CREACION DE CAPACITACIONES
1 CATALOGO DE ACTOS
Aquí se realiza la creación y planificación fechas de eventos para los tipos de eventos de catálogo.
Para crear fechas de eventos individuales (con o sin reserva de recursos) se deberá escoger el menú de eventos.
Para planificar y programar varios eventos en función de las necesidades de eventos, deberá escoger el menú dinámico de planificación. En este se determina la necesidad de un tipo de evento específico y se planifica la cantidad de eventos que se deberían celebrar para cubrir estas necesidades.
Ruta: Recursos Humanos –> Gestión de eventos -> eventos -> fechas
Creación de eventos sin recursos
Transacción PV11
Se completan los campos evento o tipo de evento y la fecha de inicio del evento para pasar a la pantalla de datos
Pulsamos en Pantalla de datos
Se debe indicar la fecha de inicio, la sede y el idioma del evento
Aparecerán como valores propuestos todos los datos pertenecientes al tipo de acto en cuestión
Se debe especificar si el evento es interno o externo
Si no tenemos la seguridad de que el evento se celebre o no, se debe crear el evento con el status planificado. Si no hay duda de que debe celebrarse se pone con status fino.
El horario se puede transferir del tipo de evento o se puede crear su propio horario.
Para crear el horario tenemos tres posibilidades
· Modelo con horario: se indica el horario elegido dentro de los ya definidos en la selección de creación de horario y el día de la semana en que se desea comenzar. Se puede elegir la opción de varias fechas, en donde se debe ingresar la cantidad de fechas (total de fechas que componen el evento) y el intervalo (semana o meses que transcurren entre las distintas fechas de los eventos)
· Horario sin modelo: es este caso se debe indicar la duración en días y en horas, y el día de la semana en que se desea comenzar el curso
· Horario definido por el usuario: se debe indicar el día de inicio del curso, el numero de día y la sección del día elegido. También se puede elegir la opción de varias fechas.
Nota se aconseja la utilización del horario con modelo o horario del usuario ya que permite una mejor gestión de eventos.
Una vez completados los datos pulsamos en grabar.
Creación de Eventos con Recursos
Transacción PV10
Completamos los datos de evento o tipo de evento y la fecha de inicio del evento para pasar a la pantalla de datos.
Pulsamos Pantalla de datos
Se cargarán los datos propuestos por el sistema, se debe indicar la sede y el idioma del acto. Se puede copiar el horario o crear uno nuevo
Pulsamos en el botón Selección de Recursos
Al crear una fecha del acto y reservar recursos para ese, se calcula automáticamente la fecha de inicio del acto en función del horario que fija para el acto y las especificaciones del calendario.
Se podrá modificar la fecha de inicio en caso necesario.
Campos
· El indicador de obligatorio: indica si un recurso es necesario para el desarrollo del acto por lo que se deberá realizar la reserva. Hay que tener en cuenta que cuando se utiliza la función de asignación de recursos automática, solo se asignan automáticamente aquellos recurso marcados como obligatorios.
· Indicado múltiple: indica que el recurso puede ser ocupado de forma múltiple por varios actos al mismo tiempo.
· Indicador crítico: indica que no hay suficientes recursos disponibles del tipo en cuestión para el pedido de duración de lacto
· La disponibilidad: indica que porcentaje del tipo de recursos está disponible en total
· La necesidad restante: indica que porcentaje del tipo de recurso no esta reservado durante el periodo correspondiente.
Si nos detennos en la sala al realizar un clic en VER DETALLA DE SALA DE CAPACITACION” aparece la sala de capacitación asignada a la sede seleccionada para este acto
En cuanto a las reservas se dispone de dos opciones
· Se puede utilizar la reserva de recursos automática para que sea el sistema el que reserve los recursos
· Se puede reservar los recursos manualmente seleccionando el recurso deseado en la ventana de dialogo Selección de recursos o marcando la selección detallada.
Con la función selección detallada de recursos, podemos reservar recursos para determinados bloques de sesiones diarias dentro del horario de lacto.
