Lección 5:
Creación de Capacitaciones
1. Catálogo de Actos
Creación y planificación de fechas de eventos para los tipos de eventos del catálogo.
Para crear fechas de eventos individuales, se deberá escoger el menú de eventos.
Para planificar y programar varios eventos en función de las necesidades de eventos, deberá escoger el menú dinámico de planificación.
RRHH - Gestión de eventos - Eventos - PV10 (Crear con recursos) / PV11 (Crear sin recursos)
* Creación de Eventos sin Recursos: PV11
Fecha, tipo de evento. Boton Pantalla de Datos: Fecha inicio, Sede, idioma. Interno o externo. Status (planificado si no se sabe si se quiere que se celebre o no / Fijo si se está seguro que debe celebrarse)
Algunos datos propuestos automáticamente.
Horario: de dos maneras, se puede transferir el horario del tipo de evento o crear su propio horario.
Para crear el horario, como vimos, hay tres posibilidades: Modelo con horario (elige entre los ya definidos) / Horario sin modelo (indicar la duración en días y en horas, y los días de la semana que se desea comenzar) / Horario definido por el usuario (ejemplo dos dias por semana, lunes y martes, sesion 1, 2,..). (se recomienda Horario con modelo u horario del usuario.
Luego de completrar todo, Grabar.
* Creación de Eventos con Recursos: PV10
Es necesario que el tipo de evento tenga un enlace con algun tipo de recursos. Sino se creará un evento sin recursos.
El sistema automáticamente selecciona el atributo interno, ya que solo se pueden reservar recursos para actos internos.
Completar los campos. Evento, tipo de evento, fecha de inicio.
Botón Pantalla de Datos.
Datos propuestos automáticamente. Además se debe indicar Sede e idioma. El horario puede copiarse del tipo de evento o crearse.
Si se desea reservar Recursos, hay que seleccionar la Opción. Sino, Grabar Sin Recursos.
Recursos, criterios:
- Obligatorio (necesario para el desarrollo del acto) (la asignación automática de recursos asigna solo los obligatorios)
- Múltiple (puede ser ocupado en forma múltiple por varios actos al mismo tiempo)
- Crítico (no hay suficientes recursos disponibles para el período de duración del acto)
- Disponibilidad: indica qué porcentaje del tipo de recurso está disponible en total.
- La Necesidad restante: indica qué porcentaje del tipo de recurso no está reservado durante el período.
Se pueden reservar recursos de forma automática o manualmente. Manualmente: Selección de Recursos o Selección detallada. En la selección Detallada podemos reservar recursos para determinados bloques de sesiones.
Luego grabar.
2. Operaciones Diarias
Incluyen tareas y actividades que tienen que ver con inscripciones (inscripción, cancelac. enscripc., cambio a otro curso, reserva anticipada)
* Creación de Participantes por acto o evento:
Transacción PV07 - Inscribir lista por Acto
Completar tipo evento, período, idioma y sede.
Aparecerán todos los actos de ese tipo de actos.
Para inscribir a un participante a un acto, se debe seleccionar el acto y seleccionar el botón Lista partic.
Primero Tipo de Objeto (Tp.), que puede ser persona, unidad organiz, etc., y luego al participante.
En cantidad, si es una persona aparecerá 1 Si es un grupo, se deberá ingresar la cantidad de participantes.
En prioridad: Niveles:
- Inscripc. oblig: 00-09
- Inscripc. normal: 10-89
- Lista de espera: 90-99
En Tasa: sise desea visualizar o modificar los datos de facturación o asignac. de costes del participante.
Grabar. Pantalla siguiente: Tres asignaciones distintas: gratis, facturación actividad y factura.
- Si seleccionamos Gratis, el sistema no necesita grabar datos para tasa y asignación.
- Si seleccionamos Factura: Pantalla con dos solapas: Funciones del interlocutor (nro. referencia de cliente (si hubiere), el solicitante, el responsable del pago y el desptinatario) / Tarjeta de Pago (clase de tarjeta, validez, nro tarejta, titular)
- Si seleccionamos Imputar a la actividad, donde aparecerá la unidad organizativa a la cual se le imputará el curso. Pantalla: Precio, moneda, centro de coste y el porcentaje de asignación a dicho centro de coste.
Grabar. El/los participante/s se encuantran inscripto/s.
* Creación de Participantes por Participantes
Transacción PV08 - Inscribir lista por participante
Se ingresa a la persona o unidad organizativa o cliente, enter. seleccionar el acto. Tambien se debe indicar cantidad de particpantes (si no es por persona), prioridad y la tasa.
Grabar. El/los participante/s se encuantran inscripto/s.
* Correspondencia: Confirmación de inscripción definitiva:
Se utilizan dos notas de correspondencia: Confirmación de inscripción definitiva y confirmación de participación.
Transacción PP40 - Correspondencia Salida Manual
Elegir la operación. Fijar medio de edición (impresora: ej).
Luego, Pantalla de datos. Se debe seleccionar el acto. Luego, datos de participante.
Visualización de impresión.
3. Tareas Repetitivas en Gestión de Eventos:
Luego se puede:
- Bloquear y desbloquear actos, para evitar que continue su tratamiento. PV14
- Cambiar estatus de planificado a fijado: Fijar Actos: Acá el sistema propone una lista de particp. definitiva (dependiendo de las reservas, los de la lista de espera avanzan) Esta es una acción irreversible y no puede anularse. PV12. Se puede fijar con capacidad optima o máxima.
- Rechazar los actos (si no se reciben suficientes inscriptos antes de det. fecha). Cancelar. Irreversible.
- Realizar el tratamiento posterior del acto y las calificaciones correspondientes, una vez que el acto se haya celebrado.