✒️SAP / El sistema SAP ECC Por Andrea Campero Pérez

El sistema SAP ECC

Las opciones de SAP para las empresas grandes

A partir del lanzamiento de SAP S/4HANA en el año 2015, cuando una empresa grande que hasta el momento no ha implementado el sistema de SAP desea hacerlo, dispone de esta nueva versión del sistema estándar.

SAP ha informado que hasta el 31 de diciembre del año 2025 mantendrá el soporte y las actualizaciones a la versión SAP ECC, por lo que las empresas disponen hasta esa fecha límite para migrar al nuevo sistema.

En la actualidad existen dos situaciones para las grandes empresas que ya tenían instalado el sistema SAP anterior al del 2015:

• Las empresas que todavía tienen el sistema SAP ECC deberán actualizarlo antes del 31 de diciembre del 2025
• Las empresas ya han migrado a la nueva versión S/4HANA

Debido a esto si trabajamos en una empresa que tiene implementado SAP tendremos que conocer a SAP ECC y a SAP S/4HANA.

Las empresas que tienen implementado SAP ECC y no tienen una base de datos SAP HANA tienen tres opciones:

• Si decide no seguir utilizando SAP tendrá que implementar otro sistema ERP existente, teniendo en cuenta las dificultades del proceso de migración.
• Si decide continuar con SAP puede actualizar únicamente la base de datos por SAP HANA y posteriormente actualizar su sistema ECC por el sistema S/4HANA o migrar directamente a S/4HANA, cambiando el sistema y la base de datos existente.

El sistema SAP ECC

El sistema SAP ECC cuyas siglas significan Enterprise Central Component, tiene una amplia funcionalidad administrativa y ofrece soluciones comerciales totalmente integradas para todas las áreas de la empresa, posibilitando la administración de información en tiempo real.

Si hablamos de SAP ECC tenemos que hablar de SAP Business Suite:

SAP Business Suite es un conjunto de aplicaciones enfocadas al mundo de los negocios, que permiten a las empresas la gestión de los procesos de ventas, las finanzas, las operaciones bancarias, las compras, la fabricación, los inventarios, las relaciones con los clientes, el marketing, los recursos humanos, la contabilidad, etc.

Ahí todas las aplicaciones son compatibles entre si y se encuentran integradas e intercomunicadas las unas con las otras, además son compatibles con una amplia variedad de base de datos y de sistemas operativos y poseen la gran cualidad de que pueden ser ampliadas a medida que así lo necesita la empresa.

Todas las aplicaciones se basan en la plataforma SAP Netweaver, una plataforma de integración y aplicación que reduce el costo total de adquisición en toda la infraestructura de Tecnologías de la Información y soporta la evolución de SAP Business Suite a una arquitectura orientada hacia los servicios.

SAP Business Suite dispone de 5 aplicaciones:

°SAP ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de los Recursos Empresariales)

Es el componente más importante y conocido, ofrece soporte para procesos vitales de la empresa como la contabilidad, los recursos humanos, la gestión del almacén, etc.

°SAP CRM (Customer Relationship Management o Gestión de Relación con los clientes)

Se utiliza para mantener y gestionar relaciones con los clientes o potenciales clientes. También ofrece todo tipo de información para poder conseguir análisis y reportes.

°SAP PLM (Product Lifecycle Management o Gestión del Ciclo del producto)
Comprende áreas como la gestión del ciclo de vida de la información, la gestión de programas y proyectos, la colaboración en el proceso completo, la gestión de calidad, la gestión del ciclo de los activos y medio ambiente, salud y seguridad.

°SAP SCM (Supply Chain Management o Administración de la cadena de suministro)

Permite diseñar, construir y poner en marcha la cadena de suministro. Sus funciones más importantes son reducir los costos a la hora de distribuir el producto, aumentar los ingresos por la venta de estos y la reducción de costos y mejorar el servicio a los clientes.

