✒️SAP / El upgrade del sistema SAP Por Candela Calzada

Unidad n°4: La implementación de SAP
Lección n°9: El upgrade del sistema SAP

¿Qué es un Upgrade de SAP?

Es un proceso de reemplazar un producto con una versión más nueva del mismo producto.
Dentro de SAP, esto se traduce a actualizar la versión del sistema SAP que se encuentra implementada en la empresa por una versión nueva de SAP.

SAP avanza continuamente con mejoras y correcciones de sistema, los cuales están formados por componentes internos, entonces cuando nos referimos a hacer un update o actualizar SAP, nos referimos a actualizar los componentes internos sin cambiar la versión del producto en sí.
Los updates se logran con la aplicación de los llamados enhancement package, que modifican o amplían las funcionalidades del sistema y los support package, que realizan correcciones del código SAP.

*enhancement package: son paquetes de mejora o ampliación de los diferentes componentes de SAP.

*support package: paquete con modificaciones legales o mejoras al sistema aplicable a SAP.

Hay empresas que tienen todavía implementado versiones viejas de SAP como pueden ser:

• La empresa tiene implementado SAP ECC con la base de datos Oracle, y pretende hacer un upgrade de la base de datos (implementar SAP HANA y mantener SAP ECC).
• La empresa tiene implementado SAP ECC con la base de datos SAP HANA y quiere hacer un upgrade del sistema e implementar la versión S/4HANA.
• La empresa tiene implementado SAP ECC con base de datos Oracle y quiere hacer un upgrade de la base de datos (SAP HANA) y de la versión del sistema (implementando S/4HANA).

Como ya sabemos, SAP informó que se le dará soporte a SAP ECC hasta 2027 y por ello, las empresas que trabajen con este sistema deberán ir viendo cuando realizar el upgrade de SAP.
Y en este punto podemos preguntarnos : ¿Cuáles son los riesgos a los que se enfrenta una empresa si no actualiza la versión actual de su sistema SAP?
Cuando la versión llegue a su fecha límite de mantenimiento, SAP puede dar mantenimiento extendido por cierto costo.

Los factores claves a considerar para realizar el Upgrade de SAP:

• Análisis de necesidades y brechas: por lo general las evaluaciones de rendimiento de un sistema SAP se centran en la tecnología y el hw. Pero para obtener una imagen más clara, es importante hace una evaluación con el objetivo de identificar las brechas funcionales y comerciales que no puede cubrir de forma efectiva.
• Infraestructura de TI: muchos usuarios de SAP dependen de la infraestructura de TI que está en las instalaciones de la empresa. Pero existen factores de riesgo, ya que pueden haber daños físicos en la infraestructura (incendios, inundaciones, etc). En cualquiera de los casos, los usuarios no pueden acceder a sus datos y toda la inversión realizada se vuelve inútil.
  Por ello es aconsejable considerar un upgrade en la nube.
• Actualización de tecnología: como la tecnología avanza mucho, hace que los sistemas heredados no funcionen o sean incompatibles con hw o sw más nuevo antes que los OEM suspendan esos productos.
  Es aconsejable considerar un upgrade de SAP, pero primero hay que verificar la obsolescencia de la tecnología, disponibilidad de actualizaciones y el soporte continuo en todos los sistemas y módulos.
• Escalabilidad: cuando las empresas van creciendo, los sistemas existentes necesitan procesar y almacenar más datos. Por lo tanto, se recomienda seleccionar un sistema que ofrezca escalabilidad y pueda seguir el ritmo de las necesidades.
• Funcionalidad: hay funciones y atributos en los negocios que antes no eran importantes o críticos, como: Blockchain, Inteligencia de datos, IoT, Analíticas de datos y Big Data. Estas funcionalidades son importantes para las empresas modernas y si la versión del sistema SAP que tenemos no permite que se exploten estas funciones, habrá que considerar un cambio.
• Costo total de propiedad (TCO): es importante considerar al decidir el TCO incluye el gasto capital requerido para la nueva infraestructura (gastos en capacitaciones, tarifas de licencias, personalizaciones del sistema). Si bien el objetivo es minimizar el TCO, debe hacerse teniendo en cuenta los beneficios potenciales y el ROI.
  *ROI: fórmula que compara el beneficio o la utilidad obtenida por una empresa, en relación a la inversión realizada.
• Retorno de la inversión (ROI): la decisión de actualizar o no un sistema SAP depende de las finanzas. Si bien hemos cubierto el TCO, la decisión de modernizar o no se reduce al tipo y cantidad de retornos que produciría el upgrade del sistema.

