✒️SAP HCM / La creación de Capacitaciones Por Hugo Sanchez Cervantes

Catálogo de Actos

Aquí se realiza la creación y planificación fechas de eventos para los tipos de eventos del catálogo.

Para crear fechas de eventos individuales (con o sin reserva de recursos), se deberá escoger el menú de eventos.

Para planificar y programar varios eventos en función de las necesidades de eventos, deberá escoger el menú dinámico de planificación. En este menú se determina la necesidad de un tipo de evento especifico y se planifica la cantidad de eventos que se deberían celebrar para cubrir estas necesidades.

Si ingresamos en el menú SAP encontraremos mediante la siguiente ruta de acceso, las dos transacciones que utilizaremos para crear un evento.

Creación de Eventos sin Recursos Transacción PV11 – Crear sin Recursos

Transacción que utilizaremos para la creación de eventos sin recursos

Cuando ingresemos a la transacción nos mostrara la siguiente pantalla

En la misma debemos completar los campos de evento o de tipo de evento y la fecha de inicio del evento para ingresar a la pantalla de datos

Una vez que completamos los datos de la primer pantalla, se deseamos crear el evento, debemos ingresar en la opción “pantalla de Datos”.

En la pantalla de datos, se debe indicar la fecha de inicio, la sede y el idioma del evento.

Además, aparecerán como valores propuestos todos los datos pertenecientes al tipo de acto en cuestión.

Asimismo, se debe especificar se el evento es interno o externo.

En cuanto al estatus del evento, si no hay seguridad de si se desea que el evento se celebre o no, debe crearse el evento con el estatus planificado. Si, por el contrario, no se tiene ninguna duda de que deba celebrarse puede crearse con el estatus fijo.

Se puede indicar un horario para el evento de dos maneras.

- Se puede trasferir el horario del tipo de evento.

- Crear su propio horario.

Como vimos en la creación de tipos de eventos, para crear un horario se dispone de tres posibilidades:

· Modelo con Horario: En este caso se indica el horario elegido dentro de los ya definidos en la sección creación de horario y el día de la semana en que se desea comenzar el curso. Asimismo, se puede elegir la opción de varias fechas, en donde se debe ingresar la cantidad de fechas (total de fechas que componen el evento) y el itinerario (semanas o meses que trascurren entre las distintas fechas de los eventos).

· Horario sin Modelo: En este caso se debe indicar la duración en días y en horas, y el día de la semana en que se desea comenzar el curso.

· Horario definido por el Usuario: En este caso de debe indicar el día de inicio del curso, el n° de día y la sección del día elegido. En el horario definido por el usuario al igual que en el horario modelo se puede elegir la opción de varias fechas. Por ejemplo, clase de inglés dos días por semana (lunes y martes), en n° de días se deberá seleccionar 1 (lunes), 3 (miércoles), 8 (lunes siguiente), 10 (miércoles siguiente), 15, 17, 22, 24.

Se aconseja la utilización del horario con modelo o el horario del usuario ya que permite una mejor gestión de eventos.

Observaremos la pantalla donde tendremos que completar los datos del mismo, y donde observaremos los datos que se cargan propuestos automáticamente por el sistema y otros campos que debemos actualizar manualmente.

Una vez que hemos completado todos los datos, presionamos el botón para grabar y con la confirmación del sistema corroboramos que el evento se ha creado.

Creación de Eventos con Recursos

Si se crea un acto con recursos, el sistema automáticamente seleccionara el atributo interno, puesto que solo se pueden reservar recursos para actos internos.

Transacción PV10 – Crear con Recursos

Transacción que utilizaremos para crear eventos con recursos

Cuando ingresemos a la transacción nos mostrara la siguiente pantalla.

En la misma debemos completar los campos de evento o tipo de evento y la fecha de inicio del evento para ingresar a la pantalla de datos.

Una vez completados los datos de la primer pantalla, si deseamos crear el evento, debemos ingresar en la opción “Pantalla de Datos”.

En la pantalla de datos, además de los datos propuestos automáticamente por el sistema, se debe indicar la sede y el idioma del acto. El horario puede copiarse del tipo de acto, o puede crearse uno nuevo.

Si se desea reservar recursos para el acto se deberá seleccionar la opción selección de recursos.

Al crear la fecha del acto y reservar recursos para este, se calcula automáticamente la fecha de inicio del acto en función del horario que fija para el acto y las especificaciones del calendario (periodo sin días laborales o fecha de inicio según horario).

Al reservar recursos, podrá modificar la fecha de inicio en caso necesario.

