ser solucionados a través de procesos estándar con el nuevo sistema, etc.

Realizar únicamente el upgrade técnico permite cambiar de versión de manera más rápida aunque el proceso de testing sigue siendo importante, más aún cuando el sistema está modificado y hace un uso intensivo del estándar de SAP.

Un proyecto de upgrade técnico ya tiene por si mismo la suficiente complejidad, riesgo e impacto como para añadir más peso añadiendo el upgrade funcional.

Las diferencias se encuentras, entre otras, en los tiempos y recursos necesarios para llevar a cabo el upgrade funcional, que va requerir los siguientes pasos:

1. Realizar el estudio de las nuevas funcionalidades del sistema: para lo cual será necesario realizar la consultoría funcional de las nuevas funcionalidades.
2. La preparación, presentación y validación del Business BluePrint con las nuevas funcionalidades: para lo cual será necesario contar con los consultores funcionales y los usuarios claves del sistema.
3. La implantación del nuevo modelo en el nuevo sistema de desarrollo en la nueva versión: para lo cual será necesario contar con los consultores funcionales y técnicos.
4. El testing del nuevo modelo en el sistema o ambiente de calidad nuevo: para lo cual será necesario contar con los consultores funcionales y los usuarios claves del sistema.
5. El pasaje a producción del nuevo modelo de gestión del sistema SAP: para lo cual será necesario contar con los consultores funcionales y los usuarios claves del sistema.

Realizar las tareas anteriores durante el upgrade técnico presenta riesgos y trabajo adicionales, ya que no se trata únicamente de cambiar el entorno de versión, con lo que ello puede suponer a nivel de hardware, base de datos, sistema operativo, etc., sino que además de cambiar de versión debe prestar una funcionalidad adicional, distinta, desde el momento en que el entorno subido de versión entra en producción, lo cual implica más formación, más complejidad en el cambio, más tiempo de parada, mayor dificultad de coordinación entre la empresa cliente y la consultora, etc.

Mantener separados ambos proyectos asegura mejoras en tiempos y esfuerzos, minimiza los picos de trabajo de personal interno y/o externo, minimiza los riesgos totales, permite una planificación más sencilla y no por ello más larga o incompleta y por lo tanto, ahorro de costos.

Si el upgrade técnico se trata como un proyecto único será de corta duración y costo ajustado, si añadimos reingeniería de procesos el tiempo se disparará.

Separando los proyectos, aunque en el tiempo dispongan de la misma ventana, minimizará costos, riesgos y complejidad.

LA IMPORTANCIA DE LA CAPACITACIÓN EN LOS PROYECTOS DE UPGRADE DE SAP

Para un uso eficaz del sistema SAP actualizado, la formación o capacitación es fundamental para hacer uso de las funciones más recientes y nuevas.

Para obtener los máximos beneficios del upgrade, es obligatorio formular y aplicar la mejor estrategia de actualización. Ésta no es solo una tarea técnica, las tareas funcionales o SAP BASIS tienen un papel fundamental. Aunque el upgrade técnico es impulsado por el departamento de TI, también requiere el apoyo y la participación de la gente de negocios de la empresa.

Por lo general, en el sistema de desarrollo, las tareas que involucran el desarrollo hasta las pruebas las realiza el equipo técnico, pero las pruebas en el sistema de calidad las realizan los usuarios comerciales para garantizar que todas las funciones comerciales críticas funcionen como se espera y que el upgrade no haya causado ninguna interrupción.

Por lo tanto es importante contar con la capacitación y el calendario adecuados en esta área. Desde el punto de vista de la organización y dependiendo de la jerarquía en la empresa, los gerentes de equipo de TI, líderes de equipo, consultores técnicos y funcionales deben asistir a las capacitaciones de SAP, ya que estas son las personas que están directamente involucradas en el proyecto de upgrade.

Este paso de la capacitación juega un papel clave por lo que debe incluirse en el plan de proyecto para que brinde una buena base técnica sobre la cual construir. Para asistir a la capacitación de SAP, los recursos deben tener una buena base en SAP. La formación debe ofrecer un amplio conjunto de temas.

Los usuarios comerciales claves deben recibir una capacitación de actualización sobre la funcionalidad existente y capacitación sobre las transacciones y los informes mejorados. Esto les permitirá capacitar a sus respectivos equipos para utilizar eficazmente los sistemas SAP actualizados.