Se deben seleccionar los recursos necesarios para los distintos bloques de secciones diarias y lego grabar.
2 OPERACIONES DIARIAS
Las operaciones diarias de la gestión de eventos incluyen las tareas y actividades que tienen que ver con inscripciones, por ejemplo:
· Inscribir participación
· Cancelación de participación
· Cambio de participación a otro curso
· Reemplazar participación
· Reserva anticipada de participación
Nota previamente deberemos haber creado un catalogo de eventos que incluya información detallada de las fechas del evento para que se puedan hacer las inscripciones
Creación de Participantes por acto o evento
Transacción PV07
Entramos
Completamos los datos de tipo de acto, idioma y sede
Seleccionamos el acto
Pulsamos el botón listo partic
En tipo de objeto seleccionamos persona, unidad organizativa, etc. y luego el participante
En cantidad se indica la cantidad de participantes, en caso de participación individual se debe poner 1
En prioridad, se debe ingresar el nivel de prioridad:
· Inscripción obligatoria 00-09
· Inscripción normal 10-89
· Listas de espera 90-99
En tasa, debe completarse si se debe visualizar o modificar los datos de facturación o asignación de coste del participante
Al grabar aparece la siguiente pantalla con tres asignaciones distintas
· Gratis: el sistema no necesita grabar datos para tasa y asignación
· Factura: en la pantalla que se muestra a continuación existen dos opciones
a) Función del interlocutor: se debe indicar el número de referencia del cliente, el solicitante, el responsable de pago y el destinatario
b) Tarjeta de pago: indicar la clase de tarjeta, la validez y el número de tarjeta del titular
Si seleccionamos imputar la actividad, nos indicará la unidad organizativa a la cual se imputará el curso.
En caso de capturar la actividad, se debe indicar el precio, la moneda, el ceco y el porcentaje de asignación a este ceco.
Pulsamos guardar
Creación de Participantes por Participantes
Transacción PV08
Entramos la persona
Luego seleccionamos el acto en el que se le desea inscribir.
Grabamos
Correspondencia: confirmación de inscripción definitiva
Transacción PP40
Se utilizan dos notas de correspondencia
Confinación de inscripción definitiva
Confirmación de participación
Se selecciona operación ACERR
Abreviación TEIL
Pulsamos en FIJAR MEDIO EDICION
Seleccionamos por ejemplo impresora
Luego pulsamos el botón PANTALLA DE DATOS
Aquí seleccionamos el Acto
El participante
3 TAREAS REPETTIVAS EN GESTION DE EVENTOS
Una vez creadas las fechas de un acto y realizar las inscripciones se puede efectuar las siguientes actividades:
Bloquear y desbloquear actos para evitar que continúe su tratamiento
Cambiar del estatus planificado a fijado
Rechazar los actos, si no se recibir un número suficiente de inscripciones antes de una fecha determinada
Realizar el tratamiento posterior de lacto y las calificaciones correspondientes una vez que al acto se ha celebrado
Bloquear y desbloquear actos
Transacción PV14
Fijar actos
Transacción PV12
Se cambia el status de planificado a activo. El sistema propone una lista de participantes definitiva y si existe lista de reservas se utiliza hasta alcanzar la capacidad optima/máxima
NOTA: la fijación de un acto es irreversible y no se puede anular. Al igual que con la cancelación Si lo que se quiere es sacar un acto de la oferta se debe utilizar la función bloquear
Se selecciona el acto,
Se debe seleccionar si se fija con capacidad optima, mínima o máxima.
Se debe especifica la fecha más temprana.
Si la cantidad de inscritos es menor que la mínima, al hacer clic en pantalla de datos, aparecerá un mensaje preguntando si queremos cancelar el acto.
También tenemos la opción de cambiar participantes de la lista de espera por participantes de la lista de participante.
También podemos cambiar a otro curo.
A los participantes que quedan en la lista de espera se pueden dejar en la lista o cambiarlos de curso.