Observaremos los siguientes campos:

· El indicador obligatorio indica si un recurso es necesario para el desarrollo del acto, por lo que se deberá realizar la reserva. Es necesario tener en cuenta que cuando se utiliza la función asignación de recursos automática, solo se asignan automáticamente aquellos recursos marcados como obligatorios.

· El indicador múltiple indica que el recurso puede ser ocupado de forma múltiple por varios actos al mismo tiempo.

· El indicador critico indica que no hay suficientes recursos disponibles del tipo en cuestión para el periodo de duración del acto.

· La disponibilidad indica que porcentaje del tipo de recurso está disponible en total.

· La necesidad restante indica que porcentaje del tipo de recursos no está reservado durante el periodo correspondiente.

Si nos detenemos en la sala, al realizar un clic en “Ver detalle de Sala de Capacitación”, aparece la sala de capacitación asignada a la sede seleccionada para este acto.

En cuanto a las reservas se dispone de dos opciones:

· Se puede utilizar la reserva de recursos automáticamente para que sea el sistema el que reserve los recursos.

· Se puede reservar los recursos manualmente seleccionado el recurso deseado en la ventana de dialogo selección de recursos o marcando selección detallada.

Con la función selección detallada de recursos, podremos reservar recursos para determinados bloques de sesiones diarias dentro del horario del acto, y de este modo, reservar distintos recursos para los distintos bloques de sesiones diarias.

Una selección detallada de recursos, podremos reservar recursos es necesaria, por ejemplo, n caso de que un recurso no esté disponible para todo el periodo de duración de un acto, por lo que es necesario reservar otro recurso.

Se debe seleccionar los recursos necesarios para los distintos bloques de sesiones diarias y luego grabar.

Operaciones Diarias

Las operaciones diarias de la gestión de eventos incluyen las tareas y actividades que tienen que ver con inscripciones, por ejemplo.

· Inscribir participación.

· Cancelación de participación.

· Cambio de participación a otro curso.

· Reemplazar participación.

· Reserva anticipada de participación.

Como hemos visto anteriormente, debemos crear primero un catálogo de eventos que incluya información detallada de las fechas del evento para los que se pueden hacer las inscripciones.

Podremos, entonces, inscribir participantes para eventos, realizar reservas anticipadas para un tipo de evento, cambiar participantes a otro curso, sustituir a unos participantes por otros y cancelar inscripciones.

Creación de Participantes por Acto o Evento Transacción PV07 – Inscribir Lista por Acto

Transacción que utilizaremos para crear participantes por evento.

Cuando ingresamos a la transacción, observaremos la siguiente pantalla.

En la misma completaremos los datos se debe ingresar el tipo de acto, el idioma y la sede del evento.

Luego ejecutar, aparecerán todos los actos (incluyendo fecha de inicio y de fin) pertenecientes al tipo de acto seleccionado.

Para inscribir a un participante a un acto se debe seleccionar el acto al cual se quiere inscribir los participantes y seleccionaremos la opción .

Primero es necesario completar el tipo de objeto (Tp), que puede ser persona, unidad organizativa, etc. Y luego el participante.

En cantidad, se debe indicar la cantidad de participantes, en caso de participación individual, por defecto se deberá ingresar 1, en caso de un grupo de participantes, se deberá ingresar la cantidad de participantes.

En prioridad, se debe ingresar el nivel de prioridad:

· Inscripción obligatoria: 00 – 09.

· Inscripción normal: 10 – 89.

· Lista de espera: 90 – 99.

El campo tasa, debe completarse, si se desea visualizar o modificar los datos de facturación o asignación de costes del participante.

Al grabar, aparece la siguiente pantalla con tres asignaciones distintas:

· Gratis, el sistema no necesita grabar datos para tasa y asignación.

· Facturación actividad.

· Factura, existen dos tipos de opciones:

o Funciones del Interlocutor: En donde se debe indicar el n° de referencia de cliente (si es que lo hubiese), el solicitante, el responsable del pago, el destinatario.

o Tarjeta de Pago: En donde se debe indicar la clase de tarjeta, la validez, el número de tarjeta, el titular.

Si seleccionamos imputar a la actividad, nos indicará la unidad organizativa a la cual se imputará el curso.

En este caso de facturación actividad, en la pantalla que se muestra, se debe indicar el precio, la moneda, el centro de costo, y el porcentaje de asignación a dicho centro de costos.

Finalmente, al grabar los participantes se encuentran inscritos en el acto seleccionado.

