✒️SAP / El upgrade del sistema SAP Por Adriana Lucuara Arenas

1. Qué es un Upgrade de SAP

• Proceso de reemplazar un producto con una versión más nueva del mismo producto, actualizar la versión del sistema SAP,
• SAP avanza continuamente con mejoras y correcciones sobre sus sistemas, los cuales están formados por componentes internos, entonces cuando hablamos de realizar un update o actualizar SAP, nos estamos refiriendo a actualizar los componentes internos sin cambiar la versión del producto en sí.
• Estos updates o actualizaciones del sistema SAP se logran con la aplicación de los llamados enhancement package, los cuales modifican o amplían las funcionalidades del sistema y los support package, los cuales realizan correcciones del código de SAP. Estas actualizaciones se realizan cada cierta cantidad de tiempo o a medida que estas mejoras y correcciones van siendo lanzadas al mercado.
• No es solo una actualización de los componentes internos sino de una actualización del producto íntegro (muchas mejoras, nuevas funcionalidades, etc). Al realizarse un upgrade se planifica un nuevo proyecto con consultores técnicos y consultores funcionales de cada una de las áreas, se deben revisar todas las funcionalidades que ofrece el sistema en su nueva versión y analizar el impacto de las transacciones Z (desarrollos propios de la empresa), que puedan ser reemplazados por el sistema estándar o adaptados a la nueva versión del sistema.
• Beneficios upgrade: empresa contará con nuevas funcionalidades, el sistema mayor estabilidad y redimiento.
• La última versión para grandes empresas es S/4HANA, que solo funciona con la base de datos SAP HANA. Por lo tanto las empresas que tienen la versión anterior (SAP ECC) son clave para realizar el upgrade de SAP. Para estas se puede dar las siguientes situaciones:
• 1. Tiene implementado el sistema SAP ECC, junto con la base de datos Oracle y pretende realizar un upgrade únicamente de la base de datos, de modo de implementar SAP HANA y mantener el sistema SAP ECC.
• 2. Tiene implementado el sistema SAP ECC, junto con la base de datos SAP HANA y pretende realizar un upgrade del sistema SAP e implementar la versión SAP S/4HANA, ya sea on-premise o en la nube.
• 3. Tiene implementado el sistema SAP ECC, junto con una base de datos Oracle y pretende realizar un upgrade tanto de la base de datos, de modo de implementar SAP HANA, como así también de la versión del sistema SAP, de modo de implementar SAP S/4HANA, ya sea on-premise o en la nube.
• Otra opción para empresas que cuentan con sistema SAP ECC definir que es mas conveniente: si migrar a SAP S/4 HANA o hacer una nueva implementación desde 0. Muchas veces es mas rápido y económico hacer una nueva implementación a SAP S/4 HANA y tratar SAP ECC como un sistema legacy.
• SAP recientemente ha informado la ampliación del soporte al sistema SAP ECC del año 2025 al año 2027 con posibilidad de ampliar hasta el año 2030 y también anunció que dará soporte al sistema SAP S/4HANA hasta finales del año 2040.
• Una vez que la versión de SAP llega al final de la fecha de mantenimiento, SAP puede proporcionar mantenimiento extendido por una tarifa de mantenimiento adicional. Una vez que ha expirado el acuerdo de mantenimiento complementario, la versión ingresa automáticamente al mantenimiento específico del cliente, donde se deben pagar tarifas de mantenimiento adicionales y hay un alcance restringido de servicios.

2. Factores claves a considerar para realizar el upgrade de SAP

• Análisis de necesidades y brechas: identificar brechas funcionales y comerciales además de tecnología y hardware. Ej. un sistema que no admite la fabricación inteligente o los canales de ventas digitales coloca a la empresa en una clara desventaja en el mundo digital en el que operamos hoy.
• Infraestructura de TI: riesgos con la infraestructura en las instalaciones como daño físico o pandemias. Al considerar un upgrade, es recomendable considerar a SAP en la nube o al menos la ubicación conjunta de su infraestructura de TI para garantizar la continuidad del negocio y reducir los costos de infraestructura de TI.
• Actualización de tecnología: considerar las incompatibilidades con hardware o software más nuevo antes de que los OEM (Fabricante de equipo original) eventualmente suspendan esos productos. Al considerar un upgrade de SAP, es crucial verificar la obsolescencia de la tecnología, la disponibilidad de actualizaciones y el soporte continuo en todos los sistemas y módulos.
• Escalabilidad: se recomienda seleccionar un sistema que ofrezca escalabilidad y pueda seguir el ritmo de las cambiantes necesidades comerciales a la vez que sea financieramente viable.
• Funcionalidad: Blockchain, Inteligencia de datos, Internet de las cosas IoT, Analíticas de datos y Big Data. La versión de SAP debe permitir estas funciones.
• Costo total de propiedad: incluye gasto de capital requerido par ala nueva infraestructuram gastos operativos como tarifas de licencia, las personalizaciones del sistema SAP, los gastos de capacitación costo de mantenimiento y soporte continuo.
• Retorno de la inversión (ROI) : cáñcular el ROI del upgrade y los beneficios intangibles como mayor productividadm mejor experiencia del cliente que agregan valor comercial.

3. El upgrade técnico VS upgrade funcional

• Determinar el alcance y el enfoque del proyecto upgrade.
• Upgrade técnico: solamente pretende cambiar de versión, cambios mínimos obligatorios y manteniendo la funcionalidad del sistema actual, (mejoras funcionales del sistema). A través de la realización del upgrade técnico la empresa amplía sustancialmente la capacidad de gestionar grandes volúmenes de datos a una velocidad superior y agiliza el proceso de transformación digital.
• Upgrade técnico y funcional cuando se pretenden activar mejoras y evolucionar la funcionalidad del producto dentro del mismo proyecto de upgrade, a parte de cambiar la versión del sistema. En la ejecución de proyectos de upgrade funcional se revisan los procesos de negocio de la empresa, comparándolos con el mapa de soluciones y funciones disponibles para la nueva versión del sistema SAP, buscando oportunidades de mejora en eficiencia y costos, mediante la optimización de los procesos, la eliminación desarrollos a medida Z que pasaron a ser solucionados a través de procesos estándar con el nuevo sistema, etc. En este punto, contar con mano de obra calificada para maximizar el uso de las nuevas funcionalidades y capacidades del sistema S/4HANA resulta indispensable.
• • Las diferencias se encuentran, entre otras, en los tiempos y recursos necesarios para llevar a cabo el upgrade funcional, el cual va a requerir realizar los siguientes pasos:
• • 1- Realizar el estudio de las nuevas funcionalidades del sistema: para lo cual será necesario realizar la consultoría funcional de las nuevas funcionalidades.
  • 2- La preparación, presentación y validación del Business BluePrint (entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios)con las nuevas funcionalidades: para lo cual será necesario contar con los consultores funcionales y los usuarios claves del sistema.
  • 3- La implantación del nuevo modelo en el nuevo sistema de desarrollo, en la nueva versión: para lo cual será necesario contar con los consultores funcionales y técnicos.
  • 4- El testing del nuevo modelo en el sistema o ambiente de calidad nuevo: para lo cual será necesario contar con los consultores funcionales y los usuarios claves del sistema.
  • 5- El pasaje a producción del nuevo modelo de gestión del sistema SAP: para lo cual será necesario contar con los consultores funcionales y los usuarios claves del sistema.