°SAP SRM (Supplier Relationship Management o Administración de la relación con los proveedores)

Ofrece funciones como el análisis de gastos, el abastecimiento, los contratos operativos, los pedidos, las facturas y la gestión de proveedores, también permite reducir costos a la hora de comprar materiales, elegir aprovisionamientos y la colaboración entre la empresa y los pequeños comercios.

SAP ERP

Se ha diseñado de modo que las empresas puedan implementar sólo las funciones empresariales que necesitan, está compuesto por una serie de áreas funcionales que responden de forma completa y en tiempo real a los procesos operativos de las empresas.

Aunque pueden ser agrupados en cuatro grandes áreas; Logística, Financiera, Recursos Humanos y las Funciones Multiaplicaciones, funcionan de un modo integrado, ya que existen conexiones naturales entre los distintos procesos.

Las áreas que forman SAP ERP son las siguientes:

°Dentro de los módulos logísticos:

1.-Ventas y Distribución (SD)

Se ocupa de toda la relación con los clientes y está integrado con SAP MM y SAP PP.

Sus módulos clave son:

• Datos maestros de clientes y proveedores
• Ventas
• Entrega
• Facturación
• Precios
• Gestión de crédito

2.-Gestión de Materiales (MM)

Nos permite gestionar todo lo relativo a las tareas relacionadas con la cadena de aprovisionamiento, incluyendo los procesos de compras en inventarios de las organizaciones, la gestión de mercancías, las entradas de materiales, la adquisición de bienes o servicios, la gestión de datos maestros de materiales, la gestión de lotes, verificación de facturas o la evaluación de proveedores. También soporta envíos Just-in-Time y Kanaban electrónico.

Sus sub módulos son:

• Compras
• Inventarios
• Almacenes
• Verificación de facturas
• Gestión de servicios externos
• Planificación de necesidades de materiales
• Comercio exterior
• Sistema de información
• Intercambio electrónico de datos

3.-Planificación y Control de la Producción

Se encarga de la planificación de la producción del día a día de una empresa. La planificación de la producción es el proceso de alinear la demanda con la capacidad de fabricación para crear líneas de producción y adquisición de productos terminados y materiales componentes.

Su objetico es asegurar que la producción se lleva a cabo de forma efectiva.

Sus sub módulos clave son:

• Pan Maestro
• Plan de Capacidades
• Plan de Materiales
• Órdenes de Fabricación
• Control de Planta
• Industria de procesos
• Datos Básicos
• Gestión de la Demanda
• Sistemas de Información
• Gestión de calidad
• Gestión del medio ambiente

4.-Gestión de la Calidad (QM)

Soporta a la empresa a lo largo de todo el ciclo de vida del producto, ofreciendo diferentes funciones y servicios para asegurar la calidad del producto.

Admite tareas asociadas con la planificación de la calidad, la inspección de calidad y el control de calidad. Además controla la creación de certificados de calidad y gestiona problemas con la ayuda de los avisos de calidad.

Sus sub módulos son:

• Planificación de la calidad
• Inspección de la calidad
• Control de calidad
• Certificados de calidad
• Avisos de calidad

5.-Mantenimeinto de Planta (PM)

Está orientado a cubrir todas las actividades de mantenimiento, dando soporte a la planificación, programación y ejecución, con énfasis en la disponibilidad de equipos, costos y aseguramiento del personal. El mantenimiento de planta engloba desde la gestión de logística, la administración y la gestión de mantenimiento de los activos de la empresa.

El mantenimiento correctivo nos ayuda a gestionar acciones rápidas para que los activos se encuentren operativos, en cambio el mantenimiento planificado contiene las opciones para adelantarnos a posibles problemas en el futuro mediante tareas de acción preventiva.

°Dentro de los módulos financieros:

6.-Contabilidad Financiera (FI)

Proporciona una visión completa de las funciones contables y financieras, incluyendo un amplio sistema de información y de generación de reportes para facilitar la toma de decisiones. Es de los módulos más importantes porque todos los módulos que componen al sistema SAP se comunican con él.

Integra los módulos MM, PP, SD, PM, HCM y PS.

