✒️El sistema SAP ECC

Dado que SAP anunció que hasta diciembre de 2025 brindará soporte y actualizaciones para SAP ECC, aquellas empresas que tengan instalado este sistema tendrán las siguientes opciones llegada la fecha:

- Migrar a otro proveedor, con las dificultades que eso conlleve.

- Actualizar solo la base de datos (de Oracle a SAP HANA) para luego actualizar el sistema de SAP ECC a SAP HANA.

- Migrar directamente a SAP HANA, es decir, cambiar el sistema y también la base de datos por SAP HANA.

Dado que la fecha límite es en el año 2025, si se ingresa a una empresa que tiene implementado el sistema SAP, es indispensable conocer tanto SAP ECC como SAP S/4HANA.

El sistema SAP ECC (Entrerprise Central Component) tiene una amplia funcionalidad administrativa y ofrece soluciones comerciales totalmente integradas para todas las áreas de la empresa, posibilitando la administración de información en tiempo real.

Si hablamos de SAP ECC, debemos hablar de SAP Business Suite (conjunto de aplicaciones enfocadas al mundo de los negocios, que permiten a las empresas la gestión de los procesos de ventas, las finanzas, las operaciones bancarias, las compras, la fabricación, los inventarios, las relaciones con los clientes, el marketing, los recursos humanos, la contabilidad, etc.).

Todas las aplicaciones son compatibles entre sí y se encuentran integradas e intercomunicadas las unas con las otras, además son compatibles con una amplia variedad de base de datos y de sistema operativo y poseen las gran cualidad de que pueden ser ampliadas a medida que la empresa lo necesite. Las aplicaciones se basan en la plataforma tecnológica SAP Netweaver, una plataforma de integración y aplicación que reduce el costo total de adquisición en toda la infraestructura de TI (tecnología de la información) y soporta la evolución de SAP Business Suite hacia una arquitectura orientada hacia los servicios.

SAP Business Suite dispone de 5 aplicaciones:

1) SAP ERP (Enterprise Resource Planning/Planificación de los Recursos Empresariales): es el componente más conocido y más importante (lo que antes se llamaba R/3). Ofrece soporte para procesos vitales de la empresa como son la contabilidad, los recursos humanos, la gestión del almacén, entre otros.

2) SAP CRM (Customer Relationship Management/Gestión de Relación con los clientes): se utiliza para mantener y gestionar relaciones con los clientes (o potenciales). También ofrece todo tipo de información para poder conseguir análisis y reportes. Quizás se puede decir que es una gran base de datos de clientes que ofrece datos o información en tiempo real.

3) SAP PLM ( Product Lifecycle Management/Gestión del Ciclo de producto): comprende áreas como la gestión del ciclo de vida de la información, la gestión de programas y proyectos, la colaboración en el proceso completo, la gestión de calidad, la gestión del ciclo completo de los activos, y medio ambiente, salud y seguridad.

4) SAP SCM (Supply Chain Management/Administración de la cadena de suministro): permite diseñar, construir y poner en marcha la cadena de suministro. Las funciones más importantes que ofrece son reducir los costos a la hora de distribuir el producto, aumentar los ingresos por la venta de estos y la reducción de costos y mejorar el servicio a los clientes.

5) SAP SRM (Supplier Relationship Management/Administración de la relación con los proveedores): ofrece funciones tales como el análisis de gastos, el abastecimiento, los contratos operativos, los pedidos, las facturas y la gestión de proveedores. Permite reducir costos a la hora de comprar materiales, elegir aprovisionamientos y la colaboración entre la empresa y los pequeños comercios.

SAP ERP: la aplicación más importante dentro de SAP Business Suite, diseñada de modo que las empresas puedan implementar sólo las funciones empresariales que necesitan. Está compuesto por una serie de áreas funcionales o módulos que responden de forma completa y en tiempo real a los procesos operativos de las empresas.

Aunque pueden ser agrupados en cuatro grandes áreas (logística, financiera, recursos humanos y las funciones multiaplicaciones) funcionan de un modo integrado, dado que existen conexiones naturales entre los distintos procesos.

