✒️SAP / El sistema SAP ECC Por Ignacio Tapia Torres

Resumen - El sistema SAP ECC

Las opciones de SAP para las empresas grandes

SAP lanzó su nueva versión del sistema, SAP S/4HANA, en 2015, reemplazando la anterior versión, SAP ECC, que fue lanzada en 2004. SAP ha anunciado que dará soporte y actualizaciones para SAP ECC hasta el 31 de diciembre de 2025, lo que obliga a las empresas que aún usan esta versión a migrar a S/4HANA antes de esa fecha. Actualmente, en las grandes empresas que ya tenían SAP implementado antes de 2015, existen dos situaciones: algunas aún usan SAP ECC y deben actualizar, mientras que otras ya han migrado a S/4HANA. Por tanto, es crucial conocer ambos sistemas en el entorno empresarial actual.

El sistema SAP ECC

SAP ECC (Enterprise Central Component) es un sistema administrativo que ofrece soluciones integradas para todas las áreas de la empresa, gestionando información en tiempo real. Es parte de SAP Business Suite, un conjunto de aplicaciones empresariales que gestionan procesos como ventas, finanzas, compras, fabricación, inventarios, recursos humanos, entre otros.

SAP Business Suite incluye cinco aplicaciones principales:

Estas aplicaciones están integradas y basadas en SAP NetWeaver, lo que permite ampliarlas según las necesidades de la empresa.

• • SAP ERP: Gestiona contabilidad, recursos humanos y almacenes.
  • SAP CRM: Administra relaciones con clientes y ofrece análisis en tiempo real.
  • SAP PLM: Gestiona el ciclo de vida de productos y proyectos.
  • SAP SCM: Optimiza la cadena de suministro, reduciendo costos y mejorando el servicio al cliente.
  • SAP SRM: Gestiona relaciones con proveedores y optimiza las compras.

SAP ERP

SAP ERP es una aplicación clave de SAP Business Suite que permite a las empresas implementar solo las funciones necesarias. Se organiza en módulos que responden a procesos operativos, agrupándose en cuatro áreas: Logística, Financiera, Recursos Humanos y Funciones Multiaplicaciones.

Módulos Logísticos

Ventas y Distribución (SD):

• Gestiona la relación completa con los clientes, abarcando desde la pre-venta y venta, hasta la coordinación con el módulo MM (Material Management) para la adquisición de bienes y servicios.
• Incluye la planificación y preparación de entregas, el transporte y la facturación a los clientes
• Integrado con SAP MM (Gestión de Materiales) y SAP PP (Planificación de la Producción).
• Ciclo de ventas: ...Orden de ventas-> Verificación de disponibilidad -> Entrega de salida -> Transporte -> Picking -> Emisiones de bienes -> Facturación -> Proceso de pago ->...
• Submódulos clave: Datos maestros, ventas, entrega, facturación, precios y gestión de crédito.

Gestión de Materiales (MM):

• Se encarga de la gestión de la cadena de aprovisionamiento. Incluye procesos de compras e inventarios, gestión de mercancías, entradas de materiales, adquisición de bienes y servicios, así como la gestión de datos maestros de materiales y lotes.
• Abarca la verificación de facturas y la evaluación de proveedores, y soporta envíos Just-in-Time y Kanban electrónico.
• Ciclo de compras: ... Determinación del requerimiento -> Determinación de la fuente de suministro -> Selección del vendedor -> Procesamiento de la orden de compra -> Monitoreo de la orden de compra -> Recepción de bienes -> Verificación de la factura -> Proceso de pago ->...
• Submódulos clave: Compras, inventarios, almacenes, verificación de facturas, gestión de servicio externos, planificación de necesidades de materiales, comercio exterior, sistema de información, intercambio electrónico de datos.

Planificación y Control de la Producción (PP):

• Se encarga de la planificación diaria de la producción en una empresa, alineando la demanda con la capacidad de fabricación.
• Su objetivo es asegurar que la producción se realice de manera efectiva, cumpliendo con los plazos de entrega prometidos a los clientes.
• Conceptos pilares: ...Lista de materiales -> Puestos de trabajo -> Hojas de ruta -> ...
• Submódulos clave: Plan maestro, plan de capacidades, plan de materiales, órdenes de fabricación, control de planta, industria de procesos, datos básicos, gestión de la demanda, sistema de información, gestión de calidad y gestión del medio ambiente.

Gestión de la Calidad (QM):

• Respalda a la empresa durante todo el ciclo de vida del producto, proporcionando funciones y servicios para asegurar su calidad.
• Incluye tareas relacionadas con la planificación de calidad, inspección de calidad y control de calidad.
• Permite la creación de certificados de calidad y la gestión de problemas mediante avisos de calidad.
• Componentes de QM: ... Plan de inspección -> Notificación de calidad -> Inspección de calidad -> Reportes -> ...
• Submódulos clave: Planificación de la calidad, inspección de la calidad, control de calidad, certificados de calidad y avisos de calidad.

Mantenimiento de Planta (PM):

• Se enfoca en todas las actividades de mantenimiento, apoyando la planificación, programación y ejecución con énfasis en la disponibilidad de equipos, costos y gestión del personal.
• Incluye la gestión logística y la administración de los activos de la empresa.
• El mantenimiento correctivo permite gestionar acciones rápidas para que los activos estén operativos.
• El mantenimiento planificado (preventivo) se centra en prevenir problemas futuros mediante tareas de acción preventiva.

Módulos Financieros

Contabilidad Financiera (FI):

• Proporciona una visión integral de las funciones contables y financieras, incluyendo un sistema de información y generación de reportes que facilitan la toma de decisiones.
• Se comunica con prácticamente todos los demás módulos, incluyendo MM (Gestión de Materiales), PP (Planificación de la Producción), SD (Ventas y Distribución), PM (Mantenimiento de Planta), HCM (Gestión del Capital Humano) y PS (Gestión de Proyectos).
• Submódulos clave:
• GL - Libro Mayor: Registro de todas las transacciones contables.
• AP - Cuentas a Pagar: Gestión de las deudas de la empresa a proveedores.
• AR - Cuentas a Cobrar: Administración de las cuentas pendientes de clientes.
• TR - Tesorería: Gestión de efectivo y liquidez.
• TX - Impuestos: Control y cálculo de impuestos.
• AA - Activos Fijos: Gestión de los activos a largo plazo de la empresa.

Control de Costos (CO):

• Representa la estructura de costos y los factores que influyen en la contabilidad interna de la empresa.
• Permite documentar procesos financieros en tiempo real, estimar costos de producción y analizar flujos de pérdidas y beneficios.
• Submódulos clave:
• Contabilidad de Centros de Costos: Proporciona información sobre los costos asociados al negocio.
• Órdenes Internas: Agrupa costos y transacciones relacionadas con un proceso específico.
• Contabilidad de Elementos de Costo: Ofrece información sobre los costos y beneficios de la organización.
• Análisis de Beneficios: Examina datos relacionados con la rentabilidad de la empresa.
• Control de Costos de Producto: Analiza costos específicos de un producto para determinar su precio en el mercado.
• Contabilidad de Centros de Beneficios: Facilita funciones de control interno.

Gestión de Activos (AM):

• Se centra en la administración óptima del ciclo de vida de los activos físicos de una organización para maximizar su valor. Esto incluye el diseño, construcción, puesta en marcha, operaciones, mantenimiento y desmantelamiento o reemplazo de planta, equipo e instalaciones.
• Dentro de sus beneficios están 1. Mejora la utilización y el rendimiento de los activos. 2. Reduce los costos de capital y operativos relacionados con los activos. 3. Extiende la vida útil de los activos. 4. Mejora el rendimiento de los activos (ROA).
• Ciclo de vida de un activo: ... Adquisición -> Depreciación -> Revalorización -> Transferencia -> Retiro -> ...
• Submódulos clave: Compras, ventas, depreciación, seguimiento.

Gestión de proyectos (PS):

• Diseñado para facilitar la gestión integral de proyectos de manera intuitiva y completamente integrada con otras áreas del sistema.

Características de un proyecto en SAP PS:

• Complejidad y Riesgo: Generalmente son proyectos complejos y con un alto grado de riesgo.
• Objetivos Definidos: Tienen objetivos claros acordados entre el responsable y el solicitante.
• Duración y Costos: Poseen una duración limitada, así como costos y capacidades elevados.
• Requisitos de Calidad: Están sujetos a estándares específicos de calidad.
• Importancia Estratégica: Suelen tener una relevancia significativa para la estrategia de la empresa.

Módulos de recursos humanos

Gestión del Capital Humano (HR o HCM):

• Administra todos los aspectos del capital humano de la empresa, abarcando desde la gestión de horarios y liquidación de sueldos hasta el reclutamiento y capacitación del personal.
• Ciclo de vida del empleado en una empresa: ...Reclutamiento -> Inducción -> Asistencia -> Nomina de sueldos -> Evaluación -> Entrenamiento -> Salida -> ...
• Submódulos:
• Gestión de la Organización: Estructura organizacional y jerarquía de negocio.
• Administración de Personal: Manejo de datos maestros, funciones, salarios y bonos.
• Desarrollo Personal: Planificación de carrera y cualificaciones de empleados.
• Evaluación de Tiempo: Procesamiento de fechas y ausencias que afectan la nómina.
• Nómina: Gestión del pago a empleados.
• Reclutamiento y Selección: Proceso de contratación de nuevo personal.
• Gestión de Eventos y Capacitación: Formación y desarrollo continuo del personal.

Funciones multiaplicaciones:

• SAP ofrece Soluciones de Industria (IS) específicas para 28 sectores, proporcionando mejores prácticas basadas en el negocio principal de cada uno, lo que constituye una ventaja competitiva para la empresa.
• WorkFlow (WF) no es un módulo tradicional, sino una herramienta de automatización y control de tareas que optimiza y acelera procesos. Permite gestionar procesos de negocio complejos de manera independiente del tiempo y la ubicación, facilitando la colaboración entre los involucrados. El sistema de workflow coordina y supervisa cada paso, asegurando que las tareas se inicien y escalen adecuadamente al acercarse su fecha de vencimiento.