Creación de Participantes por Participantes Transacción PV08 – Inscribir lista por Participante

Transacción que utilizaremos para la creación de participantes por participante.

Cuando ingresemos a la transacción, observaremos la siguiente pantalla.

Para inscribir a un participante, ingresando por inscripción por participante, se debe ingresar la persona, luego ejecutar y después seleccionar el acto al que se le desea inscribir.

La inscripción puede ser por persona, por unidad organizativa, por cliente, por empresa, etc.

Al igual que la inscripción por acto, se debe indicar la cantidad de participantes, la prioridad, y la tasa.

Finalmente, al grabar a él o los participantes se encuentran inscritos en el acto seleccionado.

Correspondencia – Confirmación de Inscripción Definida

Dentro del marco de gestión de actos se puede dar salida a diferentes escritos de correspondencia manual.

Se utilizan dos notas de correspondencia

· Confirmación de inscripción definida.

· Confirmación de participación.

Transacción PP40 – Correspondencia Salida Manual

Transacción que utilizaremos para crear la confirmación de inscripción definida.

Cuando ingresemos a la transacción, observaremos, la siguiente pantalla:

Para enviar la nota de inscripción definitiva a un participante, se debe ingresar a la transacción anterior y completar en operación: ACER/TEIL y seleccionar en fijar medio edición, por ejemplo, impresora.

Luego seleccionando la pantalla de datos, aparecerá la siguiente pantalla.

En esta pantalla, en datos de inscripción se debe seleccionar el acto al que se está inscribiendo al participante.

Luego en datos participante se debe seleccionar tipo de participante, persona, ejecutar y luego a través del match code seleccionaremos a la persona que se quiere enviar esta nota.

Luego de ejecutar, aparecerá la siguiente pantalla, en donde se puede visualizar la impresión o simplemente imprimir y dar salida de acuerdo a las diferentes opciones.

Se debe hacer clic sobre la opción , para visualizar la impresión de la correspondencia.

3. Tareas Repetitivas en Gestión de Eventos

Luego de crear las fechas de un acto y de realizar inscripciones en el mismo, se pueden efectuar las siguientes actividades:

· Bloquear y desbloquear actos para evitar que continúe su tratamiento.

· Cambiar del estatus planificado a estatus fijado.

· Rechazar los actos, si no se recibe un número suficiente de inscripciones antes de una fecha determinada.

· Realizar el tratamiento posterior del acto y las calificaciones correspondientes, una vez que el acto se ha celebrado.

Bloquear y Desbloquear Actos

Esta función permite bloquear temporalmente la lista de participantes de un acto para evitar que continúe las inscripciones. Se pueden bloquear los actos internos y externos en el estatus planificado o fijado.

Cuando se desee permitir de nuevo las inscripciones para el acto, simplemente se debe desbloquear.

Transacción PV14 – Bloquear/Desbloquear Actos

Transacción que utilizaremos para bloquear o desbloquear actos.

Se debe seleccionar el acto correspondiente y en la selección de tratamiento, realizar un clic en bloquear o desbloquear, según se requiera.

Fijar Actos

Fijar un acto significa que los datos pasan del estatus planificado al estatus activo. El sistema propone una lista de participantes definitiva. Dependiendo del número de reservas, los participantes de la lista de espera avanzan hasta que se alcanza la capacidad optima/máxima.

Es importante tener en cuenta que la fijación de un acto es irreversible y no puede anularse. Lo mismo pasa con la cancelación de un acto, es por eso que, si se desea simplemente sacar un acto temporalmente de la oferta, se deberá seleccionar la función bloquear.

Transacción PV12 – Fijar Actos

Transacción que utilizaremos para fijar actos.

Se debe seleccionar el acto correspondiente y en la sección de tratamiento, realizar un clic en fijar con capacidad optima, fijar con capacidad máxima o cancelar, según se requiera. Asimismo, para seleccionar el acto, en la sección datos adicionales, se debe especificar la fecha más temprana para cambio de curso, el sistema propone la fecha del día.

En caso que la cantidad de inscritos sea menor a la capacidad mínima, al hacer un clic en pantalla de datos, aparecerá un mensaje que indica si se desea cancelar el acto.

Aquí se tiene la opción de cambiar participantes de la lista de espera por participantes de la lista de participantes. Asimismo, se puede crear una propuesta de cambio a otro curso para inscripciones existentes en la lista de espera con la función guardar con cambio a otro curso.

Para aquellos participantes que queden en lista de espera, se puede proceder a dejarlos en lista de espera o cambiarlos de curso.