El Upgrade técnico VS el Upgrade funcional de SAP:

Al momento de hacer un upgrade del sistema, la empresa debe determinar el alcance y el enfoque que tendrá el proyecto de upgrade.

Un upgrade técnico es cuando solo se cambia la versión, centrándose en los cambios mínimos obligatorios y manteniendo la funcionalidad del sistema actual, es decir las mejoras funcionales del sistema se llevan a cabo luego del upgrade.

Hablamos de un upgrade técnico y funcional cuando se pretende activar mejoras y evolucionar la funcionalidad del producto dentro del mismo proyecto de upgrade, a parte de cambiar la versión del sistema.
En la ejecución de proyectos de upgrade funcional, se revisan los procesos de negocio de la empresa, comparándolos con el mapa de soluciones y funciones disponibles para la nueva versión del sistema SAP, buscando mejoras en eficiencia y costos.

Hacer solo el upgrade técnico permite cambiar de versión más rápido que añadiendo el upgrade funcional.
Un upgrade técnico ya tiene por si mismo la suficiente complejidad, riesgo e impacto, como para añadir más peso al mismo añadiendo el upgrade funcional.

Las diferencias se encuentra, en los tiempos y recursos necesarios para llevar a cabo el upgrade funcional, el cual va a requerir realizar los siguientes pasos:

1. Hacer el estudio de las nuevas funcionalidades del sistema: para lo que será necesario hacer la consultoría funcional de las nuevas funcionalidades.
   
2. La preparación, presentación y validación del Business BluePrint con las nuevas funcionalidades: será necesario contar con los consultores funcionales y los usuarios claves del sistema.
   
3. La implementación del nuevo modelo en el nuevo sistema de desarrollo, en la nueva versión: será necesario contar con los consultores funcionales y técnicos.
   
4. El testing del nuevo modelo en el sistema o ambiente de calidad nuevo: necesario contar con consultores funcionales y los usuarios claves del sistema.
   
5. El pasaje a producción del nuevo modelo de gestión del sistema SAP: necesario contar con consultores funcionales y los usuarios claves del sistema.

Hacer las tareas anteriores durante el proyecto de upgrade técnico presenta riesgos adicionales, como trabajo adicional de cara al cambio de versión, ya que presenta una funcionalidad adicional, distinta, desde el momento en el que el entorno subido de versión entra en producción, lo cual implica mayor formación, más complejidad en el cambio, etc.

Mantener separados ambos proyectos asegura mejoras en tiempos y esfuerzos, minimiza los picos de trabajo de personal interno y/o externo, minimiza los riesgos totales, permite una planificación más sencilla, por lo tanto, ahorro de costos.

La importancia de la capacitación en los proyectos de Upgrade de SAP:

Para un buen uso del sistema SAP actualizado, la capacitación es importante para usar las funciones recientes y nuevas.

Para obtener los mayores beneficios del upgrade, es obligatorio formular y aplicar la mejor estrategia de actualización.
La actualización de SAP no es solo una tarea técnica, ya que todas las áreas de SAP (funcionales como SAP BASIS) tienen un papel importante. Aunque el upgrade técnico es impulsado por el dpto. de TI, también necesita el apoyo y participación de la gente de negocios de la empresa.

En el sistema de desarrollo, las tareas hasta las pruebas las hace el equipo técnico. En cambio, las pruebas en el sistema de calidad las hacen los usuarios comerciales para verificar que todo ande bien.

Por ende es importante contar con la capacitación y el calendario adecuado para este área.

En resumen:

Debemos actualizar SAP porque:

• Las nuevas versiones no tienen costo adicional (si la empresa tiene servicio de soporte y mantenimiento).
• Las actualizaciones dan mayor estabilidad al sistema.
• Mejor rendimiento.
• Para saber si hay compatibilidad con futuros proyectos.
• Mejor mantenimiento del sistema.
• Mantener las actualizaciones, nos aseguran tener un buen soporte.