Los sub módulos son:

• GL - Libro Mayor
• AP - Cuentas a pagar
• AR - Cuentas a cobrar
• TR - Tesorería
• TX - Impuestos
• AA - Activos fijos

7.-Control de Costos (CO)

Se utiliza para representar la estructura de costos y los factores que tienen influencia, lo que genéricamente se conoce como la contabilidad interna de la empresa. Permite documentar los procesos financieros en tiempo real, estimar costos de producción o analizar los flujos de pérdidas y beneficios.

Sus sub módulos son:

• Contabilidad de centros de costos: Facilita información sobre los costos del negocio.
• Órdenes internas: Se utilizan para agrupar costos y transacciones de negocio sobre un proceso concreto.
• Contabilidad de elementos de costo: Proporciona información sobre los costos y beneficios de la organización.
• Análisis de beneficios: Revisa los datos relacionados con el beneficio de la empresa.
• Control de costos de producto: Analiza los costos ligados a un producto concreto de cara a elegir su mejor precio en el mercado.
• Contabilidad de centros de beneficios: Realiza funciones de control interno.

8.-Gestón de Activos (AM)

Comprende la gestión óptima de toda la vida de los activos físicos de una organización para maximizar el valor, cubre los aspectos como el diseño, la construcción, la puesta en marcha, las operaciones, el mantenimiento y desmantelamiento de planta, equipo e instalaciones.

Al administrar los activos las organizaciones pueden mejorar la utilización y el rendimiento, reducir costos de capital, reducir los costos operativos relacionados con los activos, extender la vida útil de los activos y mejorar el ROA (rendimiento de los activos).

Sus sub módulos son:

• Compras
• Ventas
• Depreciación
• Seguimiento

9.-Gestión de Proyectos (PS)

Está específicamente diseñado para la gestión de proyectos en SAP de manera intuitiva, de largo alcance e integrada con el resto de las áreas funcionales del sistema SAP.

Su funcionalidad clave fue tomada y compartida de los módulos PP y CO.

Un proyecto en SAP PS es una planificación que consiste en la realización de un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas y que presentan las siguientes características:

• Son complejas, unívocas e implican un alto grado de riesgo
• Tienen objeticos precisos acordados entre el responsable y el solicitante
• Tienen duración limitada, un costo y capacidad elevados.
• Están sujetos a determinados requisitos de calidad.
• La mayoría tienen una gran importancia estratégica para la empresa que los lleva a cabo.

°Dentro de los módulos de recursos humanos:

10.-Gestión de Capital Humano (HR o HCM)

Administra y gestiona todo lo relacionado al capital humano de la empresa, realiza la administración del personal a nivel local, nacional e internacional de una, varias o todas las sucursales que posea la empresa.

Sus objeticos son la gestión de los horarios de los empleados, la liquidación de los sueldos, los aguinaldos, los convenios colectivos de trabajo, la selección del nuevo personal, ayudando a las empresas a obtener el recurso óptimo para el puesto a cubrir y también gestiona el desarrollo y capacitación de cada empleado.

Sus sub módulos son:

• La gestión de la organización (Jerarquías de negocio y la estructura organizacional)
• Administración de personal (Seguimientos datos maestros, funciones, salario y bonos)
• Desarrollo personal (Cualidades y tareas de cada empleado, cualificaciones, plan de carrera)
• Evaluación de tiempo (Procesa fechas, abstinencias que impactan en el salario bruto e impuestos relacionados)
• Nómina
• Reclutamiento y selección del personal
• Gestión de eventos y capacitación del personal

°Dentro de las funciones multiaplicaiones:

11.-Soluciones de Industria (IS)

Cuenta con diferentes soluciones para diversas industrias.

12.- WorkFlow (WF)

Aunque no puede ser considerado como un módulo de las características anteriores, sino un herramienta de automatización y control de tareas que facilita y agiliza procesos.

Permiten a la gente involucrada llevar a cabo procesos de negocios complejos independientemente del tiempo y el lugar.

El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de workflow. El control incluye la motorización de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.