Dentro de los módulos logísticos podemos mencionar:

• Ventas y distribución (SD): se ocupa de la relación con los clientes, desde la pre-venta, relación con MM (administración de materiales) para la adquisición de los bienes y servicios requeridos por los clientes, la planificación y la preparación de la entrega, el transporte y la facturación a los clientes. Este módulo está estrechamente integrado con SAP MM y SAP PP (planificación de producción).

Los submódulos claves de SAP SD son:

- Datos maestros de clientes y proveedores.

- Ventas.

- Entrega.

- Facturación.

- Precios.

- Gestión de crédito.

• Gestión de materiales (MM): nos permite gestionar todo lo relativo a las tareas relacionadas con la cadena de aprovisionamiento incluyendo los procesos de compras e inventarios de las organizaciones, la gestión de mercancías, las entradas de materiales, la adquisición de bienes o servicios, la gestión de datos maestros de materiales, la gestión de lotes, la verificación de facturas o la evaluación de proveedores. También soporta envíos Just-in-time y Kanban electrónico.

Los submódulos clave de SAP MM son:

- Compras.

- Inventarios.

- Almacenes.

- Verificación de facturas.

- Gestión de servicios externos.

- Planificación de necesidades materiales.

- Comercio exterior.

- Sistema de información.

- Intercambio electrónico de datos.

• Planificación y Control de la Producción (PP): se encarga de la planificación de la producción del día a día de una empresa. La planificación es el proceso de alinear la demanda con la capacidad de fabricación para creas líneas de producción y adquisición de productos terminados y materiales componentes. El objetivo de SAP PP es asegurar que la producción se lleve a cabo efectivamente, alineando los procesos de producción con los tiempos de entrega.

Los submódulos clave de SAP PP son:

- Plan maestro.

- Plan de capacidades.

- Plan de materiales.

- Órdenes de fabricación.

- Control de planta.

- Industria de procesos.

- Datos básicos.

- Gestión de la demanda.

- Sistema de información.

- Gestión de calidad.

- Gestión de medio ambiente.

• Gestión de la calidad (QM): este módulo soporta a la empresa a lo largo de todo el ciclo de vida del producto, ofreciendo diferentes funciones y servicios para asegurar la calidad del mismo. SAP QM admite tareas asociadas con la planificación, inspección y control de calidad, además controla la creación de certificados de calidad y gestiona problemas con la ayuda de los avisos de calidad.

Los submódulos clave de SAP QM son:

- Planificación de la calidad.

- Inspección de la calidad.

- Control de calidad.

- Certificados de calidad.

- Avisos de calidad.

• Mantenimiento de planta (PM):este módulo está orientado a cubrir todas las actividades de mantenimiento, dando soporte a la planificación, programación y ejecución, con énfasis en la disponibilidad de equipos, costos y aseguramiento del personal. El mantenimiento de planta engloba desde la gestión de logística, la administración y la gestión de mantenimiento de los activos de la empresa. En SAP MM existen dos tipos de mantenimiento: correctivo (nos ayuda a gestionar acciones rápidas para que los activos se encuentren operativos) y mantenimiento planificado (contiene las opciones para adelantarnos a posibles problemas en el futuro mediante tareas de acción preventiva).

Dentro de los módulos financieros podemos mencionar:

• Contabilidad financiera (FI): proporciona una visión completa de las funciones contables y financieras, incluyendo un amplio sistema de información y de generación de reportes para facilitar la toma de decisiones. Es considerado uno de los módulos más importantes de SAP ya que prácticamente todos los módulos que componen SAP se comunican con él. El módulo se integra y se habla con otros módulos como MM (gestión de materiales), PP (planificación de producción), SD (ventas y distribución), PM (mantenimiento de planta), HCM (gestión del capital humano) y PS (gestión de proyectos).

Los submódulos clave son:

- GL, libro mayor.

- AP, cuentas a pagar.

- AR, cuentas a cobrar.

- TR, tesorería.

- TX, impuestos.

- AA, activos fijos.

• Control de costos (CO): este módulo se utiliza para representar la estructura de costos y los factores que tienen influencia, lo que genéricamente se conoce como la contabilidad interna de la empresa. Permite documentar los procesos financieros en tiempo real, estimar costos de producción o analizar los flujos de pérdidas y beneficios.

Los submódulos son:

- Contabilidad de centros de costos: facilita información sobre los costos del negocio.

