- Catálogo de Actos.
En este módulo se realiza la creación y planificación de fechas de Eventos para los Tipos de Eventos del Catálogo.
- Creación de Eventos sin Recursos.
PV11 ---------> Transacción utilizada para crear Eventos sin Recursos.
En la Pantalla de Datos, se debe indicar la Fecha de inicio, la Sede y el Idioma del evento.
Asimismo se debe especificar si el Evento es Interno o Externo.
El Status del Evento debe crearse con Status Planificado si se desea que el Evento se celebre o no. Por el contrario si no hay dudas el Status será Fijo.
Se puede indicar un Horario para el evento de dos formas:
- Transferir el Horario del Tipo de Evento.
Se indica el Horario elegido dentro de los ya definidos en la sección de Creación de Horario y el día de la semana en que se desea Comenzar el curso.
Se puede elegir la opción de varias fechas, en donde se debe ingresar la cantidad de fechas y el intervalo.
Se debe indicar la duración en días y en horas, y el día de la semana en que se desea comenzar el curso
- Horario definido por el usuario:
Se debe indicar el día de inicio del curso, el Nº de día y la sección del día elegido. Se puede elegir la opción de varias fechas.
Ej. Clases de Inglés dos días por semana (lunes y martes), el Nº de día se debe seleccionar 1 (lunes), 3 (miércoles), 8 (lunes siguiente), 10, 15, 17…….
Se aconseja usar: Horario con Modelo o Horario del usuario ya que permite una mejor Gestión de Eventos.
- Creación de Eventos con Recurso.
Si se va a crear un Evento con Recurso, el sistema automáticamente selecciona el atributo interno, puesto que solo se pueden reservar recursos para Eventos internos.
Para la creación de Eventos con Recurso debe existir un enlace entre esto.
PV10 -------> Transacción utilizada para la creación de Eventos con Recursos.
Al crear una fecha de un Evento y reservar Recursos para éste, se calcula automáticamente la fecha de inicio del Evento en función del Horario que se fija para el Evento y las especificaciones de calendario
Se observan los siguientes campos:
- Indicador Obligatorio: Indica si un Recurso es necesario para el desarrollo del Evento, por lo que se debe realizar una reserva. Cuando se usa la función Asignación de Recursos automática solo se asignan aquellos recursos marcados como Obligatorios.
- Indicador Múltiple: Indica que Recursos pueden ocupados de forma múltiple por varios Eventos al mismo tiempo.
- Indicador Crítico: Indica que no hay suficientes Recursos disponibles del tipo en cuestión para el periodo de duración del Evento.
- Disponibilidad: Indica qué porcentaje del tipo de Recurso está disponible en total.
- Necesidad Restante: Indica qué porcentaje del tipo de Recurso no está reservado durante el periodo correspondiente.
Si seleccionamos la opción de Ver Detalle sobre la Sala de capacitación Rosario, aparece la sala de capacitación asignada a la Sede seleccionada para el Evento.
En cuanto a las reservas se dispone de 2 opciones:
- Se puede utilizar la Reserva de Recursos Automática para que sea el sistema el que reserve los Recursos.
- Se puede reservar los Recursos Manualmente seleccionando el Recurso deseado en la ventana de diálogo Selección de Recursos o marcando Selección detallada.
Con esta opción, podemos Reservar Recursos para determinados bloques de sesiones diarias dentro del Horario del Evento y así reservar distintos Recursos para distintos bloques de sesiones diarias.
- Operaciones Diarias.
Las Operaciones Diarias de la Gestión de Eventos incluyen las tareas y actividades que tienen que ver con inscripciones.
- Inscribir Participación.
- Cancelación de Participación.
- Cambio de Participación a otro curso.
- Reemplazar Participación.
- Reserva anticipada de Participación.
- Creación de Participantes por Evento.
PV07 -----------> Transacción utilizada para crear Participantes por Eventos.
En la columna Cantidad, se debe indicar la cantidad de participantes, en caso de Participación individual, por defecto se deberá ingresar 1, en caso de un grupo de participantes se deberá ingresar la Cantidad.
En la columna Prioridad, se debe ingresar el nivel de Prioridad:
- Inscripción Obligatoria: 00 - 09
- Inscripción Normal: 10 - 89
- Lista de Espera: 90 - 99
En el campo Tasa debe completarse, si se desea visualizar o modificar los datos de facturación o asignación de Costes del participante.
Al grabar esta operación, aparece la siguiente pantalla con asignaciones distintas: Gratis, Facturación actividad y Factura.
- Al seleccionar Gratis, el sistema no necesita grabar datos para Tasa y Asignación.
- Si seleccionamos Factura existen dos opciones:
- Funciones del Interlocutor: Se debe indicar el Nº de referencia de cliente (si lo hay), el solicitante, el responsable del pago, el destinatario.
- Tarjeta de Pago: Se debe indicar la clase de tarjeta, la validez, el número de tarjeta, el titular.
Si se selecciona la opción Imputación de Actividad, nos indicará la Unidad Organizativa a la cual se imputará el curso.
Se debe indicar entonces el Precio, la Moneda, el Centro de Costo y el Porcentaje de Asignación a dicho Centro de Costo.
- Creación de Participantes por Participantes.
PV08 ---------> Transacción utilizada para crear Participantes por Participante.
- Correspondencia: Confirmación de inscripción definitiva.
Dentro del marco de Gestión de Eventos se puede dar salida a diferentes escritos de correspondencia manual.
Se utilizan 2 notas de correspondencia:
- Confirmación de inscripción definitiva
- Confirmación de participación.
PP40 ---------> Transacción utilizada para crear la Confirmación de Inscripción definitiva.
En la pantalla de Datos de Inscripción se debe seleccionar el Evento al que se está inscribiendo el participante
En Datos Participantes se debe seleccionar Tipo de Participante: Persona.
- Tareas Repetitivas en Gestión de Eventos.
Luego de crear las fechas de un Evento y de realizar inscripciones en el mismo, se pueden efectuar las siguientes actividades:
- Bloquear y desbloquear Eventos para evitar que continúe su tratamiento
- Cambiar el Status Planificado a Status Fijo.
- Rechazar los Eventos, si no se recibe un número suficiente de inscripciones antes de una fecha determinada.
- Realizar el tratamiento posterior del Evento y las Calificaciones correspondientes, una vez que el Evento se ha realizado.
- Bloquear y desbloquear Eventos.
Con esta función podemos Bloquear temporalmente la Lista de Participantes de un Evento para evitar que continúen las inscripciones.
Se pueden Bloquear los Eventos Internos y Externos en Status Planificado o Fijado.
PV14 -------> Transacción utilizada para Bloquear y Desbloquear Eventos.
Los datos del Evento pasan del Status Planificado al Status Activo. El sistema propone una Lista de Participantes definitiva.
La Fijación de un Evento es irreversible y no puede anularse.
Si se desea simplemente sacar un Evento temporalmente de la oferta, se deberá seleccionar la función Bloquear.
PV12 --------> Transacción utilizada para Fijar Eventos.
** Pueden crearse Horarios nuevos cuando se crea un Evento.
** El sistema permite imprimir o enviar una nota de Inscripción Definitiva a un Participante.