✒️SAP / El upgrade del sistema SAP Por Luciana Pascazzi

El upgrade del sistema SAP

Es el proceso de reemplazar un producto con una versión más nueva del mismo producto. SAP avanza continuamente con mejoras y correcciones sobre sus sistemas.

Los sistemas están formados por componentes internos por lo que cuando hablamos de realizar un update o actualizar SAP nos referimos a actualizar los componentes internos sin cambiar la versión del producto en sí. Estos updates se logran con la aplicación de los llamados enhancement package los cuales modifican o amplían las funcionalidades del sistema y los support package los cuales realizan correcciones del código SAP. Se realizan cada cierta cantidad de tiempo o a medida que van saliendo al mercado.

Cuando nos referimos a un upgrade del sistema hablamos de una actualización del producto íntegro lo que acarrea muchas mejoras, nuevas funcionalidades, etc. A la hora de realizar un upgrade generalmente se planifica un nuevo proyecto con consultores técnicos y funcionales de cada una de las áreas de la empresa ya que se deben revisar todas las funcionalidades que ofrece el sistema en su nueva versión y analizar el impacto en las transacciones Z que pueden ser adaptados o reemplazados por el sistema estándar. Los beneficios que brinda son: nuevas funcionalidades, el sistema tendrá mayor estabilidad y el sistema tendrá mejor rendimiento. Un ejemplo es el upgrade de SAP ECC a SAP S/4 HANA, se pueden dar las siguientes situaciones:

1. SAP ECC con base de datos oracle y se pretende un upgrade únicamente a la base de datos de modo de implementar SAP HANA pero mantener SAP ECC
2. SAP ECC junto con base de datos SAP HANA y pretende realizar un upgrade del sistema SAP e implementar la versión SAP S/4 HANA on premise o en la nube.
3. SAP ECC con base de datos Oracle y pretende un upgrade de base de datos como de versión.

Los factores clave a considerar para realizar el upgrade de SAP

Algunos factores claves a tener presentes a la hora de decidir el upgrade del sistema:

• Análisis de necesidades y brechas: se debe realizar una evaluación para identificar las brechas funcionales y comerciales que no puede cubrir de manera efectiva.
• Infraestructura de TI: Al considerar un upgrade es recomendable considerar a SAP en la nube o al menos la ubicación conjunta de su infraestructura de TI para garantizar la continuidad del negocio y reducir los costos de infraestructura de TI.
• Actualizaciones de tecnología: es crucial verificar la obsolescencias de la tecnología, la disponibilidad de actualizaciones y el soporte continuo en todos los sistemas y módulos. Las actualizaciones generalmente ofrecen beneficios comerciales y tecnológicos.
• Escalabilidad: se recomienda seleccionar un sistema que ofrezca escalabilidad y pueda seguir el ritmo de las cambiantes necesidades comerciales a la vez que sea financieramente viable.
• Funcionalidad: Hay funcionalidades que hoy en día son fundamentales para las empresas modernas y si la versión SAP no nos permite explotar estas funciones como : blockchain, inteligencia de datos, IoT, analitica de datos y big data es hora de un cambio.
• Costo total de propiedad: considerar gastos para la nueva infraestructura, gastos operativos como tarifas de licencia, personalizaciones del sistema SAP, gastos de capacitación, costos de mantenimiento y soporte continuo. Se deben minimizar pero teniendo en cuenta los beneficios potenciales y el ROI.
• Retorno de la inversión: el tipo y cantidad de retornos que producirá el upgrade del sistema. Se deben hacer esfuerzos para cuantificar los beneficios intangibles como una mayor productividad y una mejor experiencia del cliente que agregan valor comercial.

El upgrade técnico vs el upgrade funcional de SAP

La empresa debe determinar el enfoque y alcance que tendrá el proyecto de upgrade. La necesidad del upgrade puede venir de los departamentos de negocio de la empresa, del departamento TI o de ambos.

Upgrade técnico: se pretende cambiar de versión centrándose en los cambios mínimos obligatorios y manteniendo la funcionalidad del sistema actual. Las mejoras funcionales del sistema se llevan a cabo después del upgrade. La empresa amplía sustancialmente la capacidad de gestionar grandes volúmenes de datos a una velocidad superior y agiliza el proceso de transformación digital y así cumple con las nuevas y desafiantes demandas del mercado. Permite cambiar de versión de una manera mucho más rápida el proceso de testing sigue siendo importante y más aún cuando el sistema esta modificado con muchos z. Ya tiene por sí mismo mucha complejidad, riesgo e impacto.

Upgrade técnico y funcional: se pretende activar mejoras y evolucionar la funcionalidad del producto dentro del mismo proyecto upgrade a parte de cambiar la versión del sistema. Se revisan los procesos de negocio de la empresa comparándolos con el mapa de soluciones y funciones disponibles para la nueva versión, buscando oportunidades de mejora en eficiencia y costos mediante la optimización de procesos, eliminando z y usar soluciones estándar, etc. Detener el ambiente productivo o tiempo de parada para realizarlo. Se debe disponer de un ambiente de pruebas o sandbox que debe ser lo más parecido al ambiente productivo y se deben realizar pruebas hasta que brinde el resultado deseado y analizando el tiempo.

Para estos upgrades es necesario contra con mano de obra calificada y así maximizar el uso de las nuevas funcionalidades y capacidades del sistema S/4 HANA. Deben conocer la solución y extraer al máximo de ella de forma que la empresa obtenga beneficios y tenga retorno sobre la inversión.

El upgrade funcional se diferencia en tiempo y rr necesario. Los pasos a llevar son:

1. Realizar el estudio de las nuevas funcionalidades del sistema: Realizar la consultoría funcional de las nuevas funcionalidades
2. La preparación, presentación y validación del Business BluePrint con las nuevas funcionalidades: serán necesario los consultores funcionales y los usuarios claves del sistema.
3. La implantación del nuevo modelo en el nuevo sistema de desarrollo en la nueva versión: serán necesario los consultores funcionales y técnicos
4. El testing del nuevo modelo en el sistema o ambiente de calidad nuevo: serán necesario los consultores funcionales y los usuarios clave del sistema
5. El pasaje a px del nuevo modelo de gestión del sistema SAP: serán necesario los consultores funcionales y los usuarios clave

Mantener los proyectos separados mejora tiempos y esfuerzos, minimiza picos de trabajo de personal interno o externo, minimiza riesgos totales, permite una planificación más sencilla y no por ello más larga o incompleta y ahorra costos.

La importancia de la capacitación en los proyectos de upgrade de SAP

Para obtener los máximos beneficios del upgrade es obligatorio formular y aplicar la mejor estrategia de actualización. No es solo una tarea técnica por el departamento de TI también requiere apoyo y participación de la gente de negocios de la empresa. Las tareas de desarrollo hasta las pruebas las realiza el equipo técnico pero la pruebas de calidad las realizan los usuario comerciales para garantizar que todas las funciones estén. Los gerentes de equipo de TI, consultores técnicos y funcionales deben asistir a capacitaciones de SAP ya que son las personas directamente involucradas. La capacitación juega un papel clave en la actualización exitosa. Las personas deben tener buen conocimiento en SAP. Los usuarios comerciales clave también deben recibir una capacitación sobre las funcionalidades existentes y sobre las transacciones y informes mejorados.