- Órdenes internas: se utilizan para agrupar costos y transacciones de negocio sobre un proceso concreto.

- Contabilidad de elementos de costo: proporciona información sobre los costos y beneficios de la organización.

- Análisis de beneficios: revisa los datos relacionados con el beneficio de la empresa.

- Control de costos de producto: analiza los costos ligados a un producto concreto de cara a elegir su mejor precio en el mercado.

- Contabilidad de centros de beneficios: realiza funciones de control interno.

• Gestión de activos (AM): comprende la gestión óptima de toda la vida de los activos físicos de una organización para maximizar el valor. Cubre aspectos tales como el diseño, la construcción, la puesta en marcha, las operaciones, el mantenimiento y desmantelamiento/reemplazo de planta, equipo e instalaciones. Al administrar los activos las organizaciones pueden mejorar la utilización y el rendimiento, reducir los costos de capital, reducir los costos operativos relacionados con los activos, extender la vida útil de los activos y posteriormente mejorar el ROA (rendimiento de los activos).

Los submódulos clave de SAP AM son:

- Compras.

- Ventas.

- Depreciación.

- Seguimiento.

• Gestión de proyectos (PS): específicamente diseñado para la gestión de proyectos en SAP de manera intuitiva, de largo alcance y completamente integrada con el resto de las áreas funcionales del sistema SAP.

Un proyecto en SAP PS es una planificación que consiste en la realización de un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas y que presentan las siguientes características:

- Generalmente son complejas, unívocas e implican un alto grado de riesgo.

- Tienen objetivos precisos, acordados entre el responsable y el solicitante.

- Tienen una duración limitada, un costo y una capacidad elevados.

- Están sujetos a determinados requisitos de calidad.

- La mayoría tienen una gran importancia estratégica para la empresa que los lleva a cabo.

Dentro de los módulos de recursos humanos podemos mencionar:

• Gestión del capital humano (HR o HCM): se encarga de administrar y gestionar prácticamente todo lo relacionado al capital humano de la empresa, es uno de los módulos más extensos de SAP. HCM realiza la administración del personal a nivel local, nacional e internacional, de una, varias o todas las sucursales que posea la empresa. Dentro de sus objetivos encontramos la gestión de los horarios de los empleados, la liquidación de sueldos, los aguinaldos, los convenios colectivos de trabajo, la selección del personal nuevo (ayudando a las empresas a obtener el recurso óptimo para el puesto a cubrir) y entre muchas otra opciones gestiona incluso el desarrollo y la capacitación de cada empleado o grupos de ellos.

Los submódulos de SAP HCM son:

- La gestión de la organización (jerarquía de negocio y la estructura organizacional).

- Administración de personal (seguimiento de datos maestros, funciones, salarios y bonos).

- Desarrollo personal (cualidades y tareas de cada empleado, cualificaciones, plan de carrera).

- Evaluación de tiempo (procesa fechas, abstinencias que impactan en el salario bruto e impuestos relacionados).

- Nómina.

- Reclutamiento y selección del personal.

- Gestión de eventos y capacitación del personal.

Dentro de las funciones multiaplicaciones podemos mencionar:

• Soluciones de industria (IS): dado que las soluciones genéricas no pueden abordar problemas específicos de la industria SAP creó software con mejores prácticas, procesos y herramientas específicas para brindar a los usuarios la funcionalidad exacta que necesitan, cuando y donde la necesitan, ya se que esté ejecutando una empresa pequeña, mediana o grande. SAP ofrece más de 25 soluciones de ERP específicas de la industria que proporcionan un sistema a medida para ayudar a cada empresa a darle una visión general de los procesos comerciales específicos de la industria. Para ayudar a definir los requisitos de los sectores individuales, se crearon mapas de soluciones industriales en cooperación con grupos de usuarios, socios y equipos de desarrollo de SAP. Algunas de las soluciones son: SAP for HealthCare, SAP Oil & Gas, SAP Retail, SAP Chemicals etc.
• Workflow (WF): no puede ser considerado un módulo de las características de los anteriores, sino una poderosa herramienta de automatización de tareas que facilita y agiliza procesos. Permite a la gente involucrada llevar a cabo procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y el lugar. El flujo es controlado y coordinado activamente por el sistema de workflow, el control incluye